Mit passgenauen Event-Plattformen zum Erfolg Darauf kommt es bei virtuellen Veranstaltungen an

Digitale und hybride Veranstaltungen haben sich in zahlreichen Unternehmen fest etabliert und werden langfristig zum Alltag der Business-Kultur gehören. Um die Events hochwertig, datenschutzkonform und sicher umzusetzen, bauen viele Unternehmen hauseigene digitale Event-Plattformen auf. Bei der Einführung einer Enterprise-Event-Plattform sind jedoch einige Punkte zu beachten.

Weiterbildungen, Kunden-Events, Hauptversammlungen und Townhall-Meetings sind jeweils unterschiedliche Event-Formate mit je eigenen technischen Anforderungen. Im Rahmen ihrer umfassenden Digitalisierungsstrategien ist es für Unternehmen oft sinnvoll, eine eigene cloudbasierte, modulare Event-Plattform aufzubauen und dort möglichst viele dieser Veranstaltungsformate zu bündeln. So kann die IT die nötigen Sicherheits- und Datenschutzstandards gewährleisten, die Events hochwertig im eigenen Corporate Branding umsetzen und nahtlos in die bestehende digitale Infrastruktur des Unternehmens integrieren.

Erfolgsfaktor User Experience

Mitentscheidend für den Erfolg einer virtuellen Event-Plattform ist die interaktive User Journey. Von der Pre-Event-Phase mit Einladung, Anmeldung und Programmvorschau über die Live-Veranstaltung mit gegebenenfalls mehreren parallelen Streams und zahlreichen Interaktionsmöglichkeiten bis hin zur Nachbereitung mit Aufzeichnungen von der Veranstaltung und individuell konfigurierbaren Follow-Up-Kontakten, werden die Nutzer durch die Veranstaltung geleitet. Die User Experience ist dabei nicht nur aus Sicht der Teilnehmenden zu betrachten, sondern sollte auch für Vortragende und die jeweiligen Organisationsteams der Veranstaltungen optimal sein.

Ein in die Event-Plattform integriertes browserbasiertes Livestreaming-Studio ermöglicht eine komfortable Steuerung digitaler Veranstaltungen. An dem virtuellen Regie-Platz können Operators Speaker auf die Bühne holen, Onscreen-Titel einblenden, Präsentationen steuern, vorproduzierte Filmpassagen starten sowie Q&A- und Umfrage-Sessions managen.

Vor der Umsetzung der ersten Events steht jedoch die Einrichtung der Event-Plattform sowie die Definition maßgeschneiderter Designs, die in der Event-Plattform hinterlegt werden. Die Design Grids sollten dabei dem Corporate Design umfassend entsprechen. Nur das Logo hochzuladen und ansonsten Standarddesigns der Plattform zu nutzen, macht keinen hochwertigen Eindruck.

Produktionsniveau von TV-Shows

Viele Unternehmens-Events haben inzwischen bereits das Produktionsniveau von TV-Shows erreicht, sind dabei aber nicht eindimensional vom Sender auf den Empfänger gerichtet, sondern setzen heute tatsächlich jene interaktiven Konzepte um, die im Internet-Hype um die Jahrtausendwende als visionäre Zukunft des Fernsehens galten.

Wie viel Raum der Interaktion dabei eingeräumt wird, entscheiden die Veranstalter im Einzelfall für jedes einzelne Event neu – immer abhängig von dem geplanten Event-Format und der jeweiligen Zielgruppe. Nicht alle Funktionen werden bei verschiedenen Veranstaltungsarten benötigt. Wichtig ist, dass die virtuelle Plattform durch einen modularen Aufbau flexibel verschiedene Formate ermöglicht.

Zahlreiche interaktive Elemente

Längst üblich sind zum Beispiel Fragen aus dem Publikum, die den Vortragenden direkt zugespielt oder vorab durch ein Redaktionsteam bearbeitet werden, Zuschaltungen von Veranstaltungsteilnehmern auf die Bühne, gegebenenfalls mit Vorab-Briefing in einem virtuellen Studio, oder Diskussionsrunden, in denen die Teilnehmenden an verschiedenen Orten sind. Ein Chat-Kanal, auch Emotional-Chat genannt, ermöglicht direkte Reaktionen des Publikums, die sofort für alle sichtbar sind. Live-Umfragen sorgen für Stimmungsbilder oder inhaltlichen Input. Breakout-Sessions und gezielte 1:1-Networking-Situationen involvieren die Teilnehmenden in besonderer Weise. Matching-Tools helfen mit Hilfe von Algorithmen passende Personen einander zuzuordnen und so gewinnbringende Gespräche zu ermöglichen.

