Studie von Techconsult

Software Asset Management – nur ein Verwaltungsakt?

| Autor: Ira Zahorsky

Aktivitäten und Umsetzung von Software Asset Management
Aktivitäten und Umsetzung von Software Asset Management (Foto: Techconsult)

Unternehmen, die sich umfassend und aktiv mit dem Management der eingesetzten und benötigten Software beschäftigen, sind in der Lage, nutzungsfähige und agile IT-Infrastrukturen aufzubauen. Diese Dynamik wird von IT-Leitern und CIOs im Zeitalter von Cloud Computing, mobilen Geräten und Industrie 4.0 benötigt.

Noch immer gehen viele Entscheider in Anwenderunternehmen in Deutschland davon aus, dass Lizenz- und Software Asset Management insbesondere eine Organisations- und Verwaltungsaufgabe sei. Dies ergab eine Studie von Techconsult. Dennoch sind gut 37 Prozent der Befragten der Meinung, dass wichtige beziehungsweise strategische IT-Projekte durch Software-Asset-Management-Aktivitäten ermöglicht werden. Außerdem schafft Software Asset Management ein modernes und dynamisches Umfeld, um Software- und Cloud-Lösungen optimal einzusetzen.

Wozu ist Software Asset Management nötig?

Techconsult sieht zwei wichtige Gründe für die Beschäftigung der Öffentlichen Verwaltung mit dem Thema Software Asset Management:

  • Das ganzheitliche Management von eingesetzter Software und beschafften (Cloud) Services ist deshalb von Belang, da hierdurch die Vorgaben der Geschäftsführung und die Anforderungen der Anwender an die Unternehmens-IT erst erfüllt werden können. Die Zuverlässigkeit der IT-Abteilung wird gesteigert und die Betriebssicherheit – im Sinne der Aufrechterhaltung der Betriebsprozesse – sichergestellt.
  • Die Softwareanbieter werden die Anzahl an Audits und Plausibilitätsprüfungen in den kommenden Monaten und Jahren stark erhöhen. Bei einzelnen Anbietern ist diese Tendenz bereits seit einiger Zeit sichtbar. Hierdurch wird aus dem eher abstrakten Risiko der Fehllizenzierung mit zivil- und strafrechtlichen Konsequenzen ein reales Bedrohungsszenario. Software Asset Management ist aktives Risikomanagement und Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Fehllizenzierungen

Rund zwei Drittel der Befragten erfassen und inventarisieren die beschafften Softwarelizenzen systematisch. Je größer das Unternehmen, umso eher wurde auf einen solchen standardisierten Prozess zurückgegriffen. Auch hat sich herausgestellt, dass bei zentraler Beschaffung und Verteilung von Software die systematische Inventarisierung besser funktioniert.

Zudem gibt es einen klaren Zusammenhang zwischen dem wahrgenommenen Aufwand und der Beschäftigung mit Lizenz- beziehungsweise Software-Asset-Management. Je intensiver sich die Verantwortlichen mit dem Thema beschäftigen, umso geringer wird der Aufwand eingeschätzt. Gleiches gilt für die korrekte Lizenzierung.

Gründe für die, laut Studie teils dramatischen Fehllizenzierungen gibt es zahlreiche: „Zu viele Geräte“, „zu wenig Zeit“, „mangelnde Kenntnisse“, „unzureichende Kommunikation“ oder „interne Probleme“ sind nur ein Teil der erwähnten Probleme. Grundsätzlich ließen sich zwei Muster für Fehllizenzierung erkennen: mangelnde Kompetenzen und Prozesse im Unternehmen sowie Komplexität der Lizenzbestimmung über die unterschiedlichen Hersteller hinweg.

Konsequenzen einer Fehllizenzierung sind wirtschaftlicher und rechtlicher Art. Auch eine fehlende Flexibilität bei der Bereitstellung von Software wird als Risiko genannt. Bei der Identifizierung von Fehllizenzierungen im Rahmen eines offiziellen Audits kann es durchaus um die Existenz gehen. Immerhin wurde bei rund einem Drittel der befragten Unternehmen in den letzten drei Jahren von Softwareherstellern – beziehungsweise auf deren Veranlassung – ein Audit durchgeführt.

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