Virtuelles Faxen ohne Ende IXI-UMS im Einsatz bei der Emil Färber GmbH & Co. KG

Beim Fleischgroßhändler Emil Färber sollte durch eine Faxserverlösung die Kommunikation mit den 30 Niederlassungen verbessert werden. Auf der Suche nach einer für die virtuelle Umgebung geeigneten Lösung entschied sich Färber für die serVonic IXI-UMS Unified Messaging Lösung und versendet mit dieser nun jede Woche tausende von Faxen.

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Die Ursprünge der Emil Färber GmbH & Co. KG reichen bis in das Jahr 1877 zurück: Emil Färber Senior gründete im südbadischen Villingen eine Viehhandlung. Heute betreibt der Fleischgroßhändler insgesamt 30 Geschäftsstellen in Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Hessen, Bayern, Sachsen und Brandenburg. Die Firma Emil Färber versteht sich als regionaler Partner und Mittler zwischen dem landwirtschaftlichen Erzeuger und den Fleischerfachgeschäften aus der Region. Die Produktpalette umfasst das gesamte angestammte Sortiment von schlachtfrischem Fleisch vom Schwein, Rind, Kalb und Lamm bis hin zum Handelswarensortiment mit Geflügel und Fisch sowie Käse und internationale Spezialitäten. Seit 2010 wurde dieses umfangreiche Sortiment um frisches Wild aus heimischer Jagd erweitert.

Die Anforderungen

Alle 30 Niederlassungen regelmäßig mit den aktuellsten Neuigkeiten zu versorgen sowie wichtige Kundeninformationen, Werbesendungen oder Bestellungen per Faxgerät oder Post zu versenden, ist zeitaufwändig und kostenintensiv. Um hier die Arbeit zu erleichtern und die Kosten zu reduzieren, plante die Emil Färber am Standort Emmendingen bereits 1999 die Einführung einer Faxserversoftware.

Die Lösung der Wahl sollte nicht nur den Informationsfluss verbessern und beschleunigen, sondern musste sich in die vorhandene IT-Struktur mit virtueller Umgebung integrieren. „Hier eine passende Lösung zu finden, war gar nicht so einfach“, erklärt Detlef Leonhardt, IT-Consultant bei der Emil Färber GmbH & Co. KG in Emmendingen „Schlussendlich hat die offene CAPI der IXI-UMS Lösung den Ausschlag gegeben“, ergänzt Michael Kerber, ebenfalls IT-Consultant bei der Emil Färber GmbH & Co. KG, der seit 2004 die Virtualisierung der UMS-Lösung vorangetrieben hat.

Nur so kann auch der Faxserver komplett auf dem virtuellen VMware Server aufgesetzt werden. Darüber hinaus spielten die nahtlose Integration in Microsoft Exchange und Microsoft Outlook sowie die Faxfunktionalitäten eine ausschlaggebende Rolle für die Entscheidung zugunsten der serVonic Faxserverlösung. Seit 2009 ist auch der Standort Mengen mit IXI-UMS ausgestattet.

Die Lösung: IXI-UMS Faxserver

Als Add-On Lösung integriert sich der IXI-UMS Faxserver in vorhandene Messaging Systeme wie Microsoft Exchange und ergänzt die fehlende Faxfunktionen; E-Mail ist bereits vorhanden. Der Benutzer nutzt die neue Nachrichtenart mit dem gewohnten Messaging Client, z.B. Microsoft Outlook, er muss kein neues Programm lernen. IXI-UMS ist modular aufgebaut: Der IXI-UMS Kernel ist für die systemunabhängigen Aufgaben sowie die Zusammenarbeit mit der vorhandenen TK-Anlage zuständig, die IXI-UMS Connectoren sorgen für die Integration in das Messaging System.

Die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetzwerk erfolgt via ISDN- oder IP-basierter TK-Anlage. Die Verständigung der serVonic Software und der TK-Anlage basiert entsprechend auf den Standardschnittstellen ISDN und CAPI bzw. SIP oder H.323.

IXI-UMS kann auf physischen Servern installiert oder auf virtuellen Servern aufgesetzt werden. Je nach TK-Anlagenart – IP oder ISDN – wird der virtuelle Einsatz der serVonic Lösung realisiert: Wird eine IP-PBX genutzt, kann IXI-UMS komplett auf virtuellen Servern aufgesetzt werden. Ist eine ISDN-basierte TK-Anlage im Einsatz, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder arbeitet der IXI-UMS Kernel via CAPI Schnittstelle mit der ISDN-TK-Anlage zusammen. Diese kann über eine ISDN-Hardware – also einen ISDN-Controller – zur Verfügung gestellt werden. In diesem Fall muss der IXI-UMS Kernel auf dem Rechner installiert sein, auf dem auch die ISDN-Hardware installiert ist. Oder, der Kernel nutzt eine Remote CAPI, die von manchen Routern oder Media Gateways im Netzwerk zur Verfügung gestellt wird. In diesem Fall können alle IXI-UMS Komponenten inklusive Kernel auf virtuellen Servern aufgesetzt werden, ohne dass ISDN-Funktionalitäten verloren gehen.

