Die Vorteile von Video Collaboration: mehr als bloße Einsparungen

Smarter Arbeitsplatz dank Video Collaboration?

| Autor / Redakteur: Thomas Nicolaus / Sylvia Lösel

Thomas Nicolaus, Area Sales Vice President DACH bei Polycom
Thomas Nicolaus, Area Sales Vice President DACH bei Polycom (Bild: Polycom)

Die Vorteile von Video Collaboration gehen mittlerweile weit über die Einsparungen bei Reisezeit und -Kosten hinaus. Außerdem ist Video Collaboration längst nicht mehr den Vorstandsetagen vorbehalten, die über Videoräume mit aufwändiger Hardware-Ausstattung verfügen.

Wie und wo setzen Unternehmen Video Collaboration (VC) mittlerweile ein? Wie profitieren die Mitarbeiter davon und welche Auswirkungen hat das auf die Prozesse und Ergebnisse in den Unternehmen? Wie sehen neueste VC-Lösungen aus und worauf kommt es an, damit sie auch eingesetzt und gelebt werden?

Die Einsatzszenarien und Vorteile von Video Collaboration-Lösungen sind so vielfältig wie die Branchen, in denen sie angewendet werden. Einsatzszenarios sind beispielsweise die mobile Inspektion des Bodens einer Fabrikhalle, oder Krisenzentren in Regierungsgremien bzw. Ministerien, Fernunterricht an Universitäten oder Schulen, Trainings und Weiterbildungen in Unternehmen, Telemedizin in ländlichen Gebieten mit geringer ärztlicher Versorgung vor Ort, Vorstellungsgespräche beim Recruiting neuer Mitarbeiter oder die Video-fähige vollautomatische Geschäftsstelle einer Bank. Entscheidend für den Nutzen ist, dass VC in alltägliche, geschäftskritische Prozesse integriert wird. Erst dann sind auch die Erfolge und Vorteile sichtbar.

Mehr als nur gesparte Zeit

Mittlerweile sehen viele Unternehmen den Wert von VC, der über die in der Vergangenheit oftmals angeführten Einsparungen bei Reisekosten und -Zeit weit hinausgehen. Das sind beispielsweise verringerte Produktentwicklungszeiten für schnellere Markteinführungen, weil sich die Mitarbeiter der Entwicklungsabteilungen an verschiedenen Standorten effizienter austauschen können, verbesserte Kundenservices, ein besseres Management von Krisen oder Notfallsituationen oder schnellere Entscheidungsfindungen – nicht zu vergessen die daraus resultierenden Wettbewerbsvorteile. Auch Studien belegen die Vorteile. Eine Umfrage von Wainhouse Research hat gezeigt, dass VC die Produktentwicklungszeiten und vertriebsbezogene Kosten in Unternehmen um 24 Prozent und den Zeitaufwand beim Recruitment neuer Mitarbeiter um 19 Prozent reduziert.

VC für produktivere, zufriedenere Mitarbeiter

Außerdem verbessert VC die Produktivität der Mitarbeiter. Denn je flexibler diese hinsichtlich BYOD, Mobilität und dem Einsatz neuer, visueller Technologien sind, desto produktiver werden sie. Polycom hat 2012 400 Entscheidungsträger in Unternehmen in Europa befragt hinsichtlich flexibler Arbeitsplatzprogramme und der Rolle visueller Collaboration-Lösungen: Die befragten Entscheidungsträger gaben an, dass ihre Mitarbeiter, die flexible Arbeitsplätze mit VC-Ausstattung haben, 39 Prozent produktiver sind als andere Mitarbeiter. Und die Trends BYOD, Mobilität und Flexibilität am Arbeitsplatz gewinnen immer mehr an Bedeutung.

IDC geht beispielsweise davon aus, dass bis 2015 1,3 Milliarden der globalen Arbeitnehmer mobil arbeiten werden. Das sind 37,2 Prozent der weltweiten Arbeitnehmer. Technologien wie mobiles VC oder VCaaS, die als „Enabler“ dieser Trends benötigt werden, werden dabei immer wichtiger. Auch die Vorteile von mehr Mobilität und Flexibilität der Arbeitnehmer liegen auf der Hand: eine verbesserte Work-Life-Balance, was Unternehmen für qualifizierte Mitarbeiter attraktiv macht. Insbesondere Eltern sind froh, wenn sie nach einem Videomeeting beispielsweise ihre Kinder von Schule oder Kindergarten abholen können. Weitere Vorteile sind: weniger Ausgaben für Büros, weil nicht immer alle Mitarbeiter anwesend sein müssen, und nicht zuletzt ein geringerer CO2-Ausstoß, wenn nicht mehr so viele Flüge zu Meetings notwendig sind etc.

Hohe Qualität und einfache Handhabung erhöhen Nutzerakzeptanz

Mobiles Arbeiten funktioniert nur dann, wenn die eingesetzten Technologien für eine saubere und gute Kommunikation sorgen – und da gehören moderne VC-Lösungen für die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht mittlerweile genauso dazu wie eine gute Tonqualität beim Telefonieren.

Gerade was die Qualität und Handhabung von VC anbelangt, hat sich in den letzten Monaten und Jahren enorm viel getan. Zum einen wird VC immer mehr Software-basiert und mobiler bzw. einfacher zu installieren. Aufwändige Hardware-Installationen in eigens dafür geschaffenen Meeting-Räumen sind nicht mehr obligat. Zum anderen hat sich viel getan, um die Akzeptanz von VC zu verbessern.

