Definition Was ist Workplace as a Service (WaaS)?

Workplace as a Service ist ein IT-Servicemodell. Es stellt komplette Computerarbeitsplätze inklusive der für die Arbeit benötigten Hardware, Software und Services als Dienstleistung bereit. WaaS basiert auf einem Mietmodell, bei dem der Preis von Faktoren wie Arbeitsplatzanzahl, Mietdauer und bereitgestellten Leistungen abhängig ist.

Das Akronym für Workplace as a Service ist WaaS. Bei WaaS handelt es sich um ein Konzept und ein IT-Servicemodell, das als eine Ergänzung und Weiterentwicklung des Software-as-a-Service-Modells (SaaS) betrachtet werden kann. Im Vergleich zu SaaS wird nicht nur cloudbasierte Software, sondern ein komplett funktionstüchtiger Computerarbeitsplatz inklusive der für die Arbeit benötigten Hard- und Software, Support und Lizenzen als Dienstleistung bereitgestellt. Zur Hardwareausstattung gehören PCs, Monitore und Peripheriegeräte. Mobile Workplaces werden in Form von Laptops, Tablets oder Smartphones bereitgestellt.

Im Vergleich zu herkömmlichen Konzepten der Arbeitsplatzausstattung muss das Unternehmen nicht selbst die Investitionen für die Hard- und Software aufbringen. Es erhält quasi ein Nutzungsrecht für den Arbeitsplatz. Die Abrechnung des Services erfolgt auf Basis eines Mietmodells abhängig von der Nutzungsdauer, der Anzahl der Workplaces und dem Umfang der gebuchten Leistungen. Sämtliche weiteren Services rund um die Arbeitsplätze wie die Installation und Wartung der Systeme, der Austausch der Geräte, die Bereitstellung von Anwendungen, die Sicherung von Daten oder der Anwendersupport führt der WaaS-Dienstleister aus.

Der Nutzungszeitraum für die Arbeitsplätze ist zwischen Dienstleister und Kunde vertraglich festgelegt. Der Umfang der gebuchten Leistungen lässt sich meist über eine Art Baukastensystem flexibel zusammenstellen.

Was sind typische Bestandteile und Leistungen von Workplace as a Service?

Beim IT-Servicemodell Workplace as a Service sind die Leistungen rund um die Bereitstellung und den Betrieb eines Computerarbeitsplatzes an einen Dienstleister ausgelagert. Dieser muss alle für den Computerarbeitsplatz notwendigen Leistungen erbringen. In der Regel lässt sich der Umfang der Leistungen in einer Art Baukastenprinzip flexibel den jeweiligen Anforderungen des Kunden anpassen. Typische Bestandteile und Leistungen im Rahmen von WaaS sind:

• Bestellung, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Hardware wie PCs, Laptops oder Tablets

• Bereitstellung und Installation der benötigten Peripheriegeräte (zum Beispiel Drucker)

• Installation und Bereitstellung der Software inklusive cloudbasierter Anwendungen in Form von Software as a Service

• Bereitstellung der benötigten Lizenzen

• regelmäßige Aktualisierung der Software

• regelmäßige Modernisierung der Hardwareausstattung

• regelmäßige Datensicherungen

• Verwaltung, Wartung und Störungsbehebung der Arbeitsplätze

• Anwendersupport für die Nutzer der Arbeitsplätze

• Abbau und Verwertung von Altgeräten

• Versicherung der Geräte gegen Diebstahl oder Verlust

• Überwachung der Funktion der Arbeitsplätze

• Remote Management der Arbeitsplätze

• Absicherung der Systeme und Daten gegen interne oder externe Bedrohungen

Welche Anforderungen bestehen an WaaS hinsichtlich Sicherheit, Verfügbarkeit und Administration?

Damit den Kunden über das IT-Servicemodell Workplace as a Service vollwertige, sichere und funktionale Arbeitsplätze bereitgestellt werden können, mit denen sich die tägliche Arbeit im Unternehmen bewältigen lässt, sind hinsichtlich der Sicherheit und der Verfügbarkeit einige Anforderungen zu erfüllen. Die Sicherheit und Integrität der Systeme, Anwendungen und Daten muss grundsätzlich gegeben sein. Das umfasst sowohl die Absicherung der physischen Endgeräte gegenüber unbefugter Nutzung als auch die Sicherheit cloudbasierter Anwendungen und der von diesen verarbeiteten Daten. Es sind ganzheitliche Sicherheitskonzepte notwendig, die sowohl die Sicherheitsanforderungen und -richtlinien des Kunden erfüllen als auch rechtliche Vorgaben einhalten.

Die angestrebte Verfügbarkeit der Workplaces und ihrer Anwendungen lässt sich zwischen dem Dienstleister und dem Kunden im Rahmen von Service Level Agreements (SLAs) vereinbaren und überwachen.

