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Output-Management ist eine Seltenheit Studie fördert Unwissen über Druck- und Kopierkosten zutage

| Redakteur: Ulrike Ostler

Fast die Hälfte der Befragten in Unternehmen, Behörden und Organisationen kennen das Druckvolumen nicht. Das ermittelt eine Output-Management-Studie, die der Druckerhersteller Kyocera gemeinsam mit seinem Netzwerkpartner SEH erhoben hat. Sie handelt vom Druck- und Kopierverhalten sowie vom Wissensstand über den Nutzungsgrad softwaregestützter Output-Management-Lösungen.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Kaum ein Kostenblock ist in deutschen Unternehmen und Behörden eine ähnlich unbekannte Größe wie der Output-Bereich. Vor allem die Folgekosten für Service, Administration und laufenden Betrieb werden nach Erfahrung von Kyocera oftmals nur ungenau oder gar nicht kalkuliert.

Um genau zu ermitteln, wie mit dem Output-Bereich in den Unternehmen umgegangen wird und welche Potenziale sich in diesem Bereich verbergen, hat der Druckerhersteller und SEH zwischen Mai und Juli 2007 eine Umfrage gemacht, an der insgesamt 265 Entscheider aus verschiedenen Wirtschaftsbereichen und der öffentlichen Verwaltung teilgenommen haben.

Zu den Ergebnissen zählt, dass 44 Prozent das Druckvolumen in ihrem Unternehmen oder ihrer Verwaltung nur vage bis gar nicht kennen. Damit ist die Mehrheit über das Druckvolumen zwar einigermaßen im Bilde, aber dennoch ist die Rate der Unternehmen, die hier über keine gesicherten Daten verfügen, sehr hoch.

Bei den Unternehmen und Behörden, die über mehr als 5.000 PCs verfügen, ist mit 60 Prozent sogar die Mehrheit über das Druckvolumen nicht genau informiert.

Unwissen weit verbreitet

Von fast 90 Prozent der teilnehmenden Unternehmen und Verwaltungen werden die Output-Kosten zudem nicht gesondert budgetiert. Am häufigsten wird eine genaue Planung noch in den großen Unternehmen durchgeführt. Hier gaben zumindest 34 Prozent an, dem Outputbereich eigene Budgets zuzuweisen.

Die meisten Teilnehmer gehen zwar davon aus, dass die Kosten in den vergangenen drei Jahren gestiegen sind, schätzen aber laut der Marktforscher von Gartner gleichzeitig die Einsparpotenziale von bis zu 19 Prozent nicht richtig ein.

Ermittelt wurde im Rahmen der Untersuchung nicht nur das Druck- und Kopierverhalten in Unternehmen und Behörden, sondern auch Wissensstand über und Nutzungsgrad von softwaregestützten Outputmanagementlösungen. Im Ergebnis ist vor allem festzustellen, dass mit 44 Prozent fast die Hälfte der Befragten das Druckvolumen nicht kennt. Ein erster Umdenkprozess hat allerdings eingesetzt, 80 Prozent der Studien-Teilnehmer planen in entsprechende Lösungen zu investieren.

Zögerliches „Ja!“ zu mehr Management

Accounting-Systeme werden heute zum Großteil erst in Teilbereichen genutzt und zwar ebenfalls vor allem von größeren Unternehmen. Bereichsübergreifende Lösungen sind bisher nur bei 10 Prozent der Teilnehmer im Einsatz.

Insgesamt verwenden bisher 40 Prozent überhaupt keine Accounting-Systeme.

Allerdings scheint hier ein Umdenken stattzufinden. 40 Prozent denken darüber nach, in der Zukunft Accounting-Systeme einzusetzen. Generell planen bzw. planen unter Umständen sogar über 80 Prozent Output-Management-Lösungen einzusetzen. Von den größeren Unternehmen sind sogar 93 Prozent zu Investitionen in diesem Bereich bereit. Besonders oft werden in diesem Zusammenhang neben Kostenerfassungs-Tools Sicherheits- und Print-and-Follow-Me-Lösungen genannt.

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