Selbst-Management-Ratgeber prägt Groupwise 8 Novell schafft individuelle, interaktive Cross-Plattform-Arbeitsbereiche

Redakteur: Ulrike Ostler

Novell hat mit der Version 8 seine Collaboration-Software „Groupwise“ komplett überholt. Das Produkt ist nicht nur günstiger als eine entsprechende Microsoft-Lösung, sondern kommt mit einer Reihe von neuen E-Mail- und Kalender-Funktionen daher, die das Arbeitsleben erheblich vereinfachen können. Zudem unterstützt die Suite Windows, Linux, Mac-Betriebssysteme sowie Web-Techniken.

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Groupwise 8 orientiert sich am David-Allen-Buch, Umschlag-Bild: Amazon
Groupwise 8 orientiert sich am David-Allen-Buch, Umschlag-Bild: Amazon
( Archiv: Vogel Business Media )

Wie das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Gartner eruiert, wird der Markt für Web-Konferenzen und Team-Collaboration Software in diesem Jahr die Zwei-Milliarden-Dollar-Grenze übersteigen. Das entspricht einem Anstieg um 22 Prozent verglichen mit dem Umsatz im Jahr 2007.

In Europa, dem Nahen Osten und Afrika (EMEA) wird der Umsatz im Markt für Web Conferencing- und Collaboration-Software um 28,6 Prozent auf 500,3 Millionen Dollar wachsen. Das stärkste Wachstum findet in Osteuropa statt und beläuft sich auf 55,3 Prozent gegenüber dem Jahr 2007.

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Nach Einschätzung von Marktanalysten rangiert Novell mit seiner Collaboration Suite Groupwise auf Platz drei, allerdings mit großer Lücke zu Microsoft und IBM. Der Marktanteil im ersten Fall beträgt etwa 47 Prozent, der vom IBM rund 42 Prozent und der von Novell 7 Prozent (Nutzer, die nur Software eines Herstellers einsetzen, gibt es demnach nicht.)

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Nun liefert Novell den Groupwise-Anwendern ein paar Gründe mehr, bei der Stange zu bleiben. Denn auch in den klassischen Office-Anwendungen gibt es Verbesserungspotenzial und Möglichkeiten die Produktivität des Einzelnen und kompletter Teams zu steigern.

„Wir haben uns bei der Entwicklung von Version 8 stark an den Empfehlungen von David Allen orientiert“, erläutert Kai Reichert, Technology Sales Specialist Business Unit Workgroup bei Novell. Der deutsche Titel des Buchs von David Allen lautet „Wie ich die Dinge geregelt kriege, Selbstmanagement für den Alltag.“

Das Buch beschäftigt sich damit, warum viele Menschen vor allem in verantwortungsvollen Berufen und leitenden Funktionen vor lauter Arbeit kaum noch zum Arbeiten kommen. David Allen schlägt konkrete Gegenmaßnahmen vor.

Dazu gehört es etwa, den Eingangspostkorb, „Inbox“, stets zu leeren. „Leider funktioniert ein Eingangskorb nicht einfach deswegen, weil man ihn hat“, heißt es in seinem Buch. Der Rat: „Sie sollten sich so viele Eingangskörbe wie nötig und so wenig wie möglich zulegen.“ Eine erste Unterscheidung ist etwa „Müll“, „Erledigen“, „delegieren“. Dabei ist Müll, etwas, das nicht mehr gebraucht wird, etwas, das sich im Moment nicht erledigen lässt, aber vielleicht später, und potenziell nützliche Informationen, die vielleicht später gebraucht werden und deshalb zu speichern sind.

Müll in der E-Mail

Erledigen bedeutet im Verständnis von Allen: „Erfordert eine Handlung weniger als zwei Minuten, sollten sie sofort erledigt werden.“ Erfordert eine Handlung mehr als zwei Minuten, muss sich jeder Fragen: „Bin ich derjenige, der das erledigen muss? Schon ist der Frager beim Delegieren.

Verschieben und vielleicht später mach- oder brauchbar, erfordert weitere Fächer und vielleicht Erinnerungen, zum Teil müssen aber auch Projekte angelegt werden.

Zu den Projekten gehören Materialien und Projektschritte. Die wiederum sind zeitunabhängig oder Uhrzeit- oder Kalendertag-abhängig oder erfordern auf bestimmte Tage bezogene Informationen und oder Personen.

Groupwise 8 erlaubt es den Nutzern, verschiedene Kalender einzurichten und zu führen, etwa private und geschäftliche Termine, Urlaub sowie unterschiedliche Gruppenkalender – zum Beispiel Projekt-spezifisch. Für einen Abgleich der Termine, können die Kalender, unterschiedlich eingefärbt, quasi übereinandergelegt werden. So lässt sich auf einen Blick erfassen, wo noch Platz ist und wo Konflikte entstehen. Ressourcen, wichtige Arbeitsschritte und vorab zu erledigende Aufgaben, Kontaktdaten von involvierten Personen lassen sich quasi per Knopfdruck Daten und Uhrzeiten zuordnen. (Archiv: Vogel Business Media)

Mit der Version 8 hat Novell das übergreifende Arbeiten mit dem E-Mail-, Kalender- und Kontakt-Management wesentlich vereinfacht. Die Anwender können sich nun ein indiviuelles Dashbord zusammenstellen, das es erlaubt, neben den traditionellen Tools wie e-Mail, Kalenderfunktionen, Kontakte und Aufgabenlisten auch beliebte Web-2.0-Applikationen wie Team Workspaces, Blogs und RSS Feeds zu nutzen. Alle relevanten Informationen sind damit zentral an einer Stelle verfügbar.

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Mehr Kontakt-Management als Adressensammlung

Per Klick auf einen Button lassen sich die Adressdaten einer E-Mail in die Kontaktverwaltung übernehmen, die Novell schon fast zu einem Kontakt-Management ausgebaut hat. Zum Beispiel lassen sich Aufgaben und E-Mails einer Person zuordnen und in Baumstrukturen, auch terminiert, strukturieren. Die Adresse lässt sich per Button mit einer Google-Map verknüpfen und durch einen weiteren Klick über den Mobile Server auf ein Handy übertragen, sofern dieses die grafische Darstellung unterstützt.

Damit befinden sich nicht nur Adresse und Telefonnummer auf dem Handy, sondern auch Adresse mit Karteneintrag und der Grund des Kontakts beziehungsweise sogar eine kleine Historie und die zu erledigenden Aufgaben.

Novell stellt als Vorzüge der Lösung Folgendes heraus:

  • Interaktiver Home View: Das personalisierte Produktivitäts-Dashboard kombiniert Web 2.0 Tools mit herkömmlichen Kommunikationsmitteln. Dem Anwender wird erspart, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu springen.
  • Unterstützung mobiler Endgeräte: Die Unterstützung für eine Vielzahl mobiler Endgeräte einschließlich iPhone, Blackberry und Palm, erlaubt es Nutzern ortsunabhängig zu arbeiten.
  • Erweiterter Kalender: Kalenderfunktionen in Echtzeit und die Möglichkeit, diese extern zu publizieren, erlaubt Anwendern die einfache Koordination mit Mitarbeitern, Kunden und Zulieferern für nahtlosen Arbeits- und Informationsfluss. Zum Beispiel lassen sich mehrere Kalender pflegen, etwa Projekt-orientierte. Zum Abgleich der Termine, lassen diese sich quasi übereinander legen. Zudem erlaubt es der Standard iCAL, die „Exchange“- und „Notes“-Kalender mitzunutzen.
  • Kontaktdaten-Management: Dieses vereint relevante Informationen wie Karten, Photos und persönliche Details zu einer einheitlichen Kontaktdatei. Geschäftsbeziehungen können so effizient von einem Punkt aus verfolgt, geregelt und aufgebaut werden. Zum Beispiel lässt sich anhand der hinterlegten E-Mail-Adresse auch bei Suchergebnissen erkennen, ob es sich um einen Außenkontakt handelt. Es gibt zudem eine Anzeige ob die Person derzeit kontaktiert werden kann oder beschäftigt ist.
  • Vernetzte Diskussionen: Diese Funktion vereinfacht die Nutzung von E-Mail-Threads und macht die Kommunikation somit schneller und einfacher.
  • Intuitives Aufgabenmanagement: Erlaubt es Anwendern Aufgaben zu priorisieren, Zwischenschritte einzufügen und Aufgaben bis zur Fertigstellung visuell nachzuverfolgen. Zusätzlich können Nutzer E-Mails direkt in Aufgaben umwandeln.
  • Außerdem gibt es eine Suche, mit der sich über die verschiedenen Collaboration-Module hinweg suchen lässt. Die Anwender müssen sich nicht merken, ob sie eine Notiz im Kalender oder als E-Mail abgelegt haben.
  • Groupwise 8 ist zu 143 Dollar pro Nutzerlizenz verfügbar. (Der volle Umfang für MACs und Linux kommt etwas verzögert heraus.)

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Darauf kommt es an

„E-Mail ist zwar auch weiterhin der beliebteste Kommunikationskanal für Unternehmen“, sagt Mark Levitt, Program Vice President, Collaboration and Enterprise 2.0 Strategies bei IDC. Viele sähen mittlerweile jedoch auch den strategischen Mehrwert, den beliebte Tools wie Instant Messaging, Blogs, Wikis und Social Networking liefern können.

„Integrierte Collaboration-Umgebungen wie Novell GroupWise 8 verbinden E-Mail, Instant Messaging und Web 2.0. Somit sind diese sehr gut aufgestellt, um den Anforderungen dieser neueren Kommunikationsarten und dem Zuwachs bei mobilen Arbeitskräften und Telecommuting gerecht zu werden. Gleichzeitig lassen sich Geschäftsbeziehungen effektiv pflegen und die allgemeine Produktivität der Mitarbeiter gezielt steigern“, so Levitt.

Einer der ersten Nutzer von Groupwise 8 ist die Universität und Hochschule Regensburg. Sie plant, bis zum Jahresende 35.000 Benutzer auf Groupwise 8 zu migrieren. „Besonders der verbesserte Web-Access und die neuen Clients kommen bei den Anwendern sehr gut an“, erläutert Edmund Weber, Leiter Groupware Dienste, Rechenzentrum Universität und Hochschule Regensburg.

Kein „Mobile Server“ mehr

Einen Wehmutstropfen gibt es allerdings: Novell wird auf Dauer den Mobil Server, der für die Synchronisation mit mobilen Clients sorgt, austauschen müssen. Dieser stammt eigentlich von Nokia, heißt dort „Intellisync“ und wird von Novell als OEM-Produkt unter dem Namen „Groupwise Mobile Server“ lizenziert.

Nokia aber verabschiedet sich aus dem Geschäft und stellt die Produktion der Geschäftskunden-Software ein. Kunden wie Novell wurden über diesen Schritt offenbar vor dieser Ankündigung nicht unterrichtet.

Doch laut Novell-Techniker Reichert bringt sein Unternehmen auf jeden Fall noch eine weitere Version (Release 3) auf den Markt. Was dann nachfolgt, ist noch ungewiss.

Doch vielleicht hält Buchautor und Gründer der auf Produktivitätsmethoden und das Coaching von Führungspersonen spezialisierten Allen Company, David Allen, einen Rat parat? Er rät ins seinem Buch generell zur „Entspannung“. Denn: Nur wer entspannt und überlegt den Tag angeht, wird kreativ, effizient und wirklich produktiv sein.

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