IT-Dienstleistungen korrekt vereinbaren Die richtigen IT-Verträge für reibungslose Projekte

„IT-Dienstleistungen“ kennt das BGB genauso wenig wie den „IT-Vertrag“. Schon an der Einordnung als Werk- oder Dienstvertrag scheiden sich oft die Geister. Dieser Beitrag bietet Hilfestellung für die häufigsten Fallkonstellationen.

In der Welt der Informationstechnologie sind reibungslose Projekte keine Selbstverständlichkeit und Zeitüberschreitungen und Budgetüberschreitungen sind an der Tagesordnung. Dann ist Ärger vorprogrammiert und es ist keine Seltenheit, dass es in solchen Fällen zu Unstimmigkeiten und gegenseitigen Schuldzuweisungen zwischen IT-Dienstleistern und Kunden kommt. Die Frage ist dann nur, welche Gewährleistungsrechte, Kündigungsregeln oder Ausgleichsansprüche gesetzlich zu beachten sind. Das kann bei den unterschiedlichen Vertragsarten, die unser Bürgerliches Gesetzbuch BGB) kennt, zu Unschärfen und Rechtsnachteilen für beide Seiten führen, wenn die Verträge nicht klar formuliert sind.

Darum sind die richtigen IT-Verträge wichtig

„IT-Dienstleistungen“ kennt das BGB genauso wenig wie den „IT-Vertrag“. Daher berücksichtigt unser Vertragsrecht auch nicht von vornherein die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten, die in IT-Projekten jeglicher Art bestehen. Kommt es zu Streitigkeiten und sind die getroffenen Vereinbarungen unklar geregelt, kann das leicht zu Lasten eines Vertragspartners gehen, wenn es zu Streit kommt – und vermeintlich sicher bestehende Ansprüche fallen in sich zusammen. Es wird also versucht, IT-Leistungen unter die bekannten Vertragsarten zu subsumieren, aber bereits bei der Einordnung als Werk- oder Dienstvertrag scheiden sich im Einzelfall die Geister. Es liegen oft „typengemischte“ Verträge, so dass es auf die genaue Formulierung der einzelnen Vertragsklausen ankommt, die aus unterschiedlichen Vertragsraten stammen können, aber trotzdem zusammenpassen müssen.

In welche Verträge sind IT-Leistungen rechtlich einzuordnen?

Tatsächlich bestimmt die konkrete Art der Leistung in den verschiedenen IT-Dienstleistungsbereichen die Art des erforderlichen Vertrags:

1. Softwareentwicklung, Customizing, Parametrisierung:

Diese Leistung ist meist als Werkvertrag einzustufen. Das gilt insbesondere bei Projekten, bei denen ein klares Erfolgsziel vorgegeben ist, das es zu erreichen gilt. Beispiele: Entwicklung einer maßgeschneiderten Software, die speziell auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten ist; Implementierung eines Content-Management-Systems in eine bestehende IT-Infrastruktur; Überarbeitung einer Netzwerkinfrastruktur, um die Effektivität und Leistung zu verbessern.

Beim Werkvertrag ist insbesondere darauf zu achten, dass der Leistungskatalog und das Ziel, das mit der Leistung erreicht werden soll, genau geregelt werden. Nicht zu vergessen sind klare Vereinbarungen zum Change-Request-Verfahren und zur Abnahme, da es hier immer wieder zu Unstimmigkeiten kommt.

Bei agilen Projekten sollte der Vertrag auch agile Prozesse über dienstvertragliche Regelungen angemessen abbilden. Hier geht es nicht um die Erfüllung eines vorab feststehenden Leistungskatalogs, an dessen Ende die Abnahme steht, sondern um flexible und kontinuierlich anzupassende Dienstleistungen. Die rechtliche Herausforderung bei agilen Projekten besteht in der Vereinbarung einer überschaubaren Preisgestaltung und Budgetierung, die trotzdem flexibel ist, um Änderungen im Projekt zu berücksichtigen. Auch Liefertermine können hier nur schwer festgelegt werden. Dennoch ist es wichtig, realistische Erwartungen hinsichtlich der Zeitrahmen zu setzen und klare Meilensteine zu definieren. Agile Projekte können unerwartete Herausforderungen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit sich bringen. Insbesondere Auftragnehmer unterschätzen oft den zeitlichen Aufwand, den auch sie erbringen müssen, um die enge und kontinuierliche Zusammenarbeit während des Projektfortschritts zu gewährleisten. Hier sind klare Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten für die Beteiligten festzulegen.

