FI-TS gibt Tipps für den Einsatz mobiler Geräte im Unternehmen

Sieben Schritte bis zum erfolgreichen Mobile Device Management

| Autor / Redakteur: Bernhard Lück / Andreas Donner

Bei der MDSM-Lösung von FI-TS werden Firmendaten auf den Mobilgeräten verschlüsselt gespeichert, vermisste Geräte können schnell deaktiviert werden.
Bei der MDSM-Lösung von FI-TS werden Firmendaten auf den Mobilgeräten verschlüsselt gespeichert, vermisste Geräte können schnell deaktiviert werden. (Bild: FI-TS)

FI-TS hat seine selbst entwickelte Lösung Mobile Device Secure Management (MDSM) im Frühjahr 2013 bei sich im Unternehmen eingeführt und aus den eigenen Erfahrungen sieben Schritte formuliert, die bei der MDM-Planung berücksichtigt werden sollten.

Der Finanz Informatik Technologie Service (FI-TS), ein IT-Service-Anbieter für die Finanz- und Versicherungsbranche, rät allen Unternehmen, die 2014 das Thema Mobile Device Management (MDM) anpacken möchten, mit den Vorbereitungen zu beginnen, denn der Weg zu einem erfolgreichen Einsatz von MDM schließt neben technischen auch zahlreiche organisatorische und rechtliche Aspekte ein, die teilweise parallel angestoßen werden sollten.

1. Mobility-Strategie

Zunächst muss sich jedes Unternehmen klar darüber werden, welche Rolle das Thema Mobilität generell bei sich einnimmt und inwiefern MDM in eine generelle Arbeitsplatzstrategie eingebettet werden kann und soll. Um auch zukünftige Anforderungen in die Planung mit einzubeziehen, ist eine vorausschauende Einschätzung zur Entwicklung des Themas sinnvoll. In der ersten Planungsphase ist es für das Unternehmen wesentlich, unternehmensspezifische Bedürfnisse zu evaluieren, den Status quo der bisherigen Einbindung mobiler Geräte zu beurteilen und die Ziele für den MDM-Einsatz zu definieren.

2. BYOD oder Firmengeräte?

Darf der Mitarbeiter sein eigenes privates Gerät beruflich verwenden oder sollen firmeneigene Mobilgeräte genutzt und neu angeschafft werden, und welche Mitarbeiter benötigen überhaupt Mobilgeräte? Für und gegen BYOD gibt es reichlich Argumente – letztendlich muss jedes Unternehmen für sich die beste Lösung wählen. FI-TS hat sich für Firmengeräte entschieden, da diese Variante in puncto Sicherheit weniger Risiken birgt. Die Festlegung auf ein Betriebssystem (iOS, Android oder Windows) hätte die weitere Umsetzung erleichtert.

3. Anbieter mit Branchenfokus wählen

Nachdem die grundlegenden Entscheidungen getroffen wurden, geht es um die Wahl des MDM-Anbieters. Hier tummeln sich zahlreiche Hersteller auf dem Markt, wobei die Unterschiede im Angebot oft marginal sind. Es sollte ein Anbieter mit Branchenfokus gewählt werden, der mit den spezifischen Anforderungen vertraut ist und die für das Unternehmen wichtigen Features bereitstellt. Beispielsweise ist Mobile Device Secure Management (MDSM) von FI-TS auf die Finanz- und Versicherungsbranche zugeschnitten.

4. Welche technische Lösung?

Die Funktionen einer MDM-Lösung umfassen die Durchsetzung von Policys zur Absicherung des Endgeräts inklusive Daten und Apps, Richtlinien zur Trennung beruflicher und privater Nutzung, zur Regulierung des Zugriffs auf interne und externe Daten, Passwortbestimmungen und die externe Steuerung der Geräte für den Notfall. Eine ausführliche Beratung und ein sorgfältiger Vergleich verschiedener Lösungen sind unerlässlich. Das MDSM-Angebot von FI-TS verfügt laut Hersteller z.B. über eine vor allem für Unternehmen im Finanzumfeld relevante revisionssichere Mandantentrennung.

5. Betriebsrat und Co.

Neben der technischen Umsetzung sollten organisatorische und rechtliche Gesichtspunkte unbedingt parallel bearbeitet werden. Rechtlich gesehen handelt es sich um Vertragsanpassungen oder Nutzungsvereinbarungen, die Pflichten und Rechte von Arbeitnehmer und -geber, geldwerte Vorteile sowie das Fernmeldegeheimnis abdecken. Auf organisatorischer Seite empfiehlt es sich, Betriebsrat, interne Kommunikations- und Personalabteilung frühzeitig in die Planungen mit einzubeziehen, um Datenschutz, Mitarbeiterschutz, Personalschulungen, User-Support und begleitende Kommunikationsmaßnahmen abzustimmen.

6. Rollout und Testen

Ein Pilotprojekt mit einer begrenzten Anzahl von Test-Usern kann bereits im Vorfeld des Rollouts gröbere Fehler aufdecken und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung überprüfen. Der Rollout selbst wird von einem umfassenden Monitoring des technischen Betriebs sowie der Admin-Prozesse begleitet. In dieser Phase können Nachbesserungen vorgenommen, das User-Verhalten überwacht und gegebenenfalls durch Kommunikationsmaßnahmen unterstützt werden.

7. User-Support & Beratung

Bei der Einführung von MDM geht es nicht vorrangig um die reine Technik, sondern um die Mitarbeiter. Diese sollten frühzeitig über die neue Mobility-Strategie des Unternehmens aufgeklärt und während sowie nach dem eigentlichen Rollout umfassend geschult und beraten werden. Manche Mitarbeiter müssen sich unter Umständen erst an die neuen Geräte und Handhabungen gewöhnen. Für ein erfolgreiches MDM ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über die technische Bedienung ebenso aufgeklärt werden wie über ihre Rechte und Möglichkeiten.

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