Zeitmanagement Multitasking – nein danke!

Mehrere Dinge gleichzeitig erledigen und dadurch produktiver sein? Auch wenn es immer noch den Eindruck macht, im Arbeits- und Projektalltag ist Multitasking keineswegs erstrebenswert oder positiv.

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Fast die Hälfte aller im Beruf stehenden Personen leidet häufig an Überforderung. Immer mehr Aufgaben sollen immer schneller erledigt werden. Zu viele Projekte gleichzeitig, unzählige und endlose Besprechungen sowie ständige Verfügbarkeit fordern uns zu Multitasking auf. Doch die Nachteile einer solchen Arbeitsweise wiegen das vermeintlich sinnvolle „in-der-Luft-Halten mehrerer Bälle gleichzeitig“ auf.

Auch wenn der Begriff Multitasking nach wie vor einen positiven Klang hat und es bei vielen Menschen erwünscht ist, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können – im Arbeitsalltag ist die Fähigkeit zum Multitasking keineswegs erstrebenswert. Warum? Ganz einfach: Weil das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben mehr Fehler verursacht, die dann im Nachhinein wieder korrigiert werden müssen. Weil mehr Arbeitszeit für jede der betroffenen Aufgaben vonnöten ist. Und weil Mitarbeiter an der Mehrfachbelastung leiden, ihre Leistungsfähigkeit verlieren, im schlimmsten Fall komplett ausfallen.

Wo Multitasking gängige Praxis ist, dauern Projekte länger und kosten mehr, als sie eigentlich müssten. Sowohl für die Effizienz des Ressourceneinsatzes als auch für die Geschwindigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist Multitasking der Feind in den eigenen Reihen.

Endlose Meetings fordern Multitasking heraus

Wer kennt sie nicht? Unendliche Besprechungen über mehrere Stunden hinweg! Und mal ganz ehrlich: Wer hat während eines Meetings nicht schon einmal seinen Laptop genutzt, um E-Mails zu beantworten – während er vorgab, eifrig Notizen zu machen? Der Zeitfresser‚ endlose Meetings, fordert die Teilnehmer zum Multitasking förmlich heraus. Unternehmen können etwas dagegen oder besser dafür tun: Satt „open end“, werden Besprechungen grundsätzlich als kurze, disziplinierte Termine mit maximal 45 Minuten angesetzt. So bleiben die Teilnehmer leichter fokussiert. Während dieser Zeit sollte die Nutzung digitaler Geräte tabu sein.

Auf Antworten auch mal warten (lassen)

Wir sind es gewohnt, zu jeder Tageszeit sofort eine Antwort zu erhalten. Dauerte es früher noch Tage, bis ein Brief bei uns ankam, zwingt uns der schnelle E-Mail-Rhythmus dazu, ständig reaktiv zu sein. Immer wieder wird dadurch unsere Aufmerksamkeit zerstört oder besser geteilt, weil wir uns nicht mehr ununterbrochen unseren Prioritäten widmen können. Durchschnittlich 25 Prozent mehr an Zeit brauchen wir durch das Hin- und Zurückschalten von und zur Hauptaufgabe.

Ein sinnvoller Ausweg: Das E-Mail-Programm zumindest zeitweise ausschalten. In wirklich dringenden Fällen gibt es immer noch das Telefon. Besonders tückisch ist, dass durch das ständige Jonglieren mehrerer Aufgaben, ohne jegliche Atempause, die Energiereserven langsam aber sicher aufgebraucht werden.

Fokussierung ist zwingend erforderlich

Je mehr Aufgaben und Projekte gleichzeitig aktiv sind, umso mehr sie um dieselben Ressourcen konkurrieren, desto mehr schädliches Multitasking entsteht. Um in der Vielzahl der Projekte nicht den Überblick und die Kontrolle zu verlieren, ist Fokussierung erforderlich. Das bedeutet allerdings nicht nur, grundsätzlich Prioritäten festzulegen, sondern auch zu entscheiden, welche Aufgaben komplett von der To-Do-Liste gestrichen werden.

Setzt das Management den richtigen Fokus und konzentriert sich auf die richtigen Maßnahmen, stellen sich kontinuierlich spür- und messbare Verbesserungen ein. Ebenso steigen Wohlbefinden und Motivation der Mitarbeiter und damit automatisch deren Leistungswille und -bereitschaft.

