Definition Was ist ein IT Asset Management (ITAM)?

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Ein IT Asset Management sorgt für die strategische Verwaltung von IT-Assets über ihren kompletten Lebenszyklus von der Anschaffung über die Nutzung bis zu ihrer Ausmusterung. Es sammelt detaillierte Informationen über Assets wie Hard- und Software-Assets und stellt sie dem Unternehmen zur Verfügung. Auf Basis dieser Informationen lassen sich fundierte Geschäftsentscheidungen zum Kauf und zur Verwendung der Assets treffen.

ITAM ist das Akronym für IT Asset Management. Alternative Begriffe sind IT Asset Lifecycle Management oder IT-Asset-Bestandsmanagement. Das IT Asset Management ist eine Sammlung von Geschäftsprozessen, mit der sich IT-Assets eines Unternehmens über ihren kompletten Lebenszyklus von der Anschaffung über die Nutzung bis zur Außerbetriebnahme proaktiv und strategisch verwalten lassen. Es sammelt Informationen über IT-Assets wie Software, Hardware, Services und Daten und ermöglicht ein effizientes Management dieser Assets.

Auf Basis der gesammelten und bereitgestellten Informationen kann das Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Anschaffung und Verwendung der Assets treffen, um den Wert der Assets für das Unternehmen zu optimieren. ITAM ist ein Bestandteil des IT-Service-Managements. Leitlinien zu den Asset-Management-Prozessen sind unter anderem im ITIL-Framework (Information Technology Infrastructure Library) beschrieben. Offiziell standardisiert ist das IT Asset Management in der Normenreihe ISO/IEC 19770.

Welche Assets verwaltet das ITAM?

ITAM konzentriert sich auf die Verwaltung von IT-Assets. Die genaue Definition von IT-Assets kann sich von Unternehmen zu Unternehmen oder Anwendungs- zu Anwendungsbereich unterscheiden. In der Regel zählt man jegliche Hardware, Software, Systeme und Daten, die ein Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit nutzt, zu den IT-Assets. Beispiele für IT-Assets sind Hardware wie Computer, Server, Switche, Router, Drucker, Kopierer, Telefone oder Smartphones, Software und Softwarelizenzen für Anwendungen, Betriebssysteme oder Apps, den Assets zugehörige Daten, Betriebsdaten, Verträge und anderes. Auch von Cloud-Providern bezogene Cloud-Services und Cloud-Ressourcen lassen sich als IT-Assets betrachten und mithilfe des IT Asset Managements verwalten.

Die verschiedenen Lebenszyklusphasen eines IT-Assets und ihre Verwaltung durch das IT Asset Management

Das IT Asset Management beginnt nicht erst mit der Aufnahme eines Assets in den Bestand eines Unternehmens, sondern bereits ab dem Zeitpunkt, ab dem Bedarf an einem IT-Asset entsteht. ITAM umfasst alle Phasen des Lebenszyklus eines IT-Assets. Diese Phasen sind:

• Anforderung zur Anschaffung und Planung eines IT-Assets (Entscheidungsprozess, Kosten-Nutzen-Analysen, Prüfung und Genehmigung oder Ablehnung)

• Beschaffung von IT-Assets (Auswahl des Anbieters, Vertragsverhandlungen, Finanzierung, Kauf)

• Inbetriebnahme von IT-Assets (Installation und Integration, Erfassung der Bestandsdaten, Einrichtung von Betriebsprozessen, Bereitstellung für den Anwender)

• Monitoring von IT-Assets

• Wartung von IT-Assets (Reparaturen, Updates, Überarbeitungen)

• Außerbetriebnahme von IT-Assets (Abbau, Aktualisierung der Bestandsdaten, Kündigung von Verträgen, Verkauf, Planung und Umstellung auf Ersatz, Entsorgung)

Software-Lösungen für das IT Asset Management und ihre Funktionen

Es existieren zahlreiche Anwendungen und Software-Lösungen, die das IT Asset Management für Unternehmen erleichtern und bis zu einem gewissen Grad automatisieren. Die Lösungen erfassen Daten und stellen den Unternehmen Prozesse, Informationen und Tools für die Verwaltung der IT-Assets in allen Lebenszyklusphasen zur Verfügung. Wichtige Funktionen einer ITAM-Lösung sind zum Beispiel:

• Anforderungsmanagement für IT-Assets

• Verwaltung und Verfolgung von Bereitstellungs- und Beschaffungsprozessen

• Leasingmanagement

• (automatische) Inventarisierung von IT-Assets und zugehöriger Informationen und Abhängigkeiten in einer Datenbank

• Dokumentation von IT-Assets und Erstellung von IT-Infrastrukturdiagrammen

• Lizenz- und Vertragsverwaltung (Prüfung auf Über- oder Unterlizenzierung)

• Verwaltung der kaufmännischen Gerätedaten

• Kostenrechnungen für die IT-Assets

• Monitoring und Reporting von IT-Assets

• automatisierte Patch- und Versionsverwaltung von Software

• Verwaltung der Benutzerzugriffe

Vorteile durch das IT Asset Management

Ein effizientes IT Asset Management bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Automatisierte Prozesse bei der Erfassung und Inventarisierung von IT-Assets reduzieren den manuellen Aufwand der Asset-Bestandsverwaltung. Unternehmen steigern die Transparenz hinsichtlich ihrer IT und behalten den Überblick über all ihre IT-Assets. Der Entstehung einer Schatten-IT wird entgegengewirkt. Auch nicht oder ineffizient genutzte IT-Assets lassen sich identifizieren. Vertragliche, gesetzliche, Compliance-bezogene und lizenzrechtliche Verpflichtungen bleiben im Blick und Strafzahlungen oder andere Sanktionen werden vermieden

Bei der Außerbetriebnahme von IT-Assets lassen sich mithilfe des ITAM daten- und umweltbezogene Vorgaben besser einhalten. Für die Anschaffung neuer IT-Assets und die Auswahl von Anbietern entstehen fundierte Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen. Der Nutzen von IT-Assets für ein Unternehmen wird maximiert und die Anschaffung unnützer oder zu teurer IT-Assets vermieden. Kosten sinken, Effizienz und Produktivität steigen. Hinsichtlich der Informations- und Cybersicherheit entstehen durch das ITAM ebenfalls Vorteile. Das ITAM bietet einen umfassenden Überblick, wer welche Assets wie einsetzt, überwacht Softwarestände und versorgt die Assets mit aktuellen Patches und Updates. Das Risiko für Sicherheitsverletzungen und unbefugte Zugriffe auf sensible Systeme oder Daten sinkt. Durch die Erfassung aller IT-Assets lassen sich die Auswirkungen von Notfällen und geschäftsstörenden Ereignissen besser einschätzen und einschränken.

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