Übung macht den Meister Mit einer Krisenstabsübung auf Notfälle vorbereiten

Autor / Redakteur: Astrid Geschwendt / Peter Schmitz

Das Testen der Notfalldokumentation und üben der Krisenorganisation gehören zu den wichtigsten Maßnahmen im Business Continuity Management (BCM) und Krisenmanagement (KM). Denn kommt aufgrund einer Krise der Krisenstab zusammen, muss dieser oft in kürzester Zeit auf Basis meist lückenhafter Informationen Unternehmens-kritische Entscheidungen treffen.

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Durch eine professionell durchgeführte Krisenstabsübung erhalten Unternehmen schnell Klarheit, ob der Krisenstab das gewünschte Knowhow besitzt und in der Lage ist, die notwendigen Maßnahmen einzuleiten und durchzusetzen.
Durch eine professionell durchgeführte Krisenstabsübung erhalten Unternehmen schnell Klarheit, ob der Krisenstab das gewünschte Knowhow besitzt und in der Lage ist, die notwendigen Maßnahmen einzuleiten und durchzusetzen.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Jeden Tag sind Sie kleineren und größeren Herausforderungen in Ihrem Unternehmen ausgesetzt. Manche können mit gezielter Tatkraft schnell überwunden werden, andere benötigen viel Energie und Umsetzungsstärke um sie zu meistern. An der einen oder anderen Stelle fehlt vielleicht einfach die Übung, um die Situation schnell und mit viel Schwung zurück in den Normalzustand zu bringen. Eins haben jedoch alle besonderen Ereignisse gemeinsam: sie bringen uns weiter, wir lernen aus ihnen, sind danach meist stärker und haben evtl. sogar die Chance uns ganz neu aufzustellen.

Kommt aufgrund einer Krise der Krisenstab zusammen, hat dieser in kürzester Zeit auf Basis möglicherweise lückenhafter Informationen und großer Unsicherheiten, auswirkungsträchtige Entscheidungen zu treffen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Rollen im Krisenstab und das Wirken miteinander nicht dem gewohnten Zusammenspiel entsprechen, da sie in dieser Konstellation nicht regelmäßig zusammentreffen und arbeiten. Im Fall einer andauernden Lage, muss dies eventuell auch noch in jeweils dreifacher Besetzung ausgeführt werden.

Das Testen der Notfalldokumentation und üben der Krisenorganisation gehören daher zu den wichtigsten Maßnahmen im Business Continuity Management (BCM) und Krisenmanagement (KM). Notfallpläne allein können nicht alle tatsächlichen Ausfallszenarien abdecken. Das sinnvolle Zusammenspiel der präventiven Planung des BCM und deren integrativer Nutzung durch Ihren Krisenstab und den Reaktionsteams garantieren den Erfolg in einer tatsächlichen Notsituation.

Durch regelmäßiges Üben lernen die Mitglieder Ihres Krisenstabs den Umgang mit Stresssituationen, sichern wichtige Vorgehensweisen ab, lernen sich selbst und die anderen, die Reaktion und Aktion in einer schwerwiegenden Situation besser kennen – Sie erleuchten Ihren Wirkungskreis in einer Krisensituation und erkennen eventuell vorher nicht bekannte Zusammenhänge.

Da vor allem das Üben von Zusammenwirken und Handeln für Krisenstäbe in der Praxis relevant, aber auch sehr anspruchsvoll ist, bietet die Controllit AG die Durchführung maßgeschneiderter Krisenstabsübungen als Serviceleistung an. Sie können damit an einer professionellen und praxisnahen Simulationsübung teilhaben und Ihren Erfahrungsschatz bezüglich der definierten Abläufe, Informationsflüsse und Arbeitstechniken erweitern.

  • Haben Sie das Gefühl, Ihre Krisenorganisation sitzt bereits fest im Sattel?
  • Kennen Sie Ihre Rolle und Ihre Aufgabe in Ihrem Krisenstab?
  • Funktioniert die Zusammenarbeit der Schnittstellen mit dem Krisenstab mit positiver Wirkung ins gesamte Unternehmen?

Um Ihnen zu zeigen, was Sie bei einer professionell durchgeführten Simulationsübung erwartet, folgt hier ein kleiner Einblick in die Konzeptionierung und Planung einer Krisenstabsübung und wie diese vorbereitet wird. Das bedeutet, inklusive der Vorbereitung der Krisenstabsteilnehmer auf ihre Rolle und Aufgabenfeld, welche Detailplanung hinter den Inhalten einer Krisenstabsübung steckt und wie die Krisenstabsübung durchgeführt und abgeschlossen wird.

Ausgangspunkt

Im Vorfeld muss die Krisenorganisation Ihres Unternehmens stehen und jeder Teilnehmer seine Funktion und seinen Verantwortungsbereich kennen.

