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Unified Communications & Collaboration – „Unified“ heißt nicht Einheitslösung Strategieplanung ist für optimale Kommunikationsprozesse Pflicht

Autor / Redakteur: Jens Hirsch / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Kulturelle, organisatorische und technologische Bedingungen sind die entscheidende Basis für eine effektive Zusammenarbeit in Unternehmen. Doch lässt sich dies für jede Branche gleichermaßen umsetzen? Und gilt dies für den Mittelstand genauso wie für große Konzerne?

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Nur mit der richtigen Planung bringt UCC die gewüschten Effekte
Nur mit der richtigen Planung bringt UCC die gewüschten Effekte
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Arbeitswelt von heute ist geprägt von den Schlagworten Globalisierung, Kundennähe, Mobilität und Flexibilität. Analysten und Berater postulieren daher, dass Kommunikation und Zusammenarbeit für den Unternehmenserfolg immer bedeutender werden. Beschleunigte Geschäftsprozesse, kurze Reaktionszeiten innerhalb der Unternehmen, aber auch der verbesserte Dialog mit externen Stakeholdern werden dabei als gewinnträchtig hervorgehoben. Doch lässt sich dies für jede Branche gleichermaßen umsetzen? Und gilt dies für den Mittelstand genauso wie für große Konzerne?

Bei Unified Communications & Collaboration (UCC) geht es nicht um die Implementierung von Insellösungen oder um eine bloße Menge an Systemen. Im Gegenteil: UCC verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz bei der Optimierung und Erweiterung von Kommunikationsinfrastrukturen. Dabei werden verschiedene Kanäle und Anwendungen integriert.

Dies ermöglicht es, Geschäfts- und Kommunikationsprozesse völlig neu zu gestalten. Eine einheitliche Infrastruktur für Kommunikation und Zusammenarbeit stellt sicher, dass der Arbeitspartner zur richtigen Zeit mit dem richtigen Kommunikationsmittel erreicht wird. Dieses unternehmenskritische Thema erfordert Beratung, langfristige Planung und die Erstellung einer Strategie für Kommunikation und Zusammenarbeit, die sich an den Bedürfnissen des Unternehmens orientiert.

Daher sollte in jedem Fall im Vorfeld genau geprüft werden, welche Kommunikationsstrukturen bereits vorhanden sind und welche Lösung für welches Unternehmen geeignet ist. Der Weg dorthin ist meistens keine Schnellstraße. Viele Produkte versprechen die ideale Lösung, doch die Kernfragen lauten: Was muss die neue Lösung leisten, damit das Unternehmen davon profitiert? Welche Kommunikationskultur herrscht innerhalb des Unternehmens? Und welche Risiken – von versteckten Kosten über mangelnde Benutzerakzeptanz bis hin zu Produktivitätsverlusten – gilt es zu vermeiden?

Mit Maßarbeit zum Erfolg

Anders als bei reinen Sprachdiensten erfordert UCC von Dienstleistern auch fundierte Kenntnisse angrenzender IT-Technologien, die Telefoniehersteller oft nicht aufweisen. Werden die Lösungen nicht sinnvoll in die bestehende Infrastruktur integriert, können Erwartungen in Bezug auf Effizienzsteigerung und Kostenersparnis nicht erfüllt werden. Der Weg zu UCC muss Maßarbeit sein, die sich an den jeweiligen Geschäftsprozessen orientiert. Individuelle Kommunikationsanforderungen im Vorfeld der Planungs- und anschließenden Implementierungsphase müssen berücksichtigt werden.

Für die Resultate einer effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation und dem damit angestrebten Beitrag zum Unternehmenserfolg sind je nach Branche unterschiedliche Aspekte entscheidend. Nicht zuletzt ist die Produktivitätssteigerung vor allem vom Einsatz der auf die Unternehmensziele zugeschnittenen Lösungen abhängig. Während für ein Bauunternehmen oftmals eine zentralisierte Projektsteuerung von höchster Bedeutung ist, haben bei einem Finanzdienstleister Kundenschnittstellen Priorität. Von UCC-Lösungen können Unternehmen daher nur profitieren, wenn sie sich des Themas ganzheitlich annehmen und an den internen kulturellen, organisatorischen und technologischen Bedingungen orientieren. Einen echten Mehrwert schafft UCC dann, wenn die Kosten bestehender Geschäftsprozesse reduziert, die Effizienz im operativen Geschäft gesteigert, die Servicequalität gegenüber Kunden gewährleistet und folglich eine verstärkte Kundenbindung hergestellt werden.

weiter mit: Erster Schritt: Analyse der Ist-Situation

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