Mehr Freiheiten und weniger Kosten für CTOs

So optimieren Sie Ihre IT-Budgets

| Autor / Redakteur: Glenn Fassett / Andreas Donner

Mit der Anschaffung von gebrauchter Hardware und der Buchung von herstellerunabhängiger Wartung können kostenbewusste CIO mehr aus ihren Budgets herausholen.
Mit der Anschaffung von gebrauchter Hardware und der Buchung von herstellerunabhängiger Wartung können kostenbewusste CIO mehr aus ihren Budgets herausholen. (Bild: fox17 - Fotolia.com)

„Der Gewinn liegt im Einkauf“. Ein bekannter Slogan, der unter eingefleischten Kaufleuten und Erstsemestern der Betriebswirtschaftslehre gleichermaßen bekannt ist. Viel zu selten wird dieser eher simple Ansatz auch auf die Budgets von IT-Abteilungen übertragen.

Über alle Branchen hinweg kennen CIOs und CTOs die Forderung nach Kostendisziplin oder sogar Kürzungen des Budgets. Im Zeitalter globalen Wettbewerbs und knapper Margen eine verständliche Forderung, der aber nur schwer nachzukommen ist. Denn gleichzeitig werden auch höchste Qualität und Ausfallsicherheit der Infrastrukturen von den operativen Einheiten gefordert.

Durch eine einfache Strategieänderung könnten CTOs und CIOs die Kosten für Netzwerkinfrastrukturen aber deutlich reduzieren und damit die Renditen für ihr Unternehmen verbessern. Diese Chancen bleiben jedoch oftmals ungenutzt, dabei stehen kostenbewussten Managern einige gute Alternativen offen. Wird beispielsweise das End-of-Life eines Cisco Routers angekündigt, werden ab diesem Zeitpunkt keine weiteren Features implementiert und es bleibt ein Jahr, in dem das System noch bestellbar ist.

Im nächsten Schritt ist es nicht mehr möglich, das System in einen neuen Wartungsvertrag zu überführen. Spätestens hier lässt der OEM den Kunden mit dem Produkt endgültig im Regen stehen. Aufgrund der kurzen Lebenszyklen verursacht diese Geschäftspraxis für den Kunden sehr hohe Kosten.

Kosten für IT-Infrastruktur nach wie vor sehr hoch

Analystenhäuser wie Forrester Research weisen mit Studien und Umfragen immer wieder nach, dass die Infrastruktur zwischen 40 und 50 Prozent des IT-Budgets verschlingt. Auf die Anschaffungskosten neuer Hardware sind zusätzlich noch rund 10 Prozent Aufschläge zu berücksichtigen, die für Instandhaltung und Wartung aufgewendet werden müssen. Einsparungen bei der Infrastruktur würden damit eine entsprechend große Wirkung auf das Gesamtbudget erzielen. Doch gerade auf diesen Kostenblock werfen die Verantwortlichen selten einen kritischen Blick.

In der Studie „Challenging the status quo on maintenance contracts and refresh cycles to lower costs” aus dem Jahr 2013 kommt Forrester Research zu dem Schluss, dass in knapp der Hälfte der Unternehmen etwa alle vier Jahre Netzwerkkomponenten ausgetauscht werden, oft bereits noch früher. Die meisten dieser technischen Bausteine weisen dabei keine oder eine nicht messbare Abnutzung auf. Voll funktionsfähige Geräte werden vorzeitig abgelöst und im besten Fall mit großen finanziellen Einbußen an den Hersteller im Rahmen eines Trade-In-Programms zurückgegeben.

Der Knebel aus Wartungsverträgen und Produktlebenszyklen

Der Grund für diesen vermeidbaren Kostentreiber liegt in der Geschäftspolitik von Systemhäusern, OEMs und Herstellern. Da die Unternehmen die eingesetzte Hardware üblicherweise immer über Intermediäre wie VARs oder OEMs beziehen müssen, sind sie traditionell auch auf diese als Partner in Sachen Instandhaltung und Wartung angewiesen. Typischerweise schließen Endkunden gleichzeitig einen Vertrag über den Kauf der Hardware und über die Wartung. Kein Unternehmen kann es sich leisten, selbst das notwendige Fachwissen aufzubauen, um alle eingesetzten Komponenten aus eigener Hand zu warten. So begeben sich die Unternehmen in die Hand ihrer Partner.

Denn wird der Support für ein Produkt abgekündigt, bleibt über kurz oder lang keine andere Option, als das System – sei es Switch, Router, Server oder Speichergerät – auszutauschen. Kein Verantwortlicher kann und will das Risiko eingehen, im Falle eines technischen Problems keine Unterstützung zu erhalten.