2. Software-Kauflizenz und -Mietlizenz:

Bei dem Kauf von Softwarelizenzen geht es um die dauerhafte Übertragung von Nutzungsrechten an der Software auf den Käufer. Der Käufer wird Eigentümer der Software, muss aber beachten, in welchem Umfang er die Nutzungsrechte erhält. Der Umfang der zulässigen Nutzung gemäß Urheberrecht ist daher ein entscheidender Regelungsinhalt des Vertrags. Diese Kaufverträge werden oftmals in Verbindung mit einem Wartungsvertrag geschlossen. Hier ist bei Mängeln abzugrenzen, welche Fehler an der Software noch zur (kostenfreien) Mängelbeseitigung im Rahmen der Gewährleistung gehören und was schon (kostenpflichtige) Wartung ist.

Bei Verträgen über die Softwarelizenz-Miete geht es dagegen nur um die zeitlich begrenzte Übertragung von Nutzungsrechten an Software. Hier hat der Vermieter die Software während der Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Ein „Wartungsvertrag“ ist daher hier nicht zusätzlich zu schließen, denn der Softwareanbieter muss die Software also schon mietvertragsrechtlich warten. Allerdings gehen Softwarelizenz-Mietverträge oftmals mit Hosting- oder Managed Service-Verträgen einher. Beim Hosting geht um die Bereitstellung von Systemressourcen auf mietvertraglicher Basis, während mein Managed Service neben dem Hosting noch die Dienstleistung mit Regelung der technischen Parameter und Betreuung hinzukommt.

3. Pflege und Wartung, Support, SLA:

Hier geht es um den Erhalt der Betriebsfähigkeit der Software, so dass die Leistungen als in der Regel als Dienstvertrag zu regeln sind. Ist jedoch nicht nur eine Dienstleistung, sondern ein konkreter Erfolg geschuldet, ist auch wiederum die Einordnung als Werkvertrag möglich sein.

4. Software as a Service:

Hier liegt ein typengemischter Vertrag vor, bei dem das Mietrecht wegen des zeitlich begrenzten Hostings und der Bereitstellung von Software oft überwiegt, bei dem jedoch wegen der gleichzeitigen Pflege und Wartung auch Dienstleistungen geschuldet sind.

5. Webdesign:

Webdesign ist zu handhaben wie Softwareentwicklung, so dass entweder ein Werkvertrag vorliegt oder bei agilen Projekten eher ein Dienstvertrag. Liegt der Fokus besonders auf der Konzeptionsleistung und damit auf einem Ergebnis, sind eher werkvertragliche Regelungen zu vereinbaren.

6. Search Engine Marketing (SEO und SEA):

Hier empfiehlt sich aus Sicht des Auftragnehmers die Gestaltung als Dienstvertrag, um nicht ein bestimmtes Ranking als Erfolg zu schulden. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, im Vertrag genau zu definieren, um welche Suchmaschinen, Sprachen und Länder es gehen soll.

7. Consulting:

Beratungsleistungen sind als Dienstvertrag zu gestalten. Nur, wenn es um zu liefernde Ergebnisse geht, wie z. B. bei der Konzepterstellung, kann auch ein Werkvertrag vorliegen.

Fazit:

Die Auswahl und Gestaltung der richtigen IT-Verträge sind entscheidend für den Erfolg von IT-Projekten. IT-Dienstleister sollten sich bewusst sein, dass Standardverträge oft nicht ausreichen und maßgeschneiderte Verträge notwendig sind, um die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse angemessen abzubilden. Durch die sorgfältige Berücksichtigung der verschiedenen IT-Vertragsarten können Unklarheiten und Konflikte vermieden und eine solide Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen werden.

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