Interaktive Elemente werten eine Veranstaltung stark auf. Sie sollten jedoch nicht irgendwo in der Benutzeroberfläche versteckt sein, sondern als dramaturgischer Teil des Veranstaltungsprogramms im passenden Moment anmoderiert werden. Erst so entsteht das Event als gemeinsames Live-Erlebnis.

Plattform als Element einer Event-Strategie

Im Idealfall wird eine Event-Plattform von mehreren Abteilungen im Unternehmen genutzt. Teams aus Marketing, Vertrieb, Personalabteilung und Investor Relations setzen die Veranstaltungsplattform jeweils ein, um mit ihren Stakeholdern (Mitarbeiter, Kunden, Partner) zu kommunizieren oder neue Leads zu gewinnen. Das Backend muss deshalb möglichst einfach und intuitiv zu bedienen sein. Ein in der Anwendung geschultes Event-Team kann eine skalierbare Event-Strategie für das gesamte Unternehmen entwickeln und umsetzen.

Je nach Ziel und Zielgruppe, können dabei sogar neue zusätzliche Geschäftsmodelle entstehen, beispielsweise wenn Fachverlage relevante Branchen-Veranstaltungen oder Weiterbildungen mit Bezahlfunktion anbieten. Der Event-Strategie sind kaum Grenzen gesetzt. Die zukünftige Weiterentwicklung sollte bei der Auswahl einer passenden Plattform mitbedacht werden, auch wenn zunächst lediglich einfachere Standardformate im Unternehmensalltag umgesetzt werden.

Event-Plattform als Mediathek

Aufzeichnungen von Veranstaltungen ermöglichen den Teilnehmern Verpasstes nachzuholen und Inhalte dann zu konsumieren, wann es individuell in die Zeitplanung passt. Über das einzelne Event hinaus lassen sich Veranstaltungsinhalte zu einem Archiv oder einer Mediathek ausbauen, neu sortieren und wiederveröffentlichen. Die langfristige Verwertung der gesammelten Inhalte gehört deshalb wie die Vorbereitung und Umsetzung der Veranstaltungen zu einer umfassenden Event-Strategie und sollte von der Plattform unterstützt werden.

Einbindung in bestehende IT-Infrastruktur

Damit die Event-Plattform keine Insel-Lösung darstellt und optimal zur Leadgenerierung, für Mitarbeiter-Versammlungen und andere Use Cases genutzt werden kann, sind individuelle Schnittstellen zu den bestehenden Systemen, wie beispielsweise dem CRM-System empfehlenswert. Die Daten aus der Plattform fließen dann nahtlos in z.B. Salesforce- bzw. SAP-Systeme ein und umgekehrt.

Fortgeschrittene Event-Plattformen stellen sämtliche Funktionalitäten als reine SaaS-Lösung zur Verfügung. Dabei sollte sichergestellt sein, dass die Plattform auch unter der eigenen Webadresse betrieben werden kann, zum Beispiel als Subdomain der Unternehmenspräsenz oder unter einer eigenen Domain für die Veranstaltung.

Fazit: Weitere Entwicklung absehbar

In dieser Form ist eine Event-Plattform skalierbar, kann um neue Module erweitert werden und zukünftige Entwicklungen antizipieren. Denn die Evolution der Formate für Online- und Hybrid-Events ist im vollen Gange. Zahlreiche neue Entwicklungen sind absehbar. Unternehmen, die sie schnell in ihre interne und externe Kommunikation integrieren und dem eigenen Publikum als erstes präsentieren können, werden am stärksten vom zu erwartenden Wow-Effekt profitieren.

Über die Autorin

Rosie Schuster ist Gründerin und Geschäftsführerin des Online-Event-Dienstleister Techcast in München. Das Unternehmen hat eine modulare White-Label-Event-Plattform entwickelt und unterstützt mit Beratung und Produktions-Services für hochwertige Online- und Hybrid-Events.

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