Dazu wurde insbesondere an folgenden Punkten gearbeitet:

  • Vereinfachung der Handhabung und des Managements von VC-Lösungen: Dafür wurde einerseits die Software verbessert, um die Benutzeroberfläche möglichst intuitiv zu gestalten. Bei neuen Lösungen genügen zwei oder drei Klicks und man ist mitten drin in der Videokonferenz. Drop-down-Menüs, Menüs, die den letzten Kontakt speichern, eine selbsterklärende Navigation und stark vereinfachte Remote-Kontrollfunktionen, mit denen jedermann schnell und einfach ein Video Meeting starten und kontrollieren kann, vereinfachen die Handhabung. Adressbücher lassen sich einfach in die Videolösungen integrieren und Teilnehmer anwählen wie beim Telefonieren. Über integrierte UC-Tools ist Instant Messaging verfügbar. So lässt sich schnell erkennen, wer gerade für eine Video-Konferenz verfügbar ist oder eben nicht. Oder die Nutzer können über spezielle Software-Tools Video Meetings über ihr Tablet kontrollieren und ein Videogespräch einfach in Echtzeit vom Tablet auf einen großen Bildschirm übertragen.
  • Auch die Hardware besser geworden: beispielsweise hatten Fernbedienungen für Videoraumsysteme in der Vergangenheit oftmals eine Vielzahl an Schaltern und Bedienelementen, die unerfahrene Anwender von der VC-Nutzung abhielten. Jetzt verfügen viele Fernbedienungen über wenige, selbsterklärende Knöpfe.
  • Außerdem hat sich die Video- und Audioqualität weiter entwickelt: Beispielsweise gibt es Technologien, die automatisch alle störenden Hintergrundgeräusche wie das Tippen auf einer Tastatur oder das Rascheln von Papier ausblenden. High Definition Audio und Video sorgen für beste Bild- und Tonqualität.
  • Moderne und qualitativ hochwertige mobile und Desktop Video-Lösungen bewerkstelligen, dass VC nicht mehr wie früher nur wenigen Führungskräften, die auf Videoraumsysteme zugreifen konnten, vorbehalten ist.
  • Standardbasierte Scalable Video Coding-Technologie (SVC) sorgt für 3x HD Multipoint-Kapazität und damit eine verbesserte Skalierbarkeit, höhere Videoqualität auf allen Endgeräten und umfassende Interoperabilität für Vorwärts und Rückwärts-Kompatibilität. So können Unternehmen bestehende Video-Lösungen weiter nutzen und ihre bereits getätigten Investitionen sichern. Teure Gateways oder Hardware, wie sie proprietäre, nicht standardbasierte SVC-Produkte erfordern, sind dabei nicht notwendig.
  • Moderne B2B-VC-Plattformen verfügen über eine hohe Skalierbarkeit, reduzieren so die Kosten pro User und sind kompatibel zu den Video-Systemen anderer Hersteller.
  • Ganz neue Softwareangebote wie die Polycom RealPresence Cloud Axis machen VC Cloud-fähig. Unternehmen können damit Video Collaboration in hoher Qualität auf die Anwender von Skype, Facebook, Google Talk und andere Applikationen ausdehnen. Die externen User bekommen dafür einen Link zugeschickt und wählen sich über ihren Browser in die Videokonferenz ein, zu der sie eingeladen wurden.
  • Auch für Service Provider ergeben sich so ganz neue Geschäftsfelder: Sie können mit CloudAxis VC in der Public Cloud als VaaS- oder VCaaS-Angebot für Unternehmen betreiben und anbieten.

All diese Neuerungen sorgen dafür, dass VC einfacher zugänglich und universeller verfügbar wird als früher – auch für KMUs, die in der Vergangenheit eher verhalten an das Thema herangegangen sind. Manche Anbieter haben auf der Server-Seite spezielle Angebote für diese Zielgruppe entwickelt. Beispielsweise ist der Polycom RealPresence Collaboration Server 800s Virtual Edition die erste integrierte Multi-Protocol Software MCU, die auf Standardservern läuft und VC kostengünstig aus dem bestehenden Rechenzentrum ermöglicht.

Investitionsschutz durch Interoperabilität

Bei der Auswahl neuer VC-Lösungen sind Systeme, die sowohl proprietäre Protokolle als auch offene Standards inklusive H.263, H.264 High Profile, RTV (Microsoft), TIP und SVC unterstützen, die erste Wahl. Nur so sind eine ausreichende Vor- und Rückwärtskompatibilität sowie die Kombination mit Lösungen verschiedener Hersteller für optimalen Investitionsschutz gewährleistet.

Unternehmen sollten bei der Anschaffung neuer VC-Lösungen insbesondere auf die hier beschriebenen Merkmale achten, damit ihre Mitarbeiter gerne damit arbeiten und eine Collaboration-Kultur wirklich gelebt wird. Mit der steigenden Akzeptanz profitieren Unternehmen und Mitarbeiter noch mehr von VC und die Investitionen amortisieren sich sehr schnell.

Über den Autor

Thomas Nicolaus ist seit Anfang 2013 Area Sales Vice President DACH bei Polycom.

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