Intelligente digitale Ökosysteme für das Handwerk Adlon digitalisiert den Mittelstand

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Die Digitalisierung betrifft längst nicht mehr nur klassische Schreibtischjobs. Ein Beispiel hierfür ist das Gartenbauunternehmen Haas Galabau. Der Mittelständler wird von dem IT-Dienstleister Adlon Intelligent Solutions mit maßgeschneiderten Lösungen versorgt.

In vielen Handwerksbetrieben existieren zwei Welten: die Mitarbeiter im Büro und die Mitarbeiter auf Baustellen. Für beide gilt es, einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen. Der IT-Dienstleister Adlon Intelligent Solutions plant, entwirft und betreut den Digital Workplace mittelständischer Unternehmen mit dem Ziel, diese mit IT nachhaltig zu stärken und intelligente, digitale Lösungen zu schaffen. So kann nun auch Haas Galabau als „grüner Digitalpionier“ nicht nur seine Prozesse effizienter gestalten, sondern sich gleichzeitig als visionärer Arbeitgeber im Handwerk positionieren. Wie die Digitalisierung im Handwerk konkret gelingen kann, zeigen die drei Lösungen, die Adlon für Haas Galabau entwickelt hat.

Einführung einer Cloud-Infrastruktur

Eine moderne Infrastruktur zu schaffen, die den Mitarbeitern im Unternehmen die richtigen Tools an die Hand gibt, lautete das Ziel des Handwerkbetriebs. Täglich wiederkehrende Abläufe sollten automatisiert, komplexe Aufgaben vereinfacht und Medienbrüche vermieden werden. Die geeignete Infrastruktur schaffte Adlon mit einem vollumfänglichen Umzug in die Cloud. Um dies zu realisieren, erstellte Adlon ein Grobkonzept für die Einführung von Office 365. Darüber hinaus entstand ein Digitalisierungsgremium, in dem Haas und Adlon sich regelmäßig über sinnvolle Digitalisierungsansätze austauschen.

„Eine leistungsstarke IT-Infrastruktur ist die Basis für effiziente Prozesse. Gleichzeitig sind bei 90 Mitarbeitern eigene Server wirtschaftlich nicht sinnvoll. Deshalb ist die Cloud in Kombinationen mit professionellen Dienstleistern für uns die optimale Lösung“, sagt Geschäftsführer Florian Haas. Im neu geschaffenen digitalen Ökosystem kommen Schritt für Schritt neue Applikationen und Funktionen zum Einsatz – eine Lösung, die den Mitarbeiter ins Zentrum stellt, seine Arbeitsweise und Prozesse betrachtet und es ermöglicht, auch von unterwegs gemeinsam an Projekten zu arbeiten und zeitgemäß zu kommunizieren. Die Automatisierung einzelner Prozesse macht Projekte und die Zusammenarbeit produktiver und smarter. Kommunikationstools fördern die Vernetzung unter den Kollegen und erleichtern es, Wissen zu teilen. Die „Managed Security by Adlon“ überwacht die Infrastruktur und reagiert bei Sicherheitsvorfällen.

Onlineshop für Baustellenmaterial

Aufgrund der Fehleranfälligkeit der manuellen Materialentnahme aus dem Lager wurden drei unterschiedliche Rollen definiert – Lagerist, Vorarbeiter/Bauleiter und Verwaltung – und entsprechende User-Storys erstellt, welche deren Prozesse genauestens beschreiben. Auf dieser Basis entstanden zwei Apps: Eine App für den Lageristen, die es ermöglicht, Bestellvorgänge nachzuvollziehen und Lagerbewegungen zu kontrollieren. Die zweite App ermöglicht dem Vorarbeiter oder Bauleiter, Material für die Baustelle wie in einem Onlineshop zu bestellen.

Die Entnahme wird dadurch transparent und Materialien können zuverlässig erfasst werden. Diese verbesserten Vorgänge führen zu einem schnellen „Return on Investment“.

Managed Workplace

Je mehr digitale Lösungen eingesetzt werden, desto wichtiger ist es, den Überblick zu bewahren und die Funktionalität aller Prozesse sicherzustellen. Dies ermöglicht der „Managed Workplace“. Adlon unterstützt Haas dabei in zwei Bereichen. Zum einen, mit einem IT-Service-Desk, zum anderem mit einem Patch-Management in zwei Klassen: manuell und automatisiert. Über ein Ticketsystem lassen sich Anfragen bearbeiten und Störungen lösen. Zudem steht ein IT-Support für Administratoren, Koordinatoren und definierte IT-User bereit. Das Incident-Management wird über drei Stufen komplett abgedeckt: Frontend-Support (1st Level), Backend-Support (2nd Level) und Consulting (3rd Level). Die Durchführung des Patch-Managements, d.h. Einspielen von Microsoft-Security-Patches, erfolgt einmal im Monat gemäß Maschinenklassifizierung. Sobald z.B. ein Flow ausfällt, eine Funktion ergänzt werden muss oder eine Wartung ansteht, übernimmt Adlon. Auf diese Weise kamen Schritt für Schritt neue IT-Lösungen und smarte Helfer zum Einsatz: von der digitalen Personalakte über eine digitale Mängelerfassung bis hin zum Intranet „Haasenstall“.

Florian Haas: „Unsere Vision und unser Leitbild ist es, richtungsweisend in allen Bereichen zu sein, d.h. sowohl im Bereich Dienstleistung und Qualität für unsere Kunden als auch in Hinblick darauf, was wir unseren Mitarbeitern bieten und wie wir den Umgang miteinander gestalten. Um das alles zu erreichen, braucht man eine entsprechende IT, die uns unterstützt.“

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