Neue Mitarbeiter optimal vorbereiten (Virtuelles) Onboarding trotz Krise

Autor / Redakteur: Ross Chippendale / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Neue Mitarbeiter in einer solch herausfordernden Zeit einstellen und onboarden? Ross Chippendale über die (technischen) Herausforderungen, denen er sich während der Pandemie bei Atlassian gegenübersah, und wie das Unternehmen sie meisterte.

Das Onboarding von neuen Mitarbeitern ist in Zeiten von Homeoffice und remote Work besonders herausfordernd – aber zu schaffen!
Das Onboarding von neuen Mitarbeitern ist in Zeiten von Homeoffice und remote Work besonders herausfordernd – aber zu schaffen!
(Bild: © anarkoooo@gmail.com - stock.adobe.com)

Innerhalb weniger Wochen waren im Frühjahr zahlreiche Arbeitnehmer weltweit gezwungen, ihr Büro – mit all seinen Vorzügen, wie einer vertrauten IT-Umgebung, dem Komfort eines eigenen Schreibtisches und dem persönlichen Kontakt zu Mitarbeitern – gegen das Heimbüro eintauschen. Dort mussten sie sich womöglich erst an den Esstisch als neuen Arbeitsplatz gewöhnen, mit einem langsameren Internet kämpfen und neue, digitale Tools kennenlernen.

Für Unternehmen ergaben sich durch diese Umstellung ebenfalls Herausforderungen an verschiedenen Fronten: Neben der Aufrechterhaltung sowohl des laufenden Betriebs als auch der Produktivität, Effizienz und Motivation der Mitarbeiter, entschieden sich einige Arbeitgeber dafür, trotz der vorherrschenden Krise neue Mitarbeiter einzustellen und auch weiterhin einzustellen. Vom Recruiting bis hin zum Onboarding: Für diese Prozesse mussten daher alternative Abläufe geschaffen und Technologien eingesetzt werden, um sie – ebenso wie die Arbeit selbst – aus der Ferne umsetzen zu können.

Viele Unternehmen kämpften mit der politisch, wirtschaftlich und sozial schwierigen Situation in dieser Zeit. Auch Atlassian musste einige Änderungen vornehmen, um auch während der ungewohnten Situation aus der Ferne optimal zu unterstützen. Überraschenderweise stellte sich die Situation weniger problematisch heraus als erwartet, da das Unternehmen über tausend Neuzugänge an Bord holen konnte. Dabei war es von entscheidender Bedeutung, dass jeder Mitarbeiter nicht nur über die richtige Software-Grundlage verfügt, sondern auch über ein geeignetes Heim-Setup sowie eine konsistente Nutzererfahrung. Diese Rahmenbedingungen sollten jedem Mitarbeiter garantieren, seiner Arbeit wie gewohnt nachkommen zu können. Doch welchen Einfluss hat eine solche Umstellung auf das Onboarding neuer Mitarbeiter? Wie wird sich dieser Prozess in Zukunft gestalten?

1x1 der Heimarbeit: Sicher und konsistent

Zwei Faktoren spielen hinsichtlich der IT eine große Rolle, wenn ein Großteil der Mitarbeiter remote arbeitet: Die Gewährleistung der Sicherheit auf der einen sowie einer konsistenten IT-Nutzung – bzw. der (Digital) Employee Experience – auf der anderen Seite.

Atlassian erkannte ein potenzielles Problemfeld im internen Netzwerk selbst und dessen Kapazitäten: Wie sollte das VPN mehr als 5.000 Verbindungen gleichzeitig stemmen können – vor allem, wenn diese Zahl aufgrund von Neueinstellungen wächst? Auch wenn ein Unternehmen davon ausgeht, dass sein Netzwerk im Grunde belastbar ist, so muss dieses trotz mehrerer tausend Verbindungen effektiv gegen cyberkriminelle Angriffe abgesichert werden. Um dem entgegenzuwirken, gilt es, eine Zero-Trust-Sicherheitsstrategie zu entwickeln und umfassend über sämtliche Geschäftsbereiche und die gesamte IT-Landschaft hinweg umzusetzen.

Während sich der Aufbau einer resilienten Infrastruktur als relativ einfach erweisen kann, so kann sich die Aufrechterhaltung einer konsistenten Employee Experience als wesentlich kniffliger herausstellen. Der moderne Mitarbeiter besteht darauf, dass sich die Arbeit im Heimbüro genauso anfühlt und gestaltet, als wäre er an seinem traditionellen Arbeitsplatz. Zwar hat sich flexibles Arbeiten in den letzten Monaten bewährt, jedoch steigt der Bedarf an der richtigen Ausstattung wie Bildschirmen, (ergonomische) Bürostühlen, Mäusen und Tastaturen. Da die meisten Büros in Zukunft lediglich zu etwa 50 Prozent ausgelastet sein werden, sollten die darin untergebrachten, eventuell zuvor genutzten Geräte an alle Tele-Mitarbeiter ausgehändigt werden, damit diese voll ausgestattet sind und wie gewohnt arbeiten können.

Onboarding in Zeiten von Remote Work

Bereits eine Woche nachdem COVID die Arbeitswelt erreicht und ins Homeoffice gedrängt hat, stellte Atlassian hundert neue Mitarbeiter ein – in der Woche darauf waren es 270. Bis heute nahm das Unternehmen über tausend Neueinstellungen vor. Gleichzeitig bedeutete dies jedoch auch, dass über tausend neue Mitarbeiter nicht nur mit Laptops und anderem Equipment versorgt werden, sondern einen Remote-Onboarding-Prozess durchlaufen mussten. Um letzteres zu gewährleisten, kreierte das Unternehmen unter anderem Einführungsvideos und Tutorials und schickte neue Mitarbeiter auf einen ‚virtuellen Rundgang‘ durch die IT-Landschaft sowie sämtliche Lösungen, die die Teams nutzen. Da bereits vor Corona ein Teil der Belegschaft in Vollzeit der Telearbeit nachging, profitierte das Unternehmen von den bestehenden Prozessen und verbesserte das Einstiegserlebnis weiter.