Die Nutzung

Die Emil Färber GmbH nutzt die serVonic Unified Messaging Lösung IXI-UMS als reinen Fax-Sende-Server. IXI-UMS ist an zwei Standorten im Einsatz, einmal in Emmendingen und einmal in Mengen. In Emmendingen nutzen rund 50 Mitarbeiter den Faxdienst, um täglich ca. 600 Faxe zu versenden. Hauptsächlich versenden sie Werbung, Kundeninformationen, Bestellungen und bearbeitete Reklamationen. Im Standort Mengen nutzen 8 Mitarbeiter die serVonic Software, um täglich rund 50 Faxe – Bestellungen und Werbung – zu versenden.

Die Mitarbeiter der Firma Färber senden die Faxe direkt aus Microsoft Outlook heraus. Zur Adressierung nutzen sie die Microsoft Outlook Verteiler: Je nach Zielgruppe können die Mitarbeiter unterschiedliche Verteiler anlegen. Diese können reine Faxadressen oder gemischte Fax- und E-Mail Adressen enthalten. Möchte der Mitarbeiter eine Information an die Kunden senden, öffnet er eine neue E-Mail, adressiert an den entsprechenden Verteiler, schreibt oder kopiert den Text in die Nachricht und/oder hängt eine oder mehrere Dateien an und klickt auf „Senden“.

Damit keine unerwünschten Faxe versendet werden, nutz das Unternehmen die IXI-UMS Outbound Blacklist. Hier werden in einer Liste die Nummern – wahlweise mit Begründung – gespeichert, an die keine Faxe gesendet werden sollen. Wird ein Fax an einen Verteiler gesendet, der eine Nummer aus der Blacklist enthält, bekommt der Absender eine Versandrückmeldung, die ihn über den nichterfolgten Versand sowie den dazugehörigen Grund informiert.

Die technische Realisierung

Die Firma Färber setzt am Standort in Emmendingen die serVonic IXI-UMS Lösung in Version 5.81 mit 8 Kanälen virtualisiert auf einem VMware Server ein. Angefangen hat die Emil Färber im Jahr 1999 mit 2 Faxkanälen. Um dem steigenden Faxbedarf gerecht zu werden, hat das Unternehmen im Jahr 2009 die Kanalanzahl auf vier, im Jahr 2010 auf acht erweitert.

Der IXI-UMS Exchange Connector sorgt für die nahtlose Integration in die vorhandene Microsoft Exchange 2003 Umgebung. Die Anbindung an die ISDN-basierte Telekom Octopus F650 TK-Anlage wird über die Remote CAPI der beiden mit Faxmodulen ausgestatteten bintec R3000 Routern von Teldat (ehemals Funkwerk EC) realisiert.

Am Standort in Mengen löste Färber im Jahr 2009 eine andere Faxlösung durch den serVonic IXI-UMS Faxserver ab. Hier ist die SBE Small Business Edition des IXI-UMS Servers in Version 5.80 mit zwei Kanälen für 10 Benutzer auf einem virtuellen VMware Server im Einsatz. Die nahtlose Integration in Microsoft Exchange 2003 erfolgt über den IXI-UMS Exchange Connector. Die TK-Anlage, hinter der IXI-UMS arbeitet, ist hier eine Siemens HiPath 3750. Am Standort Mengen sorgt ebenfalls ein mit einem Faxmodul ausgestatteter Teldat bintec R3000 Router für die reibungslose Zusammenarbeit des virtuell aufgesetzten serVonic UM-Server und der ISDN-basierten TK-Anlage.

Die Installation der Software im virtuellen Umfeld an den beiden Standorten verlief weitgehend problemlos. „Die wenigen und geringfügigen Probleme, die auftraten, konnten innerhalb kürzester Zeit durch die freundliche und kompetente Unterstützung der serVonic Techniker behoben werden“, erzählt Michael Kerber.

Fazit

Die Emil Färber GmbH & Co. KG konnte nicht nur ihr Ziel „schnellerer Informationsfluss“, sondern auch die Voraussetzung „Integration in die virtuelle Umgebung“ verwirklichen. Dank der offenen CAPI der serVonic IXI-UMS Lösung und der Remote CAPI der Teldat bintec Router läuft bei der Firma Färber der Faxserver komplett virtualisiert.

„Bis heute sind wir mit dem Faxserver IXI-UMS hochzufrieden“, resümiert Detlef Leonhardt. „Statt Informationen aufwändig und umständlich per Post oder Faxgerät zu verschicken, können wir jetzt innerhalb kurzer Zeit wesentlich mehr Kollegen, Kunden, Interessenten und Lieferanten erreichen.“

Über die Autorin

Sibylle Klein arbeitet bei der serVonic GmbH im Bereich Public Relations

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