Clientmanagement-Systeme erfolgreich einführen – gute Planung ist die halbe Miete

So wird Management-Software zum Schlüssel für schlanke Administrationsprozesse

09.12.2008 | Autor / Redakteur: Sascha Häckel / Andreas Donner

Für ein effektives Clientmanagement müssen viele Komponenten nahtlos ineinandergreifen; Quelle: RainerSturm – Pixelio
Für ein effektives Clientmanagement müssen viele Komponenten nahtlos ineinandergreifen; Quelle: RainerSturm – Pixelio

Über die Einführung einer umfassenden Management-Software denken IT-Leiter und Unternehmensverantwortliche meist erst nach, wenn kein Weg mehr daran vorbeiführt. Dann wird allerdings allzu oft überhastet und wenig durchdacht das erstbeste Produkt integriert – was die Situation nicht selten verschlimmbessert. Dabei müssen auf dem Weg zum individuell optimalen Clientmanagement nur einige wenige Punkte beachtet und durchdacht werden.

Die Einführung eines Clientmanagement-Systems in einem Unternehmen beginnt selten auf der grünen Wiese. Denn Unternehmen wachsen in der Regel dynamisch, und mit steigender Mitarbeiterzahl wächst das IT-Equipment einfach mit. Mit der Zeit gibt es dann immer mehr Rechner in unterschiedlichsten Konfigurationen – und das sowohl bezüglich ihrer Hardware als auch in puncto installierter Software.

Die dankbare Aufgabe des Administrators ist es dann, alle Systeme am Laufen zu halten und individuell zu betreuen. Irgendwann wächst dabei – meist aus Mangel an Ressourcen – der Wunsch, bestimmte Aufgaben oder Prozesse zu automatisieren, um mehr Zeit für andere wichtige Dinge zu haben. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Unternehmen typischerweise darüber nachdenken, ein Clientmanagement-System einzuführen.

Erst Prozesse überprüfen

Ist ein Unternehmen an diesem Punkt angelangt, sollte man jedoch nicht gleich voller Elan die vermeintliche Rundum-Glücklich-Suite auf den Arbeitsplätzen und Servern installieren, sondern zunächst damit beginnen, die Administrationsprozesse im Unternehmen zu hinterfragen: Womit verbringen die Admins hauptsächlich ihre Arbeitszeit? Welche Tätigkeiten führen sie dabei aus? Handelt es sich eher um die Installation neuer Rechner, um Konfigurationsänderungen, oder sind die Administratoren tagtäglich mit der Installation von Anwendungssoftware beschäftigt?

Es gilt also, zunächst die Prozesse herauszufinden, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Diese Aufgaben sollten dann als erstes mit einem neuen Clientmanagement-System umgesetzt und automatisiert werden.

Dieses schrittweise Vorgehen hilft dabei, einen in der Praxis häufig gemachten Fehler zu vermeiden. Denn anfangs erscheint es oft sehr reizvoll, die IT-Umgebung mit einer Clientmanagement-Software zu einem vollautomatisierten, fehlerminimierten System auszubauen. Doch daraus kann sich schnell ein so umfangreiches Projekt entwickeln, dass entweder die Unternehmensleitung vor dessen Durchführung zurückschreckt, oder die IT-Verantwortlichen bei der Umsetzung plötzlich vor lauter Baustellen nicht mehr wissen, wo ihnen der Kopf steht.

Daher ist es in den allermeisten Fällen sinnvoll, ein Clientmanagement schrittweise umzusetzen. Hierbei sollte man ausschließlich darauf achten, dass die gewählte Lösung integriert aber modular aufgebaut ist und eine schrittweise Einführung der einzelnen Komponenten erlaubt.

Ausgangsbasis ermitteln

Viele Projekte scheitern zudem häufig daran, dass die Verantwortlichen deren Ziele nicht präzise definiert haben. Beim Clientmanagement kommt darüber hinaus oft hinzu, dass viele nicht wissen, von welchem Punkt aus man in das Projekt startet – das heißt, in welchem Zustand sich die eigene Unternehmens-IT eigentlich befindet.

So haben Projektverantwortliche zwar oft deren Soll-Zustand vor Augen, kennen jedoch ihren Ist-Zustand gar nicht genau. Dadurch sind sie zu Beginn des Projekts jedoch kaum in der Lage, die für ein reibungsloses Clientmanagement wichtigen Faktoren richtig einzuschätzen.

Oft scheitert es in der Praxis bereits schon daran, die exakte Anzahl an Rechnern im Unternehmen spontan korrekt zu benennen. So stehen einige Geräte beispielsweise noch verpackt im Lager, viele befinden sich im produktiven Betrieb, und andere sind schon aus dem Betriebskreislauf ausgeschieden und warten in einem Abstellraum auf ihre Entsorgung. Hier lohnt es sich daher, vor dem eigentlichen Projektstart etwas Zeit zu investieren. Denn je besser man die eigene Ausgangssituation kennt, desto besser wird auch das Projekt laufen.

Wenn allerdings geklärt ist, wo man aktuell steht, welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge nacheinander automatisiert werden sollen und wer zukünftig welche Tätigkeiten wie durchführen soll, geht es an die Einführung der ersten Komponenten.

weiter mit: Komponenten des Clientmanagements

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