Eine neue Initiative, die Atlassian am 7. August ins Leben gerufen hat, kündigte eine neue Ära der Arbeit an: TEAM Anywhere vermittelt der Belegschaft, dass es in Zukunft nicht mehr notwendig sein wird, für die Arbeit in die Büros zurückzukehren – jeder Mitarbeiter kann frei wählen, wo und wie er am besten arbeitet – auch wenn das bedeutet, dass ein Mitarbeiter sich für permanentes Arbeiten von zu Hause entscheidet. Dadurch wird flexibles Arbeiten zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur. Die Etablierung einer solchen Mentalität ist wichtig, denn sie schafft für die Zukunft eine Grundlage für die langfristige Umsetzung moderner Arbeitsmodelle.

IT-Teams als agile Product Manager

Bereits vor der Pandemie präferierten Mitarbeiter verschiedene Tools und Herangehensweisen, um ihrer täglichen Arbeit nachzukommen. Auch jetzt, wo sich Remote Work immer weiter verbreitet, müssen IT-Teams gewährleisten können, dass jeder einen Zugang zur Technologie seines Vertrauens erhält – dies gilt für alteingesessene und neue Tele-Mitarbeiter gleichermaßen. Um diese zu ermitteln, eignet sich ein ‚Product-Management-Ansatz‘: Die Experten in der IT-Abteilung, deren primäre Sorge früher vornehmlich Implementierungsaufwand und -kosten waren, sollen so eine nutzerzentrierte Herangehensweise anstreben. Anstatt zu fragen, ob ein Projekt sich im Rahmen des vorgegebenen Budgets bewegt, gibt es nun Antworten auf Fragen zu finden wie „Was wollen meine Kollegen? Was brauchen sie, um ihre Arbeit zu erledigen? Wo liegen ihre größten Pain Points?” Dadurch können sie verhindern, dass sich Mitarbeiter aus Frust an ihre privaten Geräte und Software-Lösungen setzen, die von der IT-Abteilung nicht genehmigt wurden und somit ein erhöhtes Sicherheitsrisiko darstellen.

Der Einsatz agiler Methoden kann dem IT-Team dabei helfen, an ein Projekt heranzugehen. Dafür muss es aber über den Tellerrand blicken und in anderen Bereichen Ausschau halten nach Arbeitsmethoden, die sich von den herkömmlichen Praktiken vieler IT-Teams unterscheiden.

Angenommen ein Unternehmen plant eine Neuorientierung der IT-Infrastruktur, um sich verstärkt auf Remote Work auszurichten. Dafür braucht es nicht nur neue Technologien, die diese Strategie unterstützen, sondern auch Teams, die bereits agil arbeiten. Denn letztendlich sollten IT-Teams von den Neuerungen profitieren und eine Nutzererfahrung schaffen, die das Arbeiten in Teams fördert. Wenn die IT-Landschaft aus einer Legacy-Architektur besteht, dann müssen die verantwortlichen Teams agil genug vorgehen können, um moderne Tools nicht nur zu implementieren, sondern auch effektiv und langfristig aufrechtzuerhalten.

Fazit

Trotz herrschender Krisensituation ist es für Unternehmen möglich, neue Mitarbeiter einzustellen und ihnen einen einfachen, überzeugenden Onboarding-Prozess zu bieten – und das alles remote. Arbeitgeber müssen auch die neuen Mitarbeiter in ihren Heimbüros mit der richtigen Technologie – sowohl in Form von Geräten und Zubehör als auch Software – versorgen. Laut einer aktuellen Studie von Atlassian sind sich 58 Prozent der weltweit befragten Arbeitnehmer sicher, dass ihr Arbeitgeber bessere Tools zur Verfügung stellen müsste, damit jeder Mitarbeiter effektiver remote arbeiten kann. Außerdem gilt es, die Homeoffice-Umgebung so sicher und konsistent wie möglich zu gestalten.

Ein gutes, virtuelles Onboarding gelingt vor allem dann, wenn man sich die Lösungen zunutze macht, die einem zur Verfügung stehen: Einführungsvideos und der Zugang zu reichlich digitalen Ressourcen erleichtert es neuen Mitarbeitern, sich sowohl im Unternehmen selbst als auch in dessen IT-Landschaft zurechtzufinden – auch wenn sie das Team noch nie persönlich gesehen haben. Für eine erfolgreiche Umsetzung gilt es, den Anforderungen der Endnutzer eine hohe Priorität zukommen zu lassen. Dies bedeutet oftmals, dass man Arbeitsmethoden und -praktiken etablieren muss, die sich von traditionellen Arbeitsweisen unterscheiden.

Ross Chippendale.
Ross Chippendale.
(Bild: Atlassian)

Über den Autor

Ross Chippendale ist Head of Workplace Technology bei Atlassian, einem australischen Softwareunternehmen, dessen Ziel es ist, Teams jeder Größe dabei zu helfen, ihre Visionen zu verwirklichen und ihre Arbeit zu erledigen. Ross ist seit über 15 Jahren in der IT-Infrastruktur tätig und bekleidete IT-Management-Funktionen für Unternehmen wie die Macquarie Group, möchte aber insgeheim wieder ein Tekkie sein.

(ID:47030861)