Bessere Auswertungen, Benutzeranalyse, Speichernutzung Versteckte Features in Office 365 entdecken

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Florian Karlstetter

Unternehmen, die auf Office 365 setzen, können über verschiedene versteckte Funktionen umfangreiche Analysen und Reports erstellen, mit deren Hilfe sich die Verwaltung von Office 365 erleichtern und die Sicherheit erhöhen lässt.

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Die Kommunikation über Office 365 lässt sich mit ein paar Handgriffen standardmäßig verschlüsseln, auch die Erstellung von Analysen und Reports ist möglich.
Die Kommunikation über Office 365 lässt sich mit ein paar Handgriffen standardmäßig verschlüsseln, auch die Erstellung von Analysen und Reports ist möglich.
(Bild: Microsoft / Archiv)

Administratoren, die sich mit Office 365 auseinandersetzen wollen, kommen um die versteckten Funktionen der verschiedenen Berichte nicht herum. Diese sind in fast allen Abonnements enthalten. Um die Berichte anzuzeigen, muss im Dashboard auf Berichte geklickt werden. Alle Berichte sind auf dieser Seite verfügbar (siehe Abbildung 1 in der Bildergalerie).

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Mail Protection Reports for Office 365

Zusätzlich zu dieser Online-Analyse bietet Microsoft auch noch die Mail Protection Reports for Office 365. Mit diesen lassen sich die Berichte auch in Excel aufarbeiten. Vor allem für größere Unternehmen lässt sich auf diesem Weg eine sehr umfangreiche Analyse durchführen (Abb. 2).

Für die Analyse mit dem Tool benötigen Anwender Excel 2013 auf dem Rechner. Nachdem das Tool installiert ist, startet es der Anwender, der die Auswertung durchführen soll. Nach der Anmeldung an Office 365 lädt das Tool die notwendigen Daten aus dem Internet und zeigt umfassende Berichte an (Abbildung 3).

Bei der Analyse handelt es sich nicht nur um eine einfache Excel-Tabelle. Anwender können Abfragen basierend auf Tagen oder Postfächer durchführen. Es besteht die Möglichkeit eine Analyse der Virenangriffe durchzuführen, die häufigsten Empfänger und Absender anzuzeigen, Spam-Nachrichten, die empfangen oder gesendet wurden, gefundene Viren, eingesetzte Postfachregeln, DLP-Aktionen und -Ereignisse und vieles mehr.

OneDrive for Business überprüfen

Bestandteil der Berichte in Office 365 ist auch ein Bericht zu der Nutzung von OneDrive. Auch Tabellen lassen sich auf diesem Weg anzeigen, inklusive der Speichernutzung (Abb. 4).

Office 365 mit der Powershell verwalten

Administratoren können Office 365 auch in der PowerShell verwalten. Dazu müssen erst zwei Erweiterungen heruntergeladen und installiert werden. Im Anschluss erfolgt dann die Verbindung mit dem Abonnement. Über die PowerShell lassen sich viele Aufgaben schneller durchführen und mehr Informationen anzeigen, als mit den Standardtools von Office 365. Die Downloads sind auf den folgenden Seiten zu finden:

Die Anmeldung erfolgt mit dem Befehl Connect-MsolService. Wollen Administratoren eine Liste der vorhandenen CMDlets zur Verwaltung von Office 365 anzeigen, verwenden sie am besten den Befehl get-command *msol*. (Abbildung 5)

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In der PowerShell können Administratoren aber auch das Lizenzmodell und die Office 365-Edition auslesen, die im Unternehmen eingesetzt wird. Hier wird das CMDlet Get-MsolAccountSku verwendet. Informationen zum Ansprechpartner, technischer E-Mails und weiterer Informationen erhalten Sie mit Get-MsolCompanyInformation.

Mit Office 365 E-Mails verschlüsseln

In Office 365 hat Microsoft auch Funktionen zur Verschlüsselung integriert. Die Verschlüsselung funktioniert nicht nur innerhalb des eigenen Office 365-Abonnements, sondern auch zu externen Unternehmen. In den Lizenzeditionen E3 und E4 von Office 365 ist die Nachrichtenverschlüsselung kostenlos mit dabei. Bei diesen Editionen ist auch Azure Active Directory Rights Management Bestandteil. Diese Cloud-Technologie enthält die Funktionen für Office 365-Verschlüsselung.

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Unternehmen, die auf die kleineren Editionen E1 und E2 setzen, können die Funktionen für etwa 2 Dollar oder 1.50 Euro pro Benutzer ebenfalls lizenzieren. Die entsprechenden Optionen sind im Office 365-Portal zu finden. Auf Basis von Transportregeln verschlüsselt Office 365 ganz automatisch die E-Mails, welche die Kriterien erfüllen. Die Einstellungen dazu werden von den Administratoren vorgenommen:

  • 1. Klicken Sie in der Weboberfläche auf Administrator, und wählen Sie Exchange aus.
  • 2. Klicken Sie auf Nachrichtenfluss und dann auf Regeln.
  • 3. Erstellen Sie mit dem Pluszeichen eine neue Regel. Wählen Sie dazu Neue Regel erstellen aus.
  • 4. Geben Sie der Regel einen Namen
  • 5. Wählen Sie bei Diese Regel anwenden, wenn die Kriterien aus, bei denen Office 365 E-Mails verschlüsseln soll.
  • 6. Klicken Sie auf Weitere Optionen.
  • 7. Wählen Sie bei Folgendermaßen vorgehen aus: Die Nachrichtensicherheit ändern\Office 365-Nachrichtenverschlüsselung anwenden. (Abbildung 6).

Office 2013 und OneDrive for Business nutzen

In Office 2013 haben Anwender die Möglichkeit Daten direkt in OneDrive for Business in Office 365 zu speichern. OneDrive for Business ist der Nachfolger von SkyDrive Pro, mit einem einem neuen Namen. Dazu rufen Anwender im entsprechenden Office-Programm die Registerkarte Datei auf und klicken auf Konto. Um OneDrive for Business anzubinden klicken Anwender auf Dienst hinzufügen und wählen dann Speicher\Office 365 SharePoint aus (Abb. 7).

Im Anschluss muss noch der Namen und das Kennwort für Office 365 eingegeben werden. Danach zeigt Office 2013 die Verbindung auf der Registerkarte Datei im Bereich Konto an. Anschließend können Anwender über die Registerkarte Datei Dokumente im Cloudspeicher öffnen oder im Cloudspeicher speichern (Abb. 8).

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