So klappt hybrides Arbeiten 5 Must-Haves für die Business-Kommunikation

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Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel: Die tägliche Anwesenheit von morgens bis zum Feierabend im Büro ist längst keine Selbstverständlichkeit mehr. Hybride Arbeitskonzepte, die den wachsenden Homeoffice-Anteil berücksichtigen, sind gefragt. Nicht zuletzt sind digitale Kommunikationstechnologien hierbei entscheidend für den Erfolg. Fünf Aspekte sind für die zeitgemäße Kommunikation besonders wichtig.

Büro oder Homeoffice? – Beides! Viele Beschäftigte schätzen die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes, möchten also zumindest zeitweilig auch im Büro arbeiten. Insbesondere die Möglichkeit der persönlichen Zusammenarbeit sowie der informelle Austausch mit Kollegen spielen laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO dabei eine entscheidende Rolle.

Doch werden Einzelbüros in der Arbeitswelt von morgen eine Seltenheit sein. Stattdessen wird es große Gemeinschaftsbüros mit Desk Sharing für die tägliche Arbeit geben. Zugleich werden Räume geschaffen, die kreatives Zusammenarbeiten ermöglichen, aber auch Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten und ungestörte Meetings.

Diese Entwicklung stellt nicht nur die Beschäftigten vor besondere Herausforderungen, auch die technologische Umsetzung will gut durchdacht sein. Denn Büroräume müssen künftig flexibler nutzbar sein und entsprechend mit leistungsfähiger Kommunikationstechnologie ausgestattet werden. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die technischen Vorkehrungen dafür zu treffen, dass Mitarbeiter je nach situativen Präferenzen selbst entscheiden können, welchen Arbeitsort und welche Werkzeuge sie zu welchem Zeitpunkt nutzen möchten. Das wiederum stellt hohe Anforderungen an die Kommunikationstechnologien, mit denen Unternehmen auch in Zeiten des verteilten und dezentralen Arbeitens die Produktivität der Belegschaft sicherstellen müssen. Die fünf wichtigsten Aspekte, die hierbei berücksichtigt werden müssen, sind im Folgenden aufgeführt.

1. Sicherheit: VPN, Verschlüsselung und Mehr-Faktor-Authentifizierung

Aspekte der IT-Sicherheit müssen von Beginn an im Mittelpunkt der Systemwahl stehen, denn hier offenbart sich häufig eine Schwachstelle moderner Arbeitsplatz-Konzepte. Viele Unternehmen managen die Sicherheit von Handys, Laptops, Tablets und weiteren mobilen Endgeräten mit Verbindung zum Firmennetzwerk nach wie vor nicht zentral.

So lassen sich wichtige Sicherheitsfeatures wie VPNs, die Verschlüsselung von Datenträgern, Mehr-Faktor-Authentifizierung oder die Segmentierung und Absicherung von Netzen jedoch nicht oder nur schwer umsetzen. Doch nur so können Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und zugleich den Mitarbeitenden die Freiheiten geben, flexibel und mobil darauf zuzugreifen.

2. Offenheit: Tiefe Integration reduziert Technostress

Wer kennt das nicht? Man muss sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren und hat die Präsenzanzeige auf „nicht stören“ gesetzt. Trotzdem kommt ein Anruf über das ITK-System des Unternehmens rein. Oder andersherum: Der Kollege wird in MS Teams als „frei“ angezeigt und ist dennoch nicht für einen Videocall erreichbar, weil er parallel über seinen Telefonanschluss kommuniziert. Ein verbreitetes Problem, das entsteht, wenn Telefonie- und Collaboration-Software nicht miteinander synchronisiert werden.

Mit einem offenen und integrationsfähigen ITK-System lassen sich die Technostressfaktoren vermeiden. Dank eines einheitlichen Tool-übergreifenden Präsenzmanagements mit individueller Statusanzeige kann jeder Teilnehmer signalisieren, für welche Art von Kommunikation er gerade zur Verfügung steht. Das verhindert unerwünschte Ablenkungen und ermöglicht konzentriertes, produktives Arbeiten.

3. Flexibilität: Roaming-User-Konzept statt Gerätebindung

Die Beschäftigten erwarten heutzutage zurecht, dass sie telefonieren können, wo immer sie sich gerade aufhalten – ob im Unternehmen oder im Homeoffice. Die Mitarbeiter sollten dabei stets unter einer einheitlichen Nummer erreichbar sein und benötigen ihre gewohnten Einstellungen, den Zugriff auf ihre Kontaktlisten und die internen Durchwahlen sowie einiges mehr. Das Problem dabei: Diese verschiedenen Kanäle müssen zuverlässig synchronisiert werden.

