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Versteckte Features in Office 365 entdecken

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Mit Office 365 E-Mails verschlüsseln

In Office 365 hat Microsoft auch Funktionen zur Verschlüsselung integriert. Die Verschlüsselung funktioniert nicht nur innerhalb des eigenen Office 365-Abonnements, sondern auch zu externen Unternehmen. In den Lizenzeditionen E3 und E4 von Office 365 ist die Nachrichtenverschlüsselung kostenlos mit dabei. Bei diesen Editionen ist auch Azure Active Directory Rights Management Bestandteil. Diese Cloud-Technologie enthält die Funktionen für Office 365-Verschlüsselung.

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Unternehmen, die auf die kleineren Editionen E1 und E2 setzen, können die Funktionen für etwa 2 Dollar oder 1.50 Euro pro Benutzer ebenfalls lizenzieren. Die entsprechenden Optionen sind im Office 365-Portal zu finden. Auf Basis von Transportregeln verschlüsselt Office 365 ganz automatisch die E-Mails, welche die Kriterien erfüllen. Die Einstellungen dazu werden von den Administratoren vorgenommen:

  • 1. Klicken Sie in der Weboberfläche auf Administrator, und wählen Sie Exchange aus.
  • 2. Klicken Sie auf Nachrichtenfluss und dann auf Regeln.
  • 3. Erstellen Sie mit dem Pluszeichen eine neue Regel. Wählen Sie dazu Neue Regel erstellen aus.
  • 4. Geben Sie der Regel einen Namen
  • 5. Wählen Sie bei Diese Regel anwenden, wenn die Kriterien aus, bei denen Office 365 E-Mails verschlüsseln soll.
  • 6. Klicken Sie auf Weitere Optionen.
  • 7. Wählen Sie bei Folgendermaßen vorgehen aus: Die Nachrichtensicherheit ändern\Office 365-Nachrichtenverschlüsselung anwenden. (Abbildung 6).

Office 2013 und OneDrive for Business nutzen

In Office 2013 haben Anwender die Möglichkeit Daten direkt in OneDrive for Business in Office 365 zu speichern. OneDrive for Business ist der Nachfolger von SkyDrive Pro, mit einem einem neuen Namen. Dazu rufen Anwender im entsprechenden Office-Programm die Registerkarte Datei auf und klicken auf Konto. Um OneDrive for Business anzubinden klicken Anwender auf Dienst hinzufügen und wählen dann Speicher\Office 365 SharePoint aus (Abb. 7).

Im Anschluss muss noch der Namen und das Kennwort für Office 365 eingegeben werden. Danach zeigt Office 2013 die Verbindung auf der Registerkarte Datei im Bereich Konto an. Anschließend können Anwender über die Registerkarte Datei Dokumente im Cloudspeicher öffnen oder im Cloudspeicher speichern (Abb. 8).

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