Da jedoch jedes Unternehmen seinen individuell besetzten Krisenstab hat, sollte sich hier an unternehmensinternen Know-How-Trägern orientiert werden, die dem Krisenstabsleiter bei der Beurteilung der Lage mit ihrer Fachexpertiese beratend zur Seite stehen können, ihm helfen Entscheidungen bestmöglich vorzubereiten und den Wirkungsgrad im Unternehmen haben die Ausführung der getroffenen Maßnahmen koordinieren und überwachen zu können. Ihr internes Know-How wird in einer Übung durch externes Experten-Feedback zum Krisenmanagement ergänzt.

Der Rahmen für die Krisenstabsübung wird mit Hilfe des Unternehmens definiert. Wobei gemeinsam das Ziel, der Ort, der Termin und die Dauer sowie der Zweck der Übung bestimmt wird. Weiterführend sind das Szenario, die Ausgangslage und besondere Lageänderungen sowie teilnehmende Organisationseinheiten und Personen zu klären. Sollten externe Unternehmen oder Organisationen ebenfalls miteingebunden werden, kommt man um eine längerfristige Planung nicht herum. Doch je intensiver und detailgetreuer die Vorarbeiten sind, umso mehr wird ihr Krisenstab in das Szenario involviert: emotional und fachlich. Durch die Realitätsnähe entstehen wahrhaftige Emotionen, die ein ernsthaftes Wirken der Teilnehmer fördern und so für besondere Erfahrungswerte sorgen.

Voraussetzung einer gelingenden Krisenbewältigung ist die Kenntnis über die Inhalte der Krisendokumentation Ihres Unternehmens. Die Mitglieder des Krisenstabes müssen ihr Fachgebiet sowie ihre Rollen, deren Herausforderungen sowie zweckmäßige Methoden und Werkzeuge zur Bewältigung der Krise kennen. Hierzu wird vorab die Teilnahme an einer mit Ihnen abgestimmten Basisschulung oder Einführungsschulung angeboten, zu der den Übungsteilnehmern die Inhalte und Funktionen des Krisenstabes nähergebracht werden, auf dass sie sich im Ernstfall gut vorbereitet und entsprechend ausgebildet fühlen. Die Schulungsinhalte können optional auch für die Mitglieder des Krisenstabs in Form eines Theorie-Input, als Starter am Tag der Übung stattfinden.

Welches Ziel Sie sich für den Lessons Learned Effekt nach der Übung auch wünschen, eine professionelle Übung gewährleistet, dass Sie während der Übung die Möglichkeit bekommen Ihre technischen Mittel zu testen (Telefonsysteme / Umschaltung, Konferenzschaltung, PC/Laptops, usw.), das Alarmmanagement (rasche und richtige Lagebeurteilung), die Weitergabe von Informationen, die Infrastruktur, sowie das umfängliche Aufgebot des Krisenstabes bzw. der Notfallteams zu trainieren und zu prüfen. Ebenfalls werden Sie sich spätestens nach der Übung sicher sein, dass jedem Mitglied der Krisenstabsraum mit samt seiner professionellen Einrichtung bekannt ist und jeder Teilnehmer seine Checklisten sowie den Aufbau und die Inhalte der Krisendokumentationen – wie z.B. Krisenhandbuch - kennt und anzuwenden weiß.

Vorbereitung auf die Krisenstabsübung

Dem Unternehmen obliegt die Auswahl des Ausfallszenarios (Gebäude, IT, Personal, Dienstleister, Produktion), für das ein konkretes Grobszenario entwickelt wird. Dabei werden die Ideen, Tipps oder bekannte Herausforderungen im Unternehmen ebenso genutzt, wie die gesammelten Erfahrungswerte des Beraterteams auch in Bezug auf den Reifegrad der Krisenorganisation. Darauf basierend erfolgt die Detailplanung des passenden Drehbuchs. Hierbei ist es von Vorteil, wenn Ihre Dokumente zur Krisenorganisation bereitgestellt werden, um schon von Anbeginn so unternehmensgetreu wie möglich zu arbeiten. Bei der Erarbeitung geht es vor allem darum, alle zu trainierenden Krisenstabsmitglieder in der Übung zu fordern und zum richtigen Zeitpunkt mit „fiktiven Ereignissen“ zu fördern. In der Übung selbst wird das Regieteam das Stresslevel und die geplanten Ereignisse steuern und den Schwierigkeitsgrad erhöhen bzw. senken.

Im Drehbuch werden die vorgesehenen Lageeinspielungen zusammen mit realen und taktischen Zeiten, dem Empfänger der Einspielung, über welches Medium eingespielt wird (E-Mail, Telefon, Ereigniskarte, etc.) und der erwarteten Reaktion bzw. dem erwarteten Ergebnis konsistent aufeinander folgend beschrieben und die wichtigsten Übungsinhalte dokumentiert. Hinzu kommt, dass immer die Möglichkeit bestehen muss auf andere Handlungsstränge auszuweichen, da man nie weiß, welche Entscheidungen der Krisenstab in seiner Lage trifft oder ob die Lage vom Regieteam situationsgesteuert verschärft oder entspannt werden muss. Zudem werden sämtliche für die Übungsdurchführung notwendigen weiteren Injects (E-Mails, Telefon, Socialmedia-Beiträge, Zeitungsartikel, etc.) für die entsprechende Lageeinspielung durch die Regie erstellt.

Sobald der Übungsablauf besprochen ist und somit der Zeitrahmen für die Lageeinspielungen passt, kann die Krisenstabsübung durchgeführt werden.

Durchführung der Übung

Während der Übung agieren zwei Gruppen: das Regieteam und der Krisenstab. Das Regieteam steuert mit der Besetzung von Regieleitung und Regieassistenz das Geschehen und die mögliche Eskalation, während die Krisenstabsmitglieder für die Deeskalation und Bewältigung der Krise zuständig sind.

Das Regieteam übernimmt die Darstellung der kompletten Außenwelt und simuliert sämtliche Ansprechpartner (Kunde, Reporter, Mitarbeiter, Behörde, externe Ansprechpartner, etc.) für den Krisenstab.

Über die Zunahme der Lageentwicklung anhand des Drehbuchs wird der Krisenstab fortlaufend mit neuen Informationen und Ereignissen konfrontiert, die er entsprechend sammeln und analysieren muss, damit er darauf basierend Entscheidungen treffen, entsprechende Maßnahmen anordnen, sowie deren Umsetzung kontrollieren kann. Das Ziel des Krisenstabes ist es, vor die Lage zu kommen und die Krise aktiv durch seine Maßnahmen positiv zu beeinflussen.

Erfahrungsgemäß sind die Teilnehmer aufgrund der Realitätsnähe und dem erzeugten Stresslevel schnell in ihrer Rolle. Wobei während der Übung vor allem darauf geachtet wird, dass niemand einen „falschen“ Alarm auslöst und die Übung bei Außenstehenden, nicht eingeweihtem Personal, als echt aufgenommen wird.

Während der Übung sitzt mindestens ein Beobachter mit im Krisenstabsraum. Er legt in den 2-3 Stunden der effektiven Übungszeit ein besonderes Augenmerk auf den Führungsstil und den Führungsrhythmus des Krisenstabs.

Da die Übung des Krisenstabes für gewöhnlich in einem definierten Krisenstabsraum stattfindet, wirkt das Regieteam in einem anderen Raum. Dies erschwert deren Feststellung von Lage und Atmosphäre im Krisenstab. Muss das Tempo angehoben oder verringert werden, holt sich das Regieteam entweder über die persönliche Übergabe der Einspielungen per Meldezettel oder schauspielerischem Akt ein Lagebild oder durch Unterstützung auf medialem Weg per Zeichen vom Beobachter, damit sie die Lageentwicklung entsprechend anpassen können.

Nachbereitung

Die Krise muss in der Übung nicht überwunden sein, um nach 2-3 Stunden beendet werden zu können. Es empfiehlt sich aber mindestens ein positives Zwischenergebnis, um den Krisenstab mit einem positiven Erfolgs-Gefühl aus der Übung zu verabschieden. Alle stehen unter erheblichem Druck und auch kleinere Diskussionen oder Unstimmigkeiten können intern in der Lage für Stress gesorgt haben. Dieser Stress darf spätestens im Hot Debriefing, direkt und unmittelbar nach der Übung, kommuniziert und sollte dort abgebaut werden. Das Hot-Debriefing ist dafür da, möglichst zeitnah die Emotionen und Befindlichkeiten der Teilnehmer einzufangen und diese, wenn möglich im Bericht als Erfahrungswerte mit aufzunehmen.

Die Übung wird anhand der Beobachterprotokolle und Feedbackbögen ausgewertet, verschiedene Aspekte bewertet und der Abschlussbericht geschrieben. Im Fokus steht hier das Optimierungspotential des Krisenstabes. Dieser wird so zusammengefasst, dass abschließend leicht umsetzbare Empfehlungen für die Verbesserung zusammenkommen und Sie in der Lage sind Ihre Krisenorganisation durch kleine Schritte bis zur nächsten Übung zu optimieren.

Durch eine professionell durchgeführte Krisenstabsübung mit einem bedarfsorientierten Szenario erhalten Sie Klarheit, ob der Krisenstab das gewünschte Knowhow besitzt und in der Lage ist, die notwendigen Maßnahmen einzuleiten und durchzusetzen. Ebenfalls erkennen Sie hierdurch Ihr Verbesserungspotential. Sie erhöhen in jedem Fall die Einsatzfähigkeit Ihrer Verantwortungsträger, verbessern die Teamarbeit in diesem sehr speziellen Gremium und erhöhen das Bewusstsein für kleinere und größere Krisen.

Kommt eine Krise jetzt wirklich so unerwartet oder sind Sie und Ihr Unternehmen vorbereitet?

Über die Autorin

Astrid Geschwendt ist Senior Consultant bei der Controllit AG.

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