Herausforderung IT-Asset-Management in Schulen Ganzheitliches Asset-Management per Software

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Zur Förderung der Digitalisierung in Schulen wurde der Digitalpakt Schule ins Leben gerufen. Die IT-Administration sorgt jedoch vielerorts für ungeahnte Schwierigkeiten. Grundvoraussetzung ist eine geordnete Inventarisierung – idealerweise softwarebasiert.

Generelle IT-Administration und spezialisiertes IT-Asset-Management bedeuten Arbeit. Nicht umsonst leistet sich nahezu jedes Unternehmen eine IT-Abteilung. In Schulen sieht die Praxis oft noch anders aus: Informatik-Lehrer oder Kollegen aus dem naturwissenschaftlichen Sektor kümmern sich nebenamtlich um die immer komplexer werdende IT-Infrastruktur.

Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass es mit dem Abruf bereitgestellter Fördergelder keinesfalls getan ist. Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn die bestellte Hard- und Software vor Ort eingetroffen ist. Eine strukturierte Inventarisierung von Anfang an macht hier vieles leichter. Dieser Artikel soll praxisnahe Lösungswege aufzeigen, wie sie beispielsweise über eine professionelle IT-Asset-Management Software (ITAM) möglich sind.

Warum IT-Inventarisierung in Schulen eine Pflichtaufgabe ist

Diebstahl, Vandalismus und sorgloser Umgang sind die erklärten Feinde zumeist hochwertiger technischer Produkte im Schulalltag. Aber auch Komponenten der Peripherie sollten keinesfalls als reine Verbrauchsgegenstände betrachtet werden. Daher ist es sinnvoll, das verwendete IT-Inventar strukturiert zu erfassen, Standorte festzuhalten und persönliche Verantwortlichkeiten zu bestimmen.

Schulen können ihre Räumlichkeiten nur begrenzt abschotten. Umso wichtiger ist es, einen permanenten Überblick des im Umlauf befindlichen Inventars zu haben. Ein IT-Asset-Management (ITAM), wie es in Unternehmen längst Standard ist, gehört daher auch zu den Anforderungen an den digitalen Schulbetrieb. Geeignete Softwarelösungen, die Basis für ein effektives ITAM sind, gibt es von verschiedenen Anbietern auf dem Markt – mit durchaus unterschiedlichen Ansätzen.

Automatisierte Inventarisierung vs. manuelle Erfassung

Netzwerk-Umgebungen, die zentral verwaltet werden, lassen sich in der Regel gut automatisiert erfassen. Für Geräte im Active Directory reicht beispielsweise schon ein simples Power-Shell-Skript, das regelmäßig ausgeführt wird.

Für heterogene Umgebungen eignen sich Lösungen, auf Basis von Agenten, die einmalig installiert werden und regelmäßig die relevanten Daten eines Endgerätes an die Zentrale senden. Weitere Geräte im Netzwerk sind zuverlässig per SNMP-Scan auffindbar.

Vorteil dieser Vorgehensweise einer IT-Inventarisierung ist es, dass nach der Einrichtung wenig Arbeit für die Aktualisierung des Datenbestandes anfällt. Als nachteilig erweist es sich, dass passive Komponenten, etwa Monitore, Maus und Tastatur, für die individuelle Erfassung außen vor bleiben oder in einem separaten IT-Asset-Management-System verwaltet werden müssen.

Ein komplett anderer Ansatz ist es, jegliche IT-Komponente als eigenständiges Asset zu behandeln. Mit einer universellen Inventarisierungssoftware ist es möglich, physikalische Hardware jeglicher Art zu erfassen, genauso aber auch virtuelle Maschinen und reine Softwareprodukte.

Aus den erfassten Assets lassen sich dabei Verbünde bilden. So dient beispielsweise ein Rechner als Container für das separat erfasste Betriebssystem und die installierte Software.

Die Erfassung kann mehrstufig im Rahmen der ohnehin erforderlichen Arbeitsschritte erfolgen. Beim Prüfen des Wareneingangs lässt sich die initiale Registrierung im System vornehmen. Zur Kennzeichnung besteht etwa die Möglichkeit, individuelle QR-Codes am jeweiligen Gerät anzubringen.

Bei der Installation am vorgesehenen Ort erfolgt die Zuweisung zu einem Container, Standort oder persönlich Verantwortlichen. Die Pflege des Datenbestandes ist entweder zentral möglich, etwa nach durchgeführten Updates. Genauso kann eine Aktualisierung von Informationen auch vor Ort erfolgen, zum Beispiel über hierfür vom Hersteller zur Verfügung gestellte Apps.

Geordnetes Chaos: Die Besonderheiten einer IT-Infrastruktur in Schulen

Ein automatisiertes IT-Asset-Management in Schulen zu etablieren, erscheint nicht von vornherein ausgeschlossen. Es sind allerdings einige Problemstellungen zu beachten. So gibt es unterschiedliche Anwendergruppen, die sich in meist sorgfältig getrennten Netzwerken befinden. Viele relevante Geräte sind gar nicht über das Netzwerk erreichbar.

