Bedarf an flexiblen Lösungen

Herausforderungen beim Projektmanagement 4.0

| Autor / Redakteur: Sarah Gandorfer / Andreas Donner

Die ungenaue Definition der Projektaufgabe bereitet häufig Probleme.
Die ungenaue Definition der Projektaufgabe bereitet häufig Probleme. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Immer mehr Projekte müssen in immer kürzerer Zeit bei knappen Budgets realisiert werden. Techconsult zeigt in seiner Studie die dabei entstehenden Problemzonen auf.

Eine Studie von Techconsult, bei der im Juli 2017 mehr als 100 Unternehmen befragt wurden, zeigt die Anforderungen an das Projektmanagement auf. Um Hürden wie Zeit, kleines Budget und geringe Personaldichte zu überwinden, reicht die Qualifikation und Kommunikation der Projektteammitglieder allein meist nicht aus. Entsprechende Software-Tools können die Teams deshalb unterstützen. Zudem kommt oft vor, dass Projekte von unvorhersehbaren und nicht kalkulierten Faktoren beeinflusst werden. So gaben 42 Prozent der Befragten an, dass ihre Projektpläne schneller veraltet als geschrieben sind.

28 Prozent der Unternehmen meinen, Störungen und Auswirkungen auf angeschlossene Teilprojekte zu spät zu erkennen, was Doppelarbeiten und Mehraufwand zur Folge hat. Innerhalb der Branchen ist besonders die Elektrotechnik betroffen (50 Prozent). Für 16 Prozent bietet die eingesetzte Software für das Projektmanagement (PM-Software) zwar viele Tools, die jedoch auf Grund der Komplexität nicht konsequent von den Beteiligten genutzt werden.

Wurden die Studienteilnehmer zu Problemen bei zurückliegenden Projekten der vergangenen drei Jahre befragt, so nannten 94 Prozent Zeitverzögerungen und das im Durchschnitt bei fast jedem vierten Projekt. 35 Prozent glauben, durch ein verspätetes Projektende an Image zu verlieren.

Außerdem nannten neun von zehn Unternehmen durchschnittlich bei jedem fünften Projekt Qualitätsmängel in der Realisierung. Zeitverzögerungen und Qualitätsnachbesserungen gehen in der Regel immer zu Lasten des Geldbeutels, weshalb die Kostenüberschreitung ähnlich oft zur Sprache kam.

Zukunftsaussichten

Der Einsatz von digitalen Werkzeugen scheint demnach wichtiger denn je. Ganzheitliche kollaborative Lösungen, die den Fokus auf Team-Kommunikation, Aufgabenverwaltung und gemeinsames Dokumentenmanagement legen, könnten die Verantwortlichen unterstützen.

Branchenübergreifend besteht Konsens, dass sowohl die Dynamik (74 Prozent) als auch die Komplexität (68 Prozent) der Projekte zunimmt. Ungenaue Kundenanforderungen und häufige Änderungswünsche sind bereits heute Ursachen, die schon erbrachte Leistung immer wieder neu zu tätigen.

Techconsult prognostiziert die künftigen Anforderungen.
Techconsult prognostiziert die künftigen Anforderungen. (Bild: Techconsult)

Die Befragten erwarten zudem, dass zukünftig noch mehr Teilaufgaben parallel ablaufen und koordiniert werden müssen. Innerhalb der Branchen gehen vor allem die Unternehmen der Elektroindustrie davon aus (68 Prozent). Auch dass Projekte vielfältiger werden, gehört mit zu den meistgenannten Herausforderungen, dennoch wird es weiterhin immer wiederkehrende Projekte (40 Prozent) geben.

65 Prozent der Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter künftig gleichzeitig in mehrere Projekte eingebunden sein werden. Dies bedeutet ein hohes Maß an Multitasking sowie einen großen Aufwand für die Organisation der jeweiligen Projektleitung. Damit verbunden befürchten 67 Prozent Probleme im Verwalten der Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen oder parallel stattfindenden Arbeitsaufgaben.

Anforderungen an die Software

Eine weitere Herausforderung ist die Etablierung der Software-Tools für die Projektarbeit. Doch hier sehen 56 Prozent Probleme bei der Etablierung entsprechender und geeigneter Tools.

Anwender wollen es einfach haben (74 Prozent). Ein weiterer wichtiger Anspruch ist sowohl die personengebundene Aufgabenplanung und -verteilung sowie eine personifizierte Rückmeldefunktion. Je größer das Unternehmen, umso wichtiger wird dieser Aspekt. Gerade auch größere Unternehmen (75 Prozent) haben erkannt, dass Projektziele zukünftig vermehrt auf persönliche Ziele eines jeden Team-Mitarbeiters heruntergebrochen werden müssen.

Visualisierungsmöglichkeiten sind für 67 Prozent der Befragten wichtig bis sehr wichtig. Durch den Einsatz von Grafiken können komplexe Zusammenhänge schneller erfassbar gemacht werden.

Die Projektzeit ist eine wichtige Kenngröße im Projektmanagement. Sie wird zur Rechnungslegung oder zur internen Verrechnung benötigt. Zudem können mit einer detaillierten Projektzeiterfassung Projekte und Ressourcen effektiver gesteuert werden. 67 Prozent der befragten Unternehmen halten eine einfache Kostenüberwachung durch gebuchte Zeiten pro Aufgabe für nützlich bis sehr nützlich.

57 Prozent der befragten Unternehmen nutzen bereits Tools für eine personengebundene Aufgabenverteilung ein. Vorreiter sind Technische Dienstleister und Bauunternehmen.

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