Online-Event-Plattform Scoocs im Fokus Digitale und hybride Alternativen zu analogen Veranstaltungen

Im Jahr 2020 wurde die Veranstaltungsszene durch Covid-19 unerwartet vor immense Herausforderungen gestellt. Messen und Events wurden abgesagt, viele Veranstalter mussten große Verluste in Kauf nehmen. Aus der Not heraus wurde nach digitalen Alternativen gesucht – den Online-Event-Plattformen.

Die Schwierigkeit bei der Entwicklung und Konzeption von Online-Event-Plattformen lag besonders darin, nicht den Anspruch zu erheben, die physische Veranstaltung 1:1 ins digitale zu übersetzen, sondern die Stärken einer Online-Veranstaltung herauszuarbeiten und diese an das jeweilige Event anzupassen. Prof. Dr. René Bohnsack hat sich dieser Herausforderung zusammen mit seinem Team aus Veranstaltungsprofis und IT-Spezialisten gestellt und gründete die Plattform Scoocs.

„Als 2020 zahlreiche Veranstaltungen abgesagt werden mussten, sollte das gleiche Schicksal nicht auch die halbjährlich stattfindende Konferenz für Nachhaltigkeit Gronen treffen, für die ich als Gastgeber in Lissabon amtierte. Ich merkte schnell, dass es bisher kein geeignetes Tool für akademische Veranstaltungen gab – also wurde ich selbst aktiv. Hier kam mir meine Erfahrung als Gründer von digitalen Geschäftsmodellen zu Gute. Innerhalb kürzester Zeit wurde auf Basis einer bestehenden E-Learning-Plattform Scoocs entwickelt und umgesetzt.“

Scoocs (Smart Customizable Online Offline Conferences for Sustainability) steht für eine intelligente, konfigurierbare und digitale Veranstaltungsplattform, die zusätzlich das Thema Nachhaltigkeit von Beginn an integriert hat. Scoocs möchte es Veranstaltern, etwa aus der Wissenschaft, dem Messegeschäft, der Kommunikationsbranche aber auch der Wirtschaft und IT-Branche, ermöglichen, virtuelle und hybride Events jeder Art zu gestalten und ganz nebenbei ausführlich zu analysieren. Ganz gleich ob Online-Kurse mit 30 Personen oder virtuelle Konferenz mit 10.000 Teilnehmern – jede Veranstaltung kann individuell und einfach, ganz nach den eigenen Bedürfnissen und DSGVO-konform, umgesetzt werden.

Stärken von virtuellen und hybriden Events nutzen

Die Plattform Scoocs möchte ganz bewusst die Stärken von virtuellen und hybriden Events auch zukünftig nutzen. Der wohl offensichtlichste Vorteil ist natürlich, dass Menschen völlig ortsungebunden an der Veranstaltung teilnehmen können. Es entfallen Kosten für Anreise, Unterkunft und Verpflegung. Gleichzeitig sind virtuelle Events auch zeitsparender (keine langen Anreisen, Check-ins, etc.) und es wird weniger Personal für die Umsetzung benötigt. Neben den Referenten genügt meist ein IT-Admin, der im Hintergrund alles im Auge behält und bei Bedarf supporten kann. Deshalb werden sich virtuelle und hybride Events auch zukünftig weiter durchsetzen. Aus der Not heraus beschleunigt, zeigt sich hier ein Trend.

Der virtuelle oder hybride Event kann zudem um zahlreiche interaktive Elemente erweitert werden. Das Publikum hat so die Möglichkeit, etwa während oder auch bereits vor der Veranstaltung, Fragen und Anregungen zu teilen oder an Umfragen teilzunehmen und damit direkt auf die Inhalte des Events Einfluss zu nehmen. Bei vielen virtuellen Events ist ein solches Engagement des Publikums weitaus größer als bei vor-Ort-Veranstaltungen. Um die aktive Beteiligung zu steigern, gibt es zahlreiche Tools, die dann ohne großen Aufwand während oder nach der Veranstaltung einfach ausgewertet werden können und so wertvolle Daten für zukünftige Veranstaltungen liefern.

Auch können die Inhalte einer Online-Veranstaltung gleichzeitig – ohne Mehraufwand – aufgezeichnet werden und stehen Teilnehmenden und gegebenenfalls auch der Öffentlichkeit nach dem Event noch weiter zur Verfügung.

