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Mit my-IAM TeamSpace das Teams-Management erweitern Vorlagen für Microsoft Teams sinnvoll einsetzen?

Von Thomas Joos

Teams-Vorlagen sind ein ideales Werkzeug für Administratoren, die regelmäßig neue Teams in Microsoft Teams erstellen müssen und dabei viele Einstellungen automatisieren wollen. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und der Aufwand beim Erstellen von neuen Teams reduzieren.

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my-IAM TeamSpace von der FirstAttribute AG erweitert die Möglichkeiten der Bordmittel bei der Erstellung und Administration von Teams in Microsoft Teams deutlich.
my-IAM TeamSpace von der FirstAttribute AG erweitert die Möglichkeiten der Bordmittel bei der Erstellung und Administration von Teams in Microsoft Teams deutlich.
(Bild: Joos / FirstAttribute AG)

Teams-Vorlagen ermöglichen es Admins, viele Einstellungen von neuen Teams automatisiert vorzugeben. Auch Apps, Kanäle und verschiedene Funktionen in den Teams können mit Vorlagen automatisch gesteuert werden. Mit Vorlagen kann die Erstellung von Teams auch delegiert werden.

So können Admins zentrale Einstellungen vorgeben und Benutzer mit den Berechtigungen, Teams anzulegen, können die Vorlagen nutzen, um Teams so zu erstellen, dass diese den Vorgaben entsprechen. Die Vorlagen ermöglichen vor allem das Erstellen von Kanälen, das Hinzufügen von Apps und das Definieren von Registerkarten für neue Teams.

Typische Probleme mit Microsoft Teams kennen und beheben

Bei der Verwendung von Microsoft Teams gibt es in Unternehmen oft ähnliche Herausforderungen. Entweder übernimmt die IT-Abteilung die Erstellung von Teams und wird dadurch zusätzlich belastet, oder Abteilungen legen selbst Teams an. Das resultiert aber oft in noch mehr Problemen, da schnell ein Wildwuchs an Teams entsteht, von denen viele zum Teil gar nicht benötigt werden. Folge: die IT verliert die Kontrolle über das System und hat danach noch mehr Arbeit, die Infrastruktur wieder auf einen stabilen Stand zu bringen.

Erstellen Anwender und Abteilungen selbst Teams sind weitere Konsequenzen unterschiedliche Namenskriterien und Bezeichnungen, die keinerlei Überblick ermöglich, Teams werden oft doppelt und dreifach erstellt, sodass viele Anwender nicht mehr wissen in welche Teams sie Informationen stellen sollen. Dazu kommen Zugriffe auf sensible Daten ohne Kontrolle durch die IT und verwaiste Teams, die niemand mehr nutzt, aber Speicherplatz, Kosten und die Übersicht weiter verschlechtern. Bei der Verwaltung findet so die Compliance häufig ebenfalls keine Anwendung, weil sich viele Anwender nicht damit auseinandersetzen. Auch eine Nachvollziehbarkeit ist nicht gegeben.

Mit den kostenlosen Teams-Vorlagen lassen sich einige dieser Probleme lösen, aber längst nicht alle. Wir zeigen in diesem Beitrag auch noch weitere Möglichkeiten über das Drittanbieter-Tool my-IAM TeamSpace, das sich eng mit Teams verbindet, in die Teams-Oberfläche integriert ist und die Möglichkeiten von Teams und den Teams-Vorlagen deutlich erweitert.

Teams für bestimmte Szenarien vordefinieren

Mit den Vorlagen können Sie Teams für bestimmte Szenarien vorbereiten. Dabei kann es sich um Personalverwaltung, Marketing, Projektverwaltung oder Event-Management handeln. Admins können die vorgefertigten Vorlagen von Microsoft für Teams nutzen, aber auch eigene Vorlagen erstellen. Zentrum für die Vorlagen ist das Microsoft Teams Admin Center.

Hier sind die Vorlagen über "Teams\Teamsvorlagen" zu finden. Über "Hinzufügen" lassen sich eigene Vorlagen hinterlegen und Einstellungen vorgeben. Über einen Assistenten können eigene Anpassungen vorgenommen und automatisch Apps in neue Teams eingebunden werden. Die Vorlagen von Microsoft lassen sich nicht bearbeiten. Das ist aber auch nicht notwendig. Beim Erstellen von neuen Vorlagen lassen sich die Vorlagen von Microsoft nutzen und auf dieser Basis eigene Vorlagen erstellen.