Zudem geht es im schulischen Umfeld vorrangig darum, physische Eigenschaften von Hardware zu verwalten, also Zustand vor der Ausgabe, Defekte und aktuelle Standorte. Hier sind klassische Inventarisierungslösungen den komfortableren automatisierten Lösungen voraus. Über die App einer Inventarsoftware ist es möglich, fotografische Dokumentationen von Schäden vorzunehmen und im Profil des Assets abzulegen. Auch Schadensmeldungen und Notizen lassen sich auf diese Weise erstellen.

IT-Asset-Management (ITAM) als Basis für die Hard- und Softwareverwaltung

In Unternehmen sind vorrangig betriebswirtschaftliche Argumente ausschlaggebend dafür, dass sich das IT-Asset-Management (ITAM) etabliert hat. Allerdings bringt ein Monitoring von Hard- und Softwarekomponenten über ihre „Lebensdauer“ etliche Vorteile mit sich, von denen auch Verantwortliche in Schulen profitieren. So ist ein IT-Sicherheitskonzept nur umsetzbar, wenn alle Details über verwendete Hardware und Softwareversionen bekannt und einfach abrufbar sind.

Erforderliche Wartungen lassen sich auf diese Weise zentral koordinieren. Softwarebasierte Inventarisierungslösungen bieten hierfür einen Wartungskalender an. Die Gefahr, dass verbaute Komponenten übersehen werden, sinkt. Informationen darüber, welche Hardware reparaturanfällig ist und hohe Kosten verursacht, sind nicht zuletzt in inzwischen meist budgetierten Schulen ebenfalls hilfreich.

Der Weg in die Cloud ist schon eingeschlagen

Spätestens seit der Pandemie haben cloudbasierte Lernplattformen Einzug in die meisten Schulen gehalten. Zudem gibt es Bestrebungen, länderübergreifende Schul-Cloud-Plattformen zu etablieren. Lokale Administration entfällt so und Lehrpersonal wird entlastet. Die meisten Dienste sind direkt und ohne Installation funktionsfähig.

Auch Inventarisierung ist cloudbasiert umsetzbar. Das bringt den Vorteil mit sich, dass lediglich eine Internetverbindung, nicht aber ein Zugriff auf das Schulnetzwerk notwendig ist, um mit dem Datenbestand zu arbeiten. Hierdurch vereinfacht sich die Handhabung vor Ort und unterstützt die Unterrichtsvorbereitung aus dem Home-Office.

Umsetzung am Beispiel eines Bildungsträgers im Bereich Gesundheit, Pflege und Soziales: GGSD -DAA- mbH

Die Gemeinnützige Gesellschaft für soziale Dienste (GGSD -DAA- mbH), ein Bildungsunternehmen mit 41 staatlich anerkannten Schulen an unterschiedlichen Standorten in ganz Bayern, setzt für die Inventarisierung die Software des Schweizer Anbieters Timly Inventarverwaltung ein. Schwerpunkt der GGSD sind Berufsfachschulen für Pflege, in denen entsprechend moderne Technik unterschiedlichster Art zum Einsatz kommt.

Julia Pao, Leiterin im Finanzbereich der GGSD, sieht die heterogene Infrastruktur der Standorte in der komplexen Organisationsstruktur mit der Software von Timly sehr gut abgebildet:

„Unsere Anforderungen an eine Inventarverwaltung sind sehr heterogen, deshalb entschieden wir uns für Timly, weil diese Software unserer komplexen Organisationsstruktur sehr gut gerecht wird und unsere Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, intuitiver Anwendung und vielseitigen Auswertungsmöglichkeiten am besten erfüllt.“

Die Inventarisierungslösung deckt bei der GGSD das gesamte Spektrum des Inventars ab, vom Mobiliar bis hin zur IT. Als vorteilhaft für ihren Fachbereich empfindet Pao insbesondere die zentralen Auswertungsmöglichkeiten durch diese Form der Inventarisierung.

IT-Asset-Management: Universelle Erfassung und individuelle Anforderungen als Herausforderung

Betrachtet man die Anforderungen an eine Inventarisierung in Schulen, so scheint der universelle Ansatz dem netzwerkbasierten überlegen. In Schulen kommt es eher auf den ganzheitlichen Überblick an. Wo befindet sich Hardware? In welchem Zustand ist sie aktuell und welche Software ist zurzeit installiert?

Lizenzlaufzeiten und anstehende Sicherheitsüberprüfungen sollten ebenfalls automatisiert überwacht werden. Letztlich unterscheiden sich Anforderungen in Schulen dennoch, sodass es am Ende eine individuelle Entscheidung bleiben wird. Dass eine Inventarisierung der IT-Infrastruktur auch in Schulen erforderlich ist, sollte allerdings besser als Fakt betrachtet werden.

Über die Autorin

Nach ihrem Staatsexamen für Gymnasiallehramt in Germanistik und Anglistik an der Universität Heidelberg, arbeitete Jennifer Ritz fünf Jahre lang für Deutschlands erfolgreichstes Börsenmagazin, finanzen.net. Seit April 2023 ist sie für die Timly Software AG als Senior Content Marketing Manager tätig und kümmert sich um die deutsche und englische Kommunikation.

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