Meeting Collaboration Marke Microsoft

Vistas „Windows-Teamarbeit“ im Einsatz

20.04.2007 | Autor / Redakteur: Markus Widl / Andreas Donner

Mit Windows Vista verteilt Microsoft den deutlich erweiterten Nachfolger von NetMeeting. Die Anwendung trägt den sprechenden Namen „Windows-Teamarbeit“ und unterstützt bei Sitzungen und Präsentationen im kleinen Kreis. IP-Insider stellt das Tool sowie dessen Konfiguration in Unternehmensnetzwerken vor.

Microsofts neues Tool „Windows-Teamarbeit“ zur Zusammenarbeit während Besprechungen unterstützt den Anwender vor allem bei folgenden Punkten:

Gemeinsamer Dateiaustausch, etwa zur Verteilung der Agenda, dem Besprechungsprotokoll oder von Präsentationsdateien

Gemeinsames Bearbeiten von Dateien sowie die Anwendung- und Desktopfreigabe, sodass alle Besprechungsteilnehmer den gleichen Bildschirminhalt sehen, was sich auch für Präsentationen ohne Beamer eignet, sofern jeder seinen eigenen Computer hat. Alternativ kann die Freigabe auch an einen Netzwerkbeamer gesendet werden.

Anwender können Sitzungen planen und dazu einladen. Über ein Zugangspasswort kann sichergestellt werden, dass nur gewünschte Personen an den virtuellen Besprechungen teilnehmen.

Auf der anderen Seite kann der Administrator Windows-Teamarbeit über Gruppenrichtlinien detailliert konfigurieren, was die Deaktivierung und die Blockierung einzelner Funktionen einschließt.

Im Folgenden werden die einzelnen Punkte näher erläutert.

Die Benutzersicht – Windows-Teamarbeit anwenden

Direkt nach dem Start von Windows-Teamarbeit kann der Anwender entweder einer virtuellen Besprechung (Meeting) beitreten oder ein neues Meeting eröffnen. Im letzteren Fall wählt der Anwender einen aussagekräftigen Namen oder überschreibt den Vorschlag, der aus Benutzername und Uhrzeit besteht. Außerdem muss er zwingend ein Kennwort vergeben. Allerdings kann er später angeben, dass dieses von den Meeting-Teilnehmern beim Beitreten nicht eingegeben werden muss.

Unter „Optionen“ lässt sich noch einstellen, ob das Meeting bei anderen Personen automatisch über Windows-Teamarbeit sichtbar sein soll, damit diese daran teilnehmen können. Wird das Meeting veröffentlicht, werden alle Benutzer im aktuellen Subnet dieses über Windows-Teamarbeit finden können.

Die Alternative zu dieser allgemeinen Veröffentlichung des Meetings liegt in der gezielten Einladung von Personen. Die gewünschten Personen wählt der Anwender über „Andere Benutzer einladen“ aus, wobei die Vista-Kontaktverwaltung verwendet wird. Auf dem entsprechenden Fenster (siehe Abbildung 1) legt der Anwender fest, ob die Teilnehmer das Kennwort eingeben müssen. Außerdem lässt sich dort eine Einladungsdatei erstellen, die dann über Instant Messaging oder per Mail an die Teilnehmer geschickt werden kann, um ihnen das Aufsuchen des Meetings zu erleichtern.

Bei der direkten Einladung ohne Datei werden die zukünftigen Teilnehmer über „Personen in meiner Umgebung“ benachrichtigt. Auch dabei handelt es sich um ein neues Tool in Windows Vista. Es dient derzeit für Windows-Teamarbeit zum Empfangen von Einladungsnachrichten. Es listet andere Benutzer im gleichen Subnet und wird zukünftig auch von anderen Programmen eingesetzt.

Dateien freigeben und verteilen

Während nun die Teilnehmer nach und nach den virtuellen Meetingraum betreten, kann der Organisator bereits „Handzettel“ zum Meeting hinzufügen. Dies entspricht der Freigabe einzelner Dateien, wobei jede Datei temporär auf die Teilnehmerrechner kopiert wird. Alle Teilnehmer können daraufhin diese Dateien ändern, woraufhin auch die Änderungen an alle weitergeleitet werden. Die Ursprungsdatei bleibt dagegen unverändert, da die Freigabe und das Ändern ausschließlich im virtuellen Meetingraum angewandt werden. Über „Meeting/Handzettel speichern“ können die Teilnehmer die freigegebenen Dateien zur weiteren Verwendung nach dem Meeting in einen beliebigen Ordner speichern. Nicht nur der Organisator kann Dateien freigeben, sondern alle Teilnehmer.

