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Planung berücksichtigt verschiedene Parameter und Auswirkungen E-Mail-Migration in die Cloud ist kein Alltagsgeschäft

Autor / Redakteur: Boris Heinke* / Elke Witmer-Goßner

Viele Unternehmen überlegen, ