Die Zeit für weltweite Zusammenarbeit ist gekommen

Passende Informationen im richtigen Kontext zur richtigen Zeit

| Autor / Redakteur: Anthony Bartolo / Andreas Donner

Die Herausforderungen sind groß aber ohne ausgefeilte Collaboration-Prozesse geht für viele Unternehmen nichts mehr vorwärts.
Die Herausforderungen sind groß aber ohne ausgefeilte Collaboration-Prozesse geht für viele Unternehmen nichts mehr vorwärts. (Bild: pressmaster - Fotolia.com)

Wir alle wissen, dass die Datenflut bereits heute überwältigend ist, Netzwerkkapazitäten jedoch im Überfluss vorhanden sind. Daher können Mitarbeiter heute Informationen und Nachrichten über Kontinente hinweg kommunizieren, ohne Einschränkung durch zeitliche oder geografische Grenzen. Dennoch gibt es in Sachen Kommunikation noch einiges zu tun!

E-Mails haben das Telefon abgelöst und sind das dominierende Werkzeug unseres täglichen Arbeitslebens. In einer Minute versenden Anwender rund um die Welt 204 Millionen E-Mails. In einer Stunde sind das 12.240.000.000 elektronische Briefe, die einen neuen Empfänger finden – eine Hausnummer, die nur schwer vorstellbar ist Aber sogar E-Mail hat seine Grenzen. Wir alle wissen wie es sich anfühlt, wenn man mit Informationen zugeschüttet wird oder wenn die eigentliche Information in Form eines Anhangs quasi weggeschlossen und ungreifbar auf dem Server des Unternehmens liegt.

Dies erklärt, warum der Einsatz sozialer Collaboration-Werkzeuge für Unternehmen immer dringender wird. Denn es wird immer wichtiger, Mitarbeiter intern miteinander zu vernetzen, damit sie effizienter mit externen Stakeholdern wie Kunden und Partner zusammenarbeiten können. Aber die Herausforderungen können signifikant und schwierig sein, wie beispielsweise die Vernetzung geschlossener und proprietärer sozialer Plattformen mit dem Kontext des täglichen Workflows – dies ist jedoch unumgänglich, wenn diese großflächig genutzt werden sollen. Mobile und soziale Technologien, Gamification und Video können Bestandteil des Toolkits eines sozialen Unternehmens werden. Wir haben jedoch noch einen langen Weg vor uns, all diese Features zusammenzufügen.

Ohne Collaboration keine Wissensarbeit

Zudem werden Mitarbeiter zunehmend zu Wissensarbeitern. Es wird erwartet, dass sie Daten und Informationen nutzen und auswerten, um schneller zu arbeiten und bessere Entscheidungen zu treffen. Bisher sind Mitarbeiter und Unternehmen aber auch Opfer des Informationsüberflusses und nutzen häufig bestehende Toolkits, die nicht weiterhelfen. Dabei fehlt es Unternehmen oftmals nicht an den passenden Werkzeugen, vielmehr liegt das Problem meist in der Fragmentierung. Keine einzige Anwendung oder Plattform entspricht den Anforderungen eines Wissensarbeiters: Suche, Wissensmanagement, Workflow und Collaboration. Gibt es bereits bestehende Collaboration-Werkzeuge, werden sie meist separat genutzt oder sind proprietär. Um hier wirklich einen Mehrwert zu erreichen, sollten sie in die Applikationen integriert sein, die den Arbeitsalltag der Mitarbeiter dominieren – ob es sich nun um einen Bloomberg-Terminal oder das Frontend einer ERP-Plattform handelt.

Eine Frage der Produktivität

Es stimmt, dass viele Daten, mit denen wir während der Arbeitszeit umgehen, unstrukturiert sind. Die meisten Daten bleiben weggeschlossen in Word-Prozessdokumenten, E-Mails, Spreadsheets, Bildern und Videos, die nicht einfach lokalisiert oder genutzt werden können. Unternehmen sehen sich also mit einer neuen Herausforderung konfrontiert: Wie können sie ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, durch das Angebot von störungsfreiem Zugriff auf die richtigen Informationen im richtigen Kontext und zur richtigen Zeit produktiver zu werden?

Der Bedarf an besserer Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen und mit Kunden und Partnern wird deutlich, wenn wir uns einmal vor Augen führen, welche Vorteile Collaboration für den Verbraucher hat. Während der letzten 20 Jahre haben Verbraucher den Löwenanteil des wirtschaftlichen Überschusses ermöglicht, der durch das Internet und E-Commerce sowie durch soziale Plattformen entstanden ist. Unternehmen haben reagiert, indem sie soziale Medien nutzen, um die Kundenbindung zu erhalten und zu vertiefen. Das Potenzial ist groß und dennoch sind die Zukunft dieser Technologien und ihr Einfluss unklar.

Sie Zukunft der Collaboration

Wir können die Zukunft der Collaboration definieren, indem wir uns auf das konzentrieren, was momentan falsch läuft. Für die Mehrheit der Anwender ist die Benutzerfreundlichkeit der Collaboration-Plattformen gering; zudem sind sie häufig fragmentiert. Für Unternehmen haben die Collaboration-Plattformen meist wenig Potenzial für individuelle Anpassungen, zudem sind die Plattformen teuer. Es ist also noch ein langer Weg hin zu einem realisierbaren Rezept für den Masseneinsatz. Es sagt viel über unsere Situation aus, dass – selbst Jahrzehnte nach der Einführung des Internets – E-Mails und einfache Telefonate noch immer das dominierende Kommunikationswerkzeug für viele Mitarbeiter sind.

Offene APIs

Was ist also die Antwort? Die Flexibilität und Kompatibilität offener APIs (Application Programming Interface) adressieren die Herausforderungen. Entwickler können einfach auf sie zugreifen und die API-basierten Werkzeuge anpassen, die sie entwickeln. Unternehmen können somit soziale Werkzeuge so entwickeln und präzisieren, dass sie perfekt in die Unternehmensprozesse, in die IT-Architekturen und zu den Mitarbeitern passen. Der Einsatz der Werkzeuge wird maximiert und die Produktivität steigt, sobald die Mitarbeiter geografisch getrennt werden und Unternehmen ihren Kunden- und Partnerstamm in neue Märkte expandieren.

Letztlich ist es die Realität, dass jedes Unternehmen, das vollständig vernetzt wird (sowohl bei der Zusammenarbeit als auch im technologischen Sinne), den Lohn dafür erntet, indem es bisher versteckte oder nur wenig bekannte Quellen interner Expertise erschließt. Der Sinn, Mitarbeiter unternehmensübergreifend störungsfrei miteinander zu vernetzen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich reibungslos und Workflow-orientiert mit ihren wichtigsten Stakeholdern zu vernetzen, liegt auf der Hand. Die Mitarbeiter sind dafür bereit. Unternehmen werden dadurch immer produktiver. Und auch Kunden und Partner werden von besserem Service und erweiterter Zusammenarbeit profitieren.

Die Zeit für weltweite Zusammenarbeit ist gekommen!

Über den Autor

Anthony Bartolo ist Senior Vice President Unified Communications & Collaboration bei Tata Communications.

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