Technologie nutzen, um Menschen zusammenzuführen

Die Technologie ermöglicht es, wertvolle persönliche Begegnungen und dadurch ein Zugehörigkeitsgefühl unter den Online-Teilnehmenden zu schaffen. Bei Scoocs gibt es beispielsweise eine Vielzahl von Netzwerkmöglichkeiten, wie Chaträume, Soziale Medien oder private Video-Meetings. Dadurch ist der persönliche Austausch sowohl unter den Teilnehmern als auch mit den Referenten und Veranstaltern jederzeit möglich. So wird aus der digitalen Veranstaltung eine virtuelle Community, die optimal vernetzt miteinander agiert und sich zu den Inhalten austauscht.

Wichtig zu erwähnen sind die drei Ebenen des Networking: Erstens, der zufällige Austausch durch Treffen in Workshop-Räumen oder dem Matchroulette. Zweitens, das proaktive Networking von Teilnehmern, ermöglicht durch Tags und Algorithmen, die interessante Personen vorschlagen. Und drittens, das kuratierte Networking, welches Veranstaltern ermöglicht, zum Beispiel an „Runden Tischen“, Teilnehmer zu bestimmten Themen zusammenzubringen oder automatische Speeddating Runden durchzuführen, in dem Teilnehmer auf Basis von frei wählbaren Merkmalen automatisch hintereinander weg andere Teilnehmer kennenlernen.

IT-Voraussetzungen für virtuelle Veranstaltungen

Verschiedene Anbieter bedeuten auch unterschiedlichste Anforderungen an die IT. Am einfachsten ist es, webbasierte Plattformen im Unternehmen zu implementieren. Dafür müssen kaum IT-Voraussetzungen beim Veranstalter und den Teilnehmenden erfüllt sein. Je nach Firmennetzwerk und Einstellung der Firewall müssen gegebenenfalls höchstens Ports freigeschaltet werden. Die Teilnehmenden können sich dann ganz einfach über einen vorher zugesandten Link und ihren bei der Registrierung angegebenen Log-In Daten einwählen.

Bei der Auswahl der Plattform für digitale oder hybride Events sollte außerdem darauf geachtet werden, dass sie DSGVO-konform ist. Zahlreiche Unternehmens-IT-Richtlinien gestatten es nicht, auf Software oder Online-Plattformen zurückzugreifen, die nicht der Datenschutzgrundverordnung entsprechen.

Analysieren und beraten

Bei Online-Veranstaltungen können Besucherdaten besser analysiert werden als bei einer klassischen Vor-Ort-Veranstaltung. „Wege“ werden besser nachvollzogen, sowie auch die Aufenthaltszeit der Teilnehmenden bei einzelnen Programmpunkten oder Ständen sind exakt messbar. Die Organisatoren haben die Möglichkeit, die Daten ihrer Veranstaltung über das Backend in Echtzeit zu überprüfen, zu analysieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Klicks und das Verhalten der Nutzer werden live nachvollzogen und ermöglichen sofortige Entscheidungen oder Änderungen für alle Events oder Stände – natürlich alles DSGVO-konform. Während der Veranstaltung ist über das Helpdesk immer ein Ansprechpartner erreichbar, um schnelle Hilfestellung zu leisten. Über das Backend können Veranstalter zudem ihre komplette Veranstaltung verwalten: Teilnehmende hinzufügen, Rollen neu vergeben, Bühnen und Vorträge anlegen und bearbeiten – all das ist übersichtlich und mit wenigen Klicks möglich.

Fazit

Die Corona-Situation zeigt: Die Veranstaltungsbranche nutzt die Krise, um den aktuellen Status quo zu überdenken und mutig nach Alternativen zu suchen. Das bedeutet auch, dass zukünftig Marketer und Veranstalter mit den hauseigenen IT-Beauftragten oder Unternehmen aus dem IT-Bereich stärker zusammenarbeiten müssen, um ihre Inhalte mit ihrem Publikum teilen zu können. Die Entwicklung im Bereich digitaler und hybrider Veranstaltungen ist noch nicht zu Ende.

Über den Autor

Dr. René Bohnsack, CEO und Gründer Scoocs; außerdem ist er als Professor für Strategie und Innovation an der Católica-Lisbon tätig.

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