Lösungen für produktive Meetings Digitale Buchungssysteme gegen das Chaos in Besprechungsräumen

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Missverständnisse in E-Mails führen oft zu doppelter Arbeit. Meetings könnten Abhilfe schaffen – wenn sie richtig geplant werden. Hier setzt LIZ Smart Office an: Die digitalen Buchungslösungen des Anbieters sollen das hybride Arbeiten optimieren und den Planungsaufwand minimieren.

Meeting oder E-Mail? In einer Umfrage von Grammarly unter Beschäftigten aus verschiedenen Unternehmen gaben 44 Prozent an, dass die erhaltenen E-Mails oft missverständlich sind. Um diese Unstimmigkeiten zu klären, müssen sie sich im Anschluss trotz Nachricht nochmal mit dem Absender austauschen. Dadurch geht wertvolle Arbeitszeit verloren: Ganze 11,5 Tage verlieren Arbeitnehmende pro Jahr durch ineffektive Kommunikation. „Die Informationen aus E-Mails können häufig falsch interpretiert werden“, sagt Robert Dittrich, CEO von LIZ Smart Office.

Anders als E-Mails bieten Meetings die Chance, die Kommunikation innerhalb des Teams zu verbessern. Robert Dittrich weiß: „Besprechungen fördern den Austausch und stärken das Vertrauen im Team.“ Doch auch diese haben den Ruf, zeitaufwendig und dafür wenig gewinnbringend zu sein. Über ein Drittel der Arbeitszeit nutzen Arbeitnehmer, laut einer Studie von Booqed, für Besprechungen. Knapp die Hälfte der Befragten sieht die vielen Meetings als nicht notwendig an, und weitere 53 Prozent glauben, dass der Inhalt der Besprechung auch in eine E-Mail gepasst hätte. Dittrich sieht bei den Konferenzen hingegen großes Potenzial für ein optimiertes Arbeiten im Team: „Richtig umgesetzt führen Besprechungen zu weniger Missverständnissen und schnelleren Entscheidungsprozessen. Herausfordernd ist im New-Work-Zeitalter eher die Zusammenführung von remote und on-premise arbeitenden Teams, sowie der Zeitaufwand des Buchungsvorgangs. Das verleitet schnell zu asynchroner Kommunikation via Mail und Co – inklusive Informationsflut.“ Tools wie LIZ Meetings könnten helfen, die Organisation und Planung zu vereinfachen.

Digitale Buchungssysteme helfen

Die Planung und Buchung von Besprechungsräumen ist oft ein unnötiger Zeitfresser. „Viele Unternehmen setzen noch immer auf veraltete und manuelle Buchungssysteme, die Doppelbuchungen und Frust verursachen“, erklärt Dittrich. LIZ Meetings biete eine nahtlose Integration mit Kalendern wie Outlook oder Google und stelle Besprechungsraumdisplays zur Verfügung, die den aktuellen Status des Raumes sofort anzeigen. Diese Displays ermöglichten auch spontane Buchungen direkt vor Ort und sorgten dafür, dass keine Raumkapazität ungenutzt bleibt. Das Buchungstool LIZ Booker biete eine Live-Übersicht über alle verfügbaren Räume und deren Ausstattung.

KI, Technik und Software

Die Ausstattung der Besprechungsräume ist für die Zusammenarbeit von Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitern wichtig. Mit LIZ Meetings könne gezielt nach Besprechungsräumen gesucht werden, die über die benötigte Ausstattung verfügen. Zusätzlich werde während des Buchungsvorgangs auch ein Link zu einem Webkonferenzsystem, wie Zoom oder Microsoft Teams, integriert. KI und Sensoren hätten ebenfalls eine Schlüsselrolle inne: Sie können die Raumauslastung in Echtzeit überwachen und dafür sorgen, dass der passende Raum mit der richtigen Ausstattung – von Raumgröße über Temperatur bis zum Catering – automatisch gebucht wird. Werde ein gebuchter Meetingraum nicht benötigt, könne dieser über die No-Show-Funktion wieder freigegeben werden.

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