Eine weitere wichtige Anforderung an WaaS ist die Möglichkeit der Selbstadministration der bezogenen Leistungen durch den WaaS-Kunden. Diese Anforderung wird in der Regel durch die Bereitstellung von Self-Service-Portalen erfüllt. Die Kunden beauftragen über diese Portale die Leistungen der Bereitstellung und des Betriebs der Arbeitsplätze selbst oder passen die Leistungen in Echtzeit ihren aktuellen Anforderungen an.

Welche Vorteile bietet WaaS gegenüber klassischen Arbeitsplatzbereitstellungsmodellen?

Gegenüber einem klassischen Bereitstellungsmodell für Computerarbeitsplätze bietet Workplace as a Service zahlreiche Vorteile. Aufgrund des Mietmodells entfallen für die Kunden die hohen Anschaffungskosten und Investitionsrisiken in Hard- und Software. Der Anbieter stellt die Services, Geräte und Software rund um den Arbeitsplatz als voll gemanagtes Komplettpaket zur Verfügung. Dadurch kann sich der Kunde mehr auf sein eigentliches Kerngeschäft konzentrieren. Die gemieteten Systemkomponenten und der Umfang der Leistungen sind flexibel den aktuellen Anforderungen anpassbar. Veraltete Geräte und Anwendungen werden durch den Anbieter selbständig ersetzt oder modernisiert. Die Arbeitsplätze bleiben deshalb stets auf dem aktuellen Stand der Technik.

Kurz zusammengefasst ergeben sich durch WaaS folgende Vorteile:

• niedrigeres Investitionsrisiko

• transparente, gut planbare Kosten mit monatlichen Abrechnungen

• kein eigener Installations-, Service-, Wartungs- und Supportaufwand

• Konzentration auf das Kerngeschäft

• stets moderne Arbeitsplätze auf dem aktuellen Stand der Technik

• höhere Arbeitgeberattraktivität und zufriedenere Mitarbeiter aufgrund einer modernen, hochfunktionalen Arbeitsplatzausstattung

• alle Services rund um den Arbeitsplatz aus einer Hand

• Umfang der Leistungen flexibel den aktuellen Anforderungen anpassbar und leicht zu skalieren

Was sind Nachteile und Herausforderungen von Workplace as a Service?

WaaS ist nicht nur mit Vorteilen verbunden. Den Vorteilen stehen einige Herausforderungen und Nachteile gegenüber. Durch WaaS kann eine starke Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter entstehen. Der Kunde ist von den angebotenen Leistungen, der Servicequalität und der Preispolitik des Anbieters abhängig. Im schlimmsten Fall kann beispielsweise bei einem Konkurs des Anbieters ein Totalausfall der Workplaces drohen. Es wird dann ein schneller Wechsel zu einem neuen Anbieter oder eine andere Form der Arbeitsplatzbereitstellung notwendig.

Ein weiterer Nachteil ist, dass der Kunde keine volle Datenkontrolle mehr hat und nicht mehr die vollständige Datenhoheit ausübt. Daten der cloudbasierten Anwendungen und der lokalen Arbeitsplätze werden auf den Systemen des Anbieters verarbeitet, gespeichert und gesichert. Hinsichtlich der Sicherheit und der Integrität der Systeme, Anwendungen und Daten ist man von der Wirksamkeit und Leistungsfähigkeit des Sicherheitskonzepts des Anbieters abhängig. Was die Anpassungsmöglichkeit der Arbeitsplätze und ihrer Anwendungen angeht, besteht nicht die gleiche Flexibilität und Unabhängigkeit wie bei einem selbst bereitgestellten und betriebenen Arbeitsplatz.

Für wen ist der Einsatz von WaaS sinnvoll?

Workplace as a Service eignet sich grundsätzlich für Unternehmen aller Branchen. Für bestimmte Anwendungsfälle und Unternehmen kann WaaS aber besonders vorteilhaft sein. Beispiele hierfür sind:

• kleine und mittelständische Unternehmen mit beschränkten IT-Ressourcen und wenig eigenem IT-Know-how

• große Unternehmen, die ihre IT-Teams, zum Beispiel für strategische IT-Projekte, entlasten möchten

• Start-up-Unternehmen mit knappem Budget und sich dynamisch ändernden Anforderungen an die Arbeitsplätze

• wachsende Unternehmen mit hohem Anpassungsbedarf im Bereich der Computerarbeitsplätze

• Unternehmen mit ressourcenfordernden Anwendungen (zum Beispiel grafischen Anwendungen), die ständig aktualisierte, leistungsstarke und moderne Arbeitsplatzausstattungen benötigen

• zeitlich beschränkte Arbeitsplatzausstattung von Projektteams oder externen Mitarbeitern

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