Gemeinsame Verwendung von Handzetteln

Ein Klick der rechten Maustaste auf einen der Handzettel öffnet ein Kontextmenü, über das der Anwender den Befehl „Im Meeting gemeinsam verwenden“ wählen kann. Daraufhin wird die Datei geöffnet und das entsprechende Applikationsfenster an alle Teilnehmer übertragen, sodass diese der Bearbeitung oder auch der Präsentation folgen können. Der Anwender kann die Steuerung auch an einen anderen Teilnehmer übergeben, indem er die gewünschte Person über die am oberen Bildschirmrand eingeblendete Steuerungsleiste auswählt („Steuerung übergeben“, siehe Abbildung 3).

Programme und den Desktop gemeinsam verwenden

Ein ähnliches Verhalten erreicht der Anwender über den Link „Ein Programm oder den Desktop gemeinsam verwenden“. Darüber erscheint eine Liste sämtlicher aktuell auf dem Rechner gestarteter Anwendungen. Diese können einzeln zur gemeinsamen Verwendung wie oben beschrieben freigegeben werden. Neben den einzelnen Anwendungen kann dies auch für den gesamten Desktop erfolgen. Außerdem kann eine andere beliebige Datei ausgewählt und mit ihr die zugehörige Applikation freigegeben werden, ohne sie vorher als Handzettel zu verteilen.

Nachrichtenprojektoren ansteuern

Über die bereits angesprochene Steuerungsleiste am oberen Bildschirmrand kann während einer Freigabesitzung zusätzlich auch die Übertragung auch an einen Netzwerkprojektor erfolgen. Diese Projektoren verfügen über einen Netzwerkanschluss. Nach Auswahl der entsprechenden Option muss der Anwender die Netzwerkadresse des Projektors angeben oder kann versuchen, ihn automatisch auffinden zu lassen.

Die Administrationssicht – Windows-Teamarbeit konfigurieren

Sicherheitsbewusste Administratoren sind vielleicht bezüglich der Freigabe von Dateien und Anwendungen besorgt. Um dem entgegenzuwirken wird die komplette Kommunikation zwischen den Instanzen von Windows-Teamarbeit unter Verwendung von Transport Layer Security (TLS) 1.0 verschlüsselt. Außerdem kann die Nutzung des Programms im Ereignisprotokoll aufgezeichnet werden. Dieses Protokoll ist dann unter „Anwendungs- und Dienstprotokolle/Microsoft/Windows/MeetingSpace“ zu finden und enthält folgende Ereignisse:

  • Lokaler Anwender erstellt ein Meeting oder tritt einem bei
  • Eine andere Person tritt einem Meeting bei, das der lokale Anwender erstellt hat
  • Eine Präsentation wird gestartet oder beendet
  • Eine Datei wird freigegeben

Die entsprechende Konfiguration wird über Gruppenrichtlinien vorgenommen.

Konfiguration mit Gruppenrichtlinien

Über Gruppenrichtlinien können Administratoren folgende Einstellungen vornehmen:

  • Deaktivierung der Dateifreigabe – Dies erfordert jedoch die Deaktivierung des DFS Replication Service, was nicht in allen Umgebungen gewünscht ist. Die Einstellung wird in der Group Policy Management Console (GPMC) unter „Computer Configuration/Windows Settings/Security Settings/System Services/DFS Replication Disabled“ vorgenommen.
  • Auswahl der Dateitypen, die freigegeben werden dürfen – Konfiguration in der GPMC unter „User Configuration/Administration Templates/Windows Components/Attachment Manager“. Hierzu liefert http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=71529 weitere Informationen.
  • Aktivieren des oben angesprochenen Protokolls – Konfiguration in der GPMC unter „User bzw. Computer Configuration/Administration Templates/Windows Components/Windows Meeting Space/Turn on Windows Meeting Space auditing Enabled“.
  • Vollständige Deaktivierung von Windows-Teamarbeit – Konfiguration in der GPMC unter „User bzw. Computer Configuration/Administration Templates/Windows Components/Windows Meeting Space/Turn off Windows Meeting Space Enabled“.

Mit diesen Gruppenrichtlinien können Administratoren Windows-Teamarbeit sehr detailliert auch in großen Umgebungen konfigurieren.

Windows-Teamarbeit kostenlos in allen Vista-Editionen

Windows-Teamarbeit ist kostenlos in alle Vista-Editionen integriert. Allerdings sind Anwender von Vista Basic bei der Verwendung von Windows-Teamarbeit erheblich eingeschränkt, da diese an Meetings nur teilnehmen, aber nichts hinzufügen oder selbst freigeben können.

Microsoft arbeitet aber auch an einer ähnlichen Applikation , die derzeit unter dem Codenamen Tahiti geführt wird. Tahiti arbeitet auch unter Windows XP und lässt Meetings über das Internet zu, wobei Windows-Teamarbeit auf das lokale Netz beschränkt ist. Der Link zu Tahiti ist unten aufgeführt.

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