Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive und Teams mobil einsetzen Microsoft 365 auf iPhone und iPad nutzen

Nutzen Unternehmen Microsoft 365 und kommen zudem iPhone oder iPad zum Einsatz, so können die verschiedenen Dienste sehr effektiv auf diesen Apple-Endgeräten genutzt werden. Die entsprechenden Apps dazu stehen kostenlos zur Verfügung und lassen sich optimal mit Microsoft 365 verwenden.

Die am häufigsten genutzten Dienste in Microsoft 365 sind Exchange Online, Teams, OneDrive for Business und SharePoint Online. Für diese Dienste gibt es passende Apps, die auch zusammenarbeiten. Wir gehen in diesem Beitrag auf diese Zusammenarbeit ein. Generell ist es sinnvoll, in Microsoft 365 mit der Multifaktor-Authentifizierung zu arbeiten. Die zweite Authentifizierung kann über die Microsoft-Authenticator-App erfolgen, die sich auf dem iPhone installieren lässt, parallel zu den anderen Apps von Microsoft 365.

Auch die Office-Apps können auf dem iPhone oder iPad installiert werden und auf die Daten der einzelnen Bereiche von Microsoft 365 zugreifen. Parallel dazu steht noch die Microsoft-365-App auf dem iPhone und iPad zur Verfügung. Hier gibt es zum Beispiel den Feed von Microsoft-365-Gruppen. Dieser zeigt an, welche Dateien von den einzelnen Mitgliedern der Gruppe bearbeitet wurden.

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Exchange-Online-Postfach an Outlook anbinden und SharePoint nutzen

Natürlich kann das Exchange-Online-Postfach an die Mail-App auf dem iPhone oder iPad angebunden werden. Besser kann es aber sein, auf die kostenlose mobile Outlook-App zu setzen, die sich im App-Store herunterladen lässt. Die App ermöglicht die Anbindung verschiedener E-Mail-Konten und ist optimal für die Verwendung mit Microsoft 365. Innerhalb der App lassen sich in den Einstellungen zum Beispiel bei „Speicherkonten“ auch OneDrive und OneDrive for Business anbinden. Dadurch können Anwender direkt aus der Outlook-App heraus sehr einfach auf Dateien in der Microsoft-Cloud zugreifen oder direkt Anlagen in der Microsoft-Cloud speichern. Parallel dazu lassen sich an dieser Stelle auch Dropbox, Google Drive oder Box anbinden.

Beim Erstellen einer neuen E-Mail kann daher direkt auf die zuletzt verarbeiteten Daten in Microsoft 365 zugegriffen werden. Diese erkennt die Outlook-App automatisch durch die Anmeldung mit dem Azure-AD/Entra-ID-Konto also an Microsoft 365. Nutzen Unternehmen in diesem Zusammenhang die konsequente Speicherung von Dokumenten in SharePoint Online, zum Beispiel mit Microsoft-365-Gruppen, dann stehen die Ordner aus SharePoint Online ebenfalls an dieser Stelle zur Verfügung. Anwender können daher über diesen Weg auf ihre komplette Ordnerstruktur in SharePoint zugreifen und Daten an dieser Stelle öffnen oder speichern.

OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint Online mit Microsoft-365-Gruppen auf dem iPhone und iPad

Installieren Benutzer auf ihrem iPhone oder iPad die OneDrive-App, können sie auf die Daten von privaten OneDrive-Konten genauso zugreifen wie parallel auf die Daten in OneDrive for Business. Dazu muss auch hier nur eine Anmeldung mit dem Azure-AD/Entra-ID-Konto erfolgen, das mit Microsoft 365 verknüpft. Ist nach der Anmeldung stehen über „Dateien“ in der App die Daten aus OneDrive for Business zur Verfügung.

Über den Bereich „Bibliotheken“ in der OneDrive-App greift die App auf SharePoint Online und damit auf die hier vorhandenen Bibliotheken zu. Anwender können daher mobil in einer App die Dateien in OneDrive und auf die Daten von SharePoint-Bibliotheken nutzen. Die gleichen Daten lassen sich in der Outlook-App und natürlich auch in den Office-Apps verwenden, zum Beispiel Word, Excel oder PowerPoint. Diese stehen im App-Store ebenfalls kostenlos zur Verfügung. Melden sich Benutzer mit ihrem Azure-AD/Entra-ID-Konto auch an dieser Stelle an, haben sie direkt auf hier gespeicherte Dateien Zugriff. Neben OneDrive und OneDrive for Business können die Office-Apps direkt auf Dateien aus SharePoint-Bibliotheken zugreifen.

Über die „Teilen“-Funktion ist es in den verschiedenen Apps darüber hinaus möglich, Dokumente auf verschiedenen Wegen zu teilen, zum Beispiel über die Outlook-App per E-Mail.

Die OneDrive-App ermöglicht außerdem die Sicherung von Fotos auf dem iPhone direkt in OneDrive. Das lässt sich parallel auch mit iCloud durchführen. Durch die Sicherung der Fotos in OneDrive stehen diese in den anderen Apps ebenfalls zur Verfügung, zum Beispiel auch in Word, Excel oder PowerPoint. Diese Apps ermöglichen parallelen Zugriff auf mehrere OneDrive-Konten, natürlich auch auf OneDrive for Business.

Notizen mit OneNote in Microsoft 365

Parallel dazu steht auch die Notizen-App OneNote kostenlos zur Verfügung. Nach der Anmeldung an Microsoft 365 können die verschiedenen Notizbücher in OneDrive und in Bibliotheken von SharePoint Online gespeichert werden. Natürlich ist es auch in der OneNote-App möglich, Dokumente und Dateien aus den verschiedenen Stellen in Microsoft 365 einzubinden oder hier zu speichern. In den Einstellungen von OneNote können darüber hinaus eigene Speicherkonten angebunden werden. Dazu gehören OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint. OneNote kann daher direkt auf diese Daten zugreifen und arbeitet diesbezüglich mit den anderen Apps zusammen, die wir in diesem Beitrag bereits besprochen haben.

Teams auf dem iPhone und iPad

Teams steht auf dem iPhone und dem iPad ebenfalls zur Verfügung. Die Anmeldung erfolgt auch an dieser Stelle über das jeweilige Azure-AD/Entra-ID-Konto an Microsoft 365. Nach der Anmeldung kann über den Bereich „Dateien“ auf die angebundenen Datenspeicher zugegriffen werden. Neben OneDrive for Business lassen sich an dieser Stelle auch die Dateien aus SharePoint-Bibliotheken öffnen und in Meetings nutzen.

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