Hier bieten so genannte Roaming-User-Konzepte Vorteile, wie sie unter anderem Auerswald auf Grundlage der softwarebasierten und bei Bedarf vollständig virtualisierbaren ITK-Lösung COMtrexx ermöglicht. Nebenstellen sind dabei einem spezifischen Nutzerprofil zugeordnet, das mit entsprechenden Zugangsdaten gesichert, jedoch nicht mehr an ein bestimmtes Gerät gekoppelt ist. Der Nutzer kann vielmehr über eine Smartphone-App, eine Softphone-Lösung via Notebook oder PC oder diverse stationäre Telefoniegeräte auf alle wichtigen Telefonfunktionen und Kontaktlisten zugreifen.

4. Verfügbarkeit: Schnell wieder handlungsfähig nach Systemausfall

Kommunikationsdienste im Falle eines Systemausfalls schnell wiederherstellen zu können, ist ein wesentlicher Faktor der Business Continuity, also der Geschäftsfortführung – nicht nur in globalen Krisensituationen. Nicht zuletzt aus diesem Grund nutzen immer mehr Unternehmen heute Cloud-Telefonanlagen, die in geo-redundanten Rechenzentren gehostet werden. Durch den Einsatz von zwei Rechenzentren an voneinander entfernten Standorten, die denselben Datenstand besitzen und jederzeit die Funktion des jeweils anderen übernehmen können, lässt sich schließlich eine extrem hohe Ausfallsicherheit erreichen.

Für viele Organisationen, insbesondere im Public Sector, ist die komplette Verlagerung eines ITK-Systems in die Cloud aus Compliance-Gründen jedoch keine Option. In solchen Fällen bietet sich eine Virtualisierung der PBX-Lösung mit eigenem Hosting an, sodass die eigenen Systemadministratoren diese managen und nahtlos in bestehende Back-Up- und Monitoring-Konzepte integrieren können. So hat die IT-Abteilung es selbst in der Hand, wie schnell die Anlage nach einem Ausfall wieder verfügbar ist, statt dabei auf Dritte angewiesen zu sein. Idealerweise können ITK-Anbieter unkompliziert und je nach Präferenzen des Anwenders die passende Variante der Systembereitstellung und des Service-Levels liefern.

5. Skalierbarkeit: kurzfristig mit veränderten Anforderungen umgehen

Wie wichtig es ist, ITK-Systeme schnell auf veränderte Nachfragebedingungen ausrichten zu können, hat die Pandemie klargemacht. Hier bieten Lösungen Vorteile, die die unkomplizierte Einrichtung weiterer Nebenstellen oder die Integration zusätzlicher Endgeräte ermöglicht. Die Einrichtung bzw. Integration sollte dabei möglichst einfach sein und idealerweise zum Großteil vom User selbst vorgenommen werden können. Das spart wertvolle Zeit in Ausnahmesituationen und entlastet die hauseigenen IT-Admins.

Mehr Entscheidungsfreiheit für produktivere Beschäftigte

Flexiblere Arbeitsbedingungen, die sich jeweils den anstehenden Aufgaben wie auch den privaten Lebensumständen anpassen, verbessern nicht nur die Work-Life-Balance, sondern auch die Produktivität. Arbeitgeber sind also gut beraten, mit Blick auf die Zukunft ihres Unternehmens neue Wege auszuprobieren. Dazu gehören auch flexible Lösungen zur Zusammenarbeit, die Beschäftigten die Freiheit geben, selbst über Arbeitsort und -mittel zu entscheiden.

Diese neue Form der Wertschätzung fördert die Motivation und führt so zu besseren Ergebnissen. Die technische Einrichtung von sicheren Business-Kommunikationstools, die die fünf wichtigsten Leistungsmerkmale erfüllen, ist heute jedenfalls problemlos möglich, sofern Unternehmen und Organisationen auf die richtigen Lösungen setzen. Am Ende liegt es also an ihnen, die neuen technischen Möglichkeiten anzunehmen und damit letztlich zu mehr Wirtschaftlichkeit und einer positiven Employee Experience beizutragen.

Über den Autor

Anestis Mavrofillidis ist Senior Product Manager bei Auerswald.

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