Fluch und Segen der modernen Technologie

Weil wir durch unsere digitalen Geräte immer erreichbar sind, folgt uns auch unsere Arbeit überall hin und lässt keine Ruhe zu. Endpunkte, Ziellinien und klare Grenzen sind verlorengegangen. Wir essen zwischendurch oder im Regelfall am Schreibtisch zu Mittag, ohne dabei den Blick vom Monitor zu wenden. Während wir telefonieren surfen wir parallel auch noch im Internet. Und wenn wir unsere E-Mails beantworten, klären wir schnell zwischen Tür und Angel den Plan für die nächste Woche.

Natürlich muss das nicht alles zwangsläufig und gleich zu einem Zusammenbruch führen. Aber fest steht, dass aufgrund unseres andauernden Multitaskings unsere Produktivität leidet. Wir zahlen einen hohen Preis und merken es nicht oder wollen es vielmehr nicht wahrhaben.

Verantwortung für Unternehmen und Mitarbeiter

Hat eine Aufgabe oder ein Projekt die volle Aufmerksamkeit, kann im Vergleich zum Multitasking ein wesentlich größeres Pensum erbracht werden. Die doppelte oder gar dreifache Leistung ist möglich, wenn sich – wie gerade beschrieben – intensive Arbeits- und echte Erholungsphasen abwechseln. Dafür sollten Pausen aber auch wirklich als solche genutzt werden und nicht, um doch mal schnell nebenbei ein paar Whatsapp-Nachrichten zu checken.

Fakt ist: Für ein Unternehmen liegt der bessere Weg zur höheren Produktivität und innovativerem Denken darin, Mitarbeiter zu ermutigen, festgelegte Perioden vollständiger Konzentration anzustreben, gefolgt von kurzen, aber richtigen Erholungspausen.

Es liegt aber natürlich auch am Einzelnen, klare Grenzen für sich selbst zu ziehen und zu setzen. Eine gut strukturierte Arbeitsweise hilft dabei. Das Wichtigste wird idealerweise ohne Unterbrechung gleich morgens erledigt. Der Zeitraum mit fester Start- und Endzeit sollte 60 bis 90 Minuten nicht überschreiten. Anschließend sind ein paar Minuten zur Erholung obligatorisch! Das Wissen um den vordefinierten Endpunkt hilft Ablenkungen zu widerstehen.

Je intensiver sich jemand in die Aufgabe vertiefen kann, umso produktiver wird er sein. Ein Tipp: Ist der Arbeitsplatz nicht abgeschirmt, sind geräuschunterdrückende Kopfhörer nützlich. Um nicht der ständigen Tyrannei des „Jetzt, jetzt, jetzt“ ausgeliefert zu sein, sind regelmäßige Zeiten für langfristige, kreative oder strategische Planung sinnvoll.

Raus aus der Grauzone, hin zu mehr gesunder Energie

All diesen Empfehlungen liegt ein einfaches Prinzip zugrunde: Wenn wir eine Aufgabe erledigen, dann fokussieren wir uns – während eines vordefinierten Zeitraums – vollständig darauf. Und wenn wir uns erholen, dann erholen wir uns richtig. In der Grauzone zwischen vielen Aufgaben zu arbeiten und zu leben, ist nachweislich schädlich und ungesund.

Ein guter Grund, darauf zu achten, dass unserer Erholung als Gegengewicht zur konzentrierten Arbeit ein erhöhter Stellenwert zukommt. Jeder Mensch im Berufsleben sollte mindestens eine verbindliche Auszeit am Tag wahrnehmen. Ob ein gemeinsamer kurzer Mittagsspaziergang oder ein eigener Raum zur Regeneration – wichtig ist der räumliche Abstand und die Möglichkeit, sich auszuruhen und Energie aufzutanken.

Über die Autoren

Rudolf Burkhard ist Director Business Development und Gründungsgesellschafter, Claudia Simon ist Geschäftsführerin der Vistem GmbH & Co. KG in 64646 Heppenheim, Tel. (0 62 52) 79 53 07-0, info@vistem.eu, www.vistem.eu

Dieser Beitrag stammt von unserem Schwesterportal MM Maschinenmarkt.

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