Cloud-basierte Lösung mobilisiert interne Kommunikation uAlign von Ancile serviert mundgerecht Informationshäppchen

Informationsverteilung und Wissensvermittlung an Mitarbeiter in Unternehmen erfolgt heute üblicherweise via E-Mail, Blogs oder Social-Media-Tools. Ob die Nachrichten allerdings tatsächlich gelesen oder sogar verstanden wurden, lässt sich angesichts der Informationsfülle meist nicht nachvollziehen.

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Die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter wird von unterschiedlichen Informationsströmen und Stimmen in Anspruch genommen, so dass am Ende sie und nicht die Entscheidungsträger des Unternehmens bestimmen, welche Informationen sie wann nutzen werden. In Folge können Unternehmen weder bestätigen, dass die Nachricht gelesen und verstanden wurde, noch können sie den Status und Fortschritt des Personals nachverfolgen. Andererseits wird wie selbstverständlich von den Mitarbeitern erwartet, dass sie sich die Zeit zum Lesen und Verstehen großer Datenmengen nehmen. Was nicht immer einfach ist, da moderne Tools Informationen in der Regel nach dem Wert der eigentlich geringsten Bedeutung sortieren, nämliche dem Datum, an dem die Informationen gesendet wurden. So werden Mitarbeiter mit Informationen überflutet und haben Mühe, diese Informationen richtig zu priorisieren, um ihre zentrale Bedeutung herauszufiltern.

Kommunikation mit Gegenverkehr

Mit der webbasierten Lösung uAlign bietet das auf Schulungssoftware und Learning Management spezialisierte Beratungsunternehmen Ancile Solutions erstmals die Möglichkeit, Informationen gezielt an einzelne Mitarbeiter oder größere Nutzergruppen zu verteilen und gleichzeitig auch die Rezeption nachzuvollziehen. Das besondere an der Lösung ist, dass mit ihr nicht nur Schulungen stattfinden, Lernprozesse abgebildet und Informationen an Mitarbeiter übermittelt, sondern auch deren Erfolg direkt überprüft werden kann. Vergleichbare Lösungen am Markt bieten hier nur eine One-way-Informationen ohne wirklich flexibel zu sein oder eine Filterung zu erlauben. Die Informationen erreichen zwar die Mitarbeiter; ob diese aber gelesen oder verstanden werden, lässt sich aber so genau nicht überprüfen. Der Streuverlust kann also immens sein.

Die cloud-basierte Lösung uAlign verteilt Informationen dediziert an bestimmte Nutzer oder ganze Nutzergruppen. Nachrichten können schnell und einfach neu verfasst werden und priorisiert auch an individuelle Personen versendet oder Verlinkungen zu bereits bestehendem Inhalt erstellt werden. Die Empfänger müssen dann Lesebestätigungen senden oder Fragen zum Inhalt beantworten, wie beispielsweise die einfachste „Haben Sie den Inhalt verstanden?“ mit den Antwortmöglichkeiten „Ja“ oder „Nein“. Anhand der Berichtsfunktion über Empfang und Bewertung der Nachrichten lässt sich dann auswerten, ob die Informationen ihre Zielgruppe erreicht haben und ob alle Empfänger diese auch verstanden haben. Auch umfangreichere Wissenstests („self-assessments“) zum Beispiel in Form von Multiple-Choice-Abfragen sind möglich. Die Cloud-Anwendung stellt somit sicher, dass alle verteilten Informationen auch tatsächlich be- und verarbeitet wurden.

Einbeziehung des Mitarbeiters

Informationen lassen sich in verschiedene Kanäle lenken. Mitarbeiter können beispielsweise Abonnements anlegen, um über bestimmte Themen permanent auf dem Laufenden zu sein. Umgekehrt können ganze Kampagnen zu relevanten Themen über bestimmte Zeiträume und unterschiedliche mediale Darstellungsformen (z.B. im Stile eines internen Newsletters) geleitet werden. Abfragen zum Verständnis oder das Einfügen weiterer Ressourcen wie Videos oder inhaltsverwandter Links machen uAlign zu einem Instrument des Microlearning – dem Lernen in kleinen Einheiten –, um beispielsweise von neuen Gesetzesregelungen schnell Kenntnis zu erhalten und diese umsetzen zu können.

Matthias Wagner, Manager Professional Services and Pre-Sales EMEA Ancile Solutions.

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