Hardware aus Vorbesitz + unabhängige Wartung = Kosteneffizienz

Ob Auto, Smartphone oder Unterhaltungselektronik – für private Haushalte ist der Erwerb technischer Geräte aus Vorbesitz – also gebraucht – nichts Ungewöhnliches. Ankauf, Aufbereitung und Verkauf von Gebrauchtgegenständen sind für einige Unternehmen die Basis ihres Geschäftsmodells. Unternehmen können es privaten Haushalten gleichtun und ihre IT-Budgets deutlich entlasten, wenn sie Hardware aus Vorbesitz anschaffen und die Wartung von einem unabhängigen Anbieter durchführen lassen. Bislang hindern Vorbehalte an neuen Konzepten Entscheider jedoch häufig daran, die damit verbundenen finanziellen Vorteile zu nutzen.

Da hohe Anforderungen an die Infrastruktur eines Unternehmens hinsichtlich Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit gestellt werden, ist es ratsam genau zu prüfen, welche Erfahrungen der Sekundärmarkt-Anbieter in diesem Segment nachweisen kann. Ist die Aufbereitung der Hardware zertifiziert? Hat sich das Unternehmen auf Produkte bestimmter Hersteller spezialisiert? Bestehen offizielle Partnerschaften? Bietet es seinen Kunden ausreichend Informationen über mögliche Alternativen zum Beispiel in Form von Cheat Sheets?

Zertifizierungen garantieren Qualität

Seriöse Anbieter prüfen die angekaufte Hardware sehr genau und bereiten diese nötigenfalls so auf, dass sie den hohen Qualitätsansprüchen genügt, die an Module in Rechenzentren gestellt werden. Erst nach einer Reihe von intensiven Tests werden die Bauteile in den Verkauf gegeben. Die Testverfahren sollten nach höchsten und anspruchsvollsten Kriterien und Normen wie TL9000 und ISO 9001:2008 zertifiziert sein und deren Erfüllung laufend überwacht werden. Bei Curvature führt das harte Testverfahren sogar zu einer niedrigeren Ausfallquote (0,5 Prozent) als bei Neugeräten. Das Netzwerklabor testet beispielsweise Router bis auf Port- und Schalterebene mit Leitungsgeschwindigkeiten von derzeit bis zu 10 GBit/s.

Kunden sind auf der sicheren Seite, wenn sie einen Anbieter auswählen, der Garantien für die Hardware aus Vorbesitz einräumt. Schließlich müssen sich Unternehmen darauf verlassen können, dass sie keinem Etikettenschwindel aufzusitzen und genau die hochwertigen langlebigen Komponenten erhalten, die sie bestellt haben. Dass sich auf Auktionsplattformen und im Internet auch Betrüger tummeln, die entweder gar keine oder nur minderwertige Ware liefern, ist bekannt. Deswegen sollten sich Interessenten nur an etablierte Anbieter wenden.

Hardware und Wartung aus einer Hand

Wie bei jeder anderen Anschaffung stellt sich auch hier die Frage nach dem Support. Und genau da zeigt sich eine Stärke der herstellerunabhängigen Wartung und des Supports. Die Unabhängigkeit des Unternehmens schlägt sich direkt auf das Budget nieder. Die Quasi-Monopol-Stellung eines OEMs erlaubt diesem bei der Wartung horrende Preise zu berechnen. Unabhängige Service-Anbieter können diese Preise bei gleicher Qualität deutlich unterbieten und lassen dem Kunden so mehr Gestaltungsspielraum für seine IT-Budgets. CIOs können Investitionen in Neuanschaffungen damit über Jahre hinauszögern und gleichzeitig hohe Beträge bei der Wartung sparen. Nebenbei erweisen sie auch der Umwelt noch einen Dienst, indem sie hochpreisigen Elektroschrott vermeiden.

Anders als in starren Wartungsverträgen von OEM und Herstellern, können CIO und CTO im genannten Modell exakt die Systeme und Wartungsintervalle auswählen, die aus ihrer Sicht sinnvoll sind, und damit 50 bis 90 Prozent ihrer Kosten reduzieren. Da die Wartung auch gebrauchte Hardware umfasst, lassen sich damit selbst knappe Budgets optimal ausnutzen. So kann ein Unternehmen beispielsweise ganz bewusst Systeme der Vorgängergeneration erwerben und günstig warten lassen – ohne spürbare Einbußen bei der Performance oder im Leistungsumfang.

Glenn Fassett
Glenn Fassett (Bild: Curvature)

Fazit

Mit der Anschaffung von Hardware aus dem Sekundärmarkt und der Buchung von herstellerunabhängiger Wartung können kostenbewusste CIO einfach mehr aus ihren Budgets herausholen. Vorausgesetzt, die Wahl fällt auf einen erfahrenen und seriösen Anbieter auf dem Sekundärmarkt.

Über den Autor

Der Autor, Glenn Fassett, ist International General Manager bei Curvature, ehemals Network Hardware Resale, und seit 1996 im Unternehmen. In seiner Funktion ist er für die Leitung des internationalen Geschäfts zuständig.

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