Teams mit Vorlagen erstellen

Nach dem Erstellen von Vorlagen können Benutzer in Microsoft 365 neue Teams erstellen und auf diese Vorlagen zugreifen. Die Vorlagen helfen daher dabei, Teams so zu erstellen, dass sie den Anforderungen der Benutzer entsprechen, gleichzeitig aber auch so konfiguriert sind, wie es im Unternehmen zentral vorgegeben wird. Die Möglichkeiten von Team-Vorlagen und deren Verwendung zeigt Microsoft in der Dokumentation auf der Seite "Erstellen einer benutzerdefinierten Teamvorlage in Microsoft Teams".

Die Grenzen von Teams-Vorlagen

Die Vorlagen für das Erstellen von neuen Teams ermöglichen das Definieren von Einstellungen für neue Ziele. Allerdings bieten Vorlagen weder Automatismen, noch gibt es die Möglichkeit in den Teams automatisiert spezielle Funktionen zu implementieren.

Vorlagen können ausschließlich nur Vorgaben für das Erstellen von Standardteams definieren. Geht es um das Digitalisieren von Geschäftsprozessen, ist Microsoft Teams eine wichtige Basis, bietet allerdings nur begrenzte Möglichkeiten, über die Vorlagen Einfluss auf die verschiedenen Funktionen zu nehmen.

Sollen für Abteilungen oder für komplette Unternehmen gesamte Prozesse digitalisiert werden, können Zusatzlösungen wie my-IAM TeamSpace helfen. TeamSpace geht über die Möglichkeiten von Microsoft Teams hinaus, arbeitet aber direkt mit Microsoft Teams zusammen und integriert sich auch in die Teams-Oberfläche.

Dadurch können Unternehmen zum Beispiel über Teams-Vorlagen Vorgaben für neue Teams machen und gleichzeitig die Grenzen von Teams sprengen, indem Benutzer im Unternehmen zahlreiche Aufgaben zur Automatisierung und für die Digitalisierung über TeamSpace selbst erledigen.

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TeamSpace erweitert den „Vorlagen“-Gedanken

My-IAM TeamSpace erweitert die Möglichkeiten der Vorlagen in Teams und ergänzt diese um weitere Aspekte. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, Teams nach einer bestimmten Zeit automatisch zu löschen, oder die Sicherheitseinstellungen von Teams einfacher per Schieberegler zu definieren. Über die Regler können berechtigte Anwender auf Basis der Vorgaben der IT-Abteilung eigene Teams anlegen und dabei auf eine einfachere Oberfläche zurückgreifen.

Dennoch behält die IT-Abteilung die Kontrolle über die Teams, in dem sie, zusammen mit Teams-Vorlagen, einen rahmen vorgibt, in dem Benutzer und Abteilungen Einstellungen für eigene Teams vorgeben können. Dabei lassen sich auch Genehmigungsszenarien umsetzen und verschiedene Einstellungen vorgeben. TeamSpace ergänzt die Möglichkeiten von Teams-Vorlagen und geht deutlich über deren Möglichkeiten hinaus.

Mit TeamSpace die Möglichkeiten von Vorlagen erweitern

Microsoft Teams sorgt für eine optimale Kommunikation und Zusammenarbeit von mobilen Anwendern, Mitarbeitern im Homeoffice und Usern im Unternehmen. Zusammen mit Teams-Vorlagen kann my-IAM TeamSpace dafür sorgen, dass Teams-Zugriffe kontrollierter stattfinden und die Verwaltung effektiv und zuverlässig zwischen IT-Abteilung und Fachabteilungen delegiert wird. Dazu gehören auch Genehmigungs-Workflows für die Erstellung von Teams und eine einheitliche Oberfläche zur Teams-Erstellung. Diese wichtigen Faktoren sind mit Teams-Vorlagen alleine und mit den Bordmitteln in Teams nicht möglich.

So ergänzt TeamSpace die Verwaltungsmöglichkeiten MS Teams

Bei der Verwendung von TeamSpace können Admins weiter mit den Standardbordmitteln die Teams verwalten. Das Microsoft Teams Admin Center funktioniert genauso wie zuvor. Parallel können Admins und Anwender aber auch mit der einfacheren Oberfläche von TeamSpace arbeiten, die direkt in den Teams-Client integriert wird. Hier lassen sich Einstellungen vorgeben und vereinfachen. Im Hintergrund findet eine Synchronisierung zwischen TeamSpace und Azure AD sowie Microsoft 365 statt, sodass die Daten immer konsistent bleiben. Die wichtigsten Unterschiede beim Einsatz von TeamSpace parallel zu Teams-Vorlagen und den Standardmöglichkeiten von Teams sind:

  • Namenskonventionen
  • Sicherheitsregler, über die sich Sicherheitsoptionen definieren lassen
  • Sichtbarkeitsregler
  • Genehmigungsworkflows
  • Flexiblere Gastzugriffe
  • Flexible Lebensdauer von Teams

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