Telefonie in kleinen Unternehmen Fünf Vorteile virtueller Telefonsysteme

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Viele kleine Firmen verwenden noch Tischtelefone aus dem 20. Jahrhundert. Diese verursachen immer wieder Probleme, etwa schlechte Verbindungen, die fast die Hälfte der Telefone betreffen. Schlimmer noch: Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sind nicht erreichbar.

Ein cloudbasiertes, virtuelles Telefonsystem kann sowohl die interne als auch die externe Kommunikation mit Kunden eines kleinen Unternehmens positiv verändern. Firmen sparen nicht nur Kosten, sie steigern auch die Produktivität und bleiben stets auf dem neuesten Stand der Telefonsystemtechnologie.

Virtuelle Business-Telefonsysteme

Bei einem virtuellen Geschäftstelefon handelt es sich um ein Telefonsystem, das in der Cloud angesiedelt ist und über das Internet läuft. Es ermöglicht seinen Nutzern, von jedem Gerät mit einer stabilen WLAN-Verbindung aus zu telefonieren. Das bedeutet, dass alle Beschäftigten über das virtuelle Telefonsystem mit anderen in Verbindung treten können – ganz gleich, wo sie sich befinden. Sie können an Konferenzen im ganzen Land teilnehmen und zwischen den Präsentationen über die virtuelle Telefonleitung ihres Unternehmens von ihrem Mobiltelefon aus kurze Zwischengespräche führen.

Virtuelle Business-Telefonsysteme eröffnen auch neue Möglichkeiten für das Homeoffice: Angestellte brauchen keine ausgefallene Hardware oder ein klobiges Telefon, um von zu Hause aus geschäftliche Anrufe zu tätigen. Sie verbinden einfach ihr Smartphone oder ihren Laptop über eine App mit dem virtuellen Telefonsystem des Unternehmens – und schon verfügen sie über ein Geschäftstelefon zu Hause, das kaum eine Einrichtung erfordert.

Voice over Internet Protocol (VoIP)

Wie der Name schon sagt, ist VoIP eine Technologie, die es den Benutzern ermöglicht, über das Internet zu telefonieren. Sie bildet das Rückgrat virtueller Telefonsysteme. Das Tolle an VoIP ist, dass Unternehmen die Technologie nicht nur für Standardtischtelefone nutzen können. Während herkömmliche Telefon- und Nebenstellenanlagen Kupferkabel und physische Schaltkästen erfordern, um Anrufe zu tätigen, gelingt es mit VoIP, von Laptops, Smartphones, Tablets oder jedem anderen internetfähigen Gerät, das Apps herunterladen kann, aus zu telefonieren. Und falls immer noch Tischtelefone bevorzugt werden kann VoIP auch dort funktionieren, hierfür muss nur das passende IP-Telefon gekauft werden.

Unified Communications as a Service (UCaaS)

UCaaS bringt die VoIP-Technologie einen Schritt weiter, indem es alle Formen der Unternehmenskommunikation über eine cloudbasierte Plattform abwickelt – einschließlich SMS, Chats, Videokonferenzen, virtuellem Faxen und vielem mehr. Zwar gelten Telefonanrufe als Lieblingsmethode, um mit Unternehmen in Kontakt zu treten, doch die anderen Kommunikationsformen stehen bei den Verbrauchern ähnlich hoch im Kurs.

Firmen profitieren auch intern von UCaaS. Wenn den Beschäftigten zahlreiche Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, gelingt es, abteilungsübergreifende Silos aufzubrechen und die Produktivität zu fördern. Das macht es leichter, die Ziele im gesamten Unternehmen aufeinander abzustimmen.

VoIP für ein kleines Unternehmen

Selbst für kleine Firmen lohnt sich ein VoIP-Telefonsystem. Folgende Gründe sprechen dafür.

• 1. Geringe Kosten: Unternehmen finden zunächst die niedrigen Preise von VoIP-Diensten attraktiv, da die Einführung von VoIP-Diensten nur etwa 14 bis 37 Euro pro Leitung und Monat kostet. Außerdem müssen Firmen kein Geld für physische Telefone ausgeben, denn das Team kann seine Laptops, Handys oder andere Bürogeräte zum Telefonieren verwenden. Führt ein Unternehmen regelmäßig Fern- und Auslandsgespräche, sollte es auf jeden Fall VoIP in Betracht ziehen, da diese Gespräche über das Internet deutlich weniger kosten.

• 2. Flexibles Kommunikationstool, das mit Unternehmen mitwächst: Ist es wirklich skalierbar? Diese Frage stellen Entscheidungsträger immer, wenn sie sich nach Unternehmensdienstleistungen erkundigen. Und genau diese Thematik veranlasst die Leute dazu, die alten Tastentelefonsysteme zugunsten der VoIP-Technologie abzuschaffen. Sie müssen sich keine Gedanken über die Unterbringung von Kabeln oder ein ganzes Kommunikationszentrum für die Abwicklung von Anrufen machen. Stattdessen gelingt es mithilfe der cloudbasierten Natur von VoIP im Handumdrehen, Leitungen hinzuzufügen, wann immer es nötig ist.

• 3. Mit dem Remote-Workflow arbeiten: Homeoffice ist auf dem Vormarsch. Was als verzweifelte Notlösung in Reaktion auf die COVID-19-Pandemie begann, gilt heute als Riesenvorteil. Eine Umfrage unter mehr als 2.300 Fernarbeitern ergab, dass 97 Prozent von ihnen sich für den Rest ihrer beruflichen Laufbahn weiterhin für die Fernarbeit entscheiden würden. Für kleine Firmen, die Toptalente suchen, ist das Anbieten von hybriden Arbeitsmöglichkeiten essenziell wichtig. VoIP vereinfacht die Kommunikation für Remote-Mitarbeiter, da sie von jedem IP-Gerät aus über dieselbe virtuelle Geschäftsrufnummer telefonieren können. Dies ermöglicht es auch kleinen Betrieben, externe Call-Center-Dienste zu beauftragen, da sich diese Dienste über VoIP problemlos mit den Kommunikationsleitungen des Unternehmens verbinden lassen.

• 4. Zugang zu produktivitätssteigernden Funktionen: Auch wenn Entscheider VoIP zunächst vielleicht nicht wegen des kompletten Funktionsumfangs in Betracht ziehen, können die Funktionen letztlich den Ausschlag geben. VoIP-Technologie ermöglicht zum Beispiel das Abhören von Sprachnachrichten vom Telefon oder Online-Konto aus sowie das Blockieren von Anrufen mit einem Fingerstreich. Außerdem ist es möglich, transkribierte Sprachnachrichten per E-Mail zu lesen, Textnachrichten an Kollegen und Kunden über die App zu senden und Anrufe an eine beliebige Nummer weiterzuleiten, ohne dass der Anrufer dies bemerkt. Darüber hinaus können Firmen Click-to-Call-Schaltflächen auf Ihrer Website anbieten und Interactive Voice Response (IVR) implementieren, um Anrufer an die richtige Person weiterzuleiten. Und das ist noch nicht einmal die Hälfte dessen, was VoIP-Anrufe möglich machen.

• 5. Begeisternde Einfachheit: Jeder Nutzer kann in Sekundenschnelle eine App herunterladen, um einen Anruf von seinem Computer aus zu tätigen. Zudem kann er dieses Gerät auch für den Zugriff auf die notwendigen Ressourcen verwenden, um bspw. einen Verkauf zu tätigen, einen Bericht zu erstellen oder sich bei einem Kunden zu melden. Diese Benutzerfreundlichkeit macht die VoIP-Technologie generell zur ersten Wahl für Unternehmen.

Fazit

Ganz gleich, ob Mitarbeiter im Büro, von zu Hause aus, unterwegs oder an einem schönen Strand am anderen Ende der Welt arbeiten: Mit VoIP können sie alle dasselbe virtuelle Telefonsystem zum Telefonieren nutzen.

Über den Autor

Tim Kimber ist Product Marketing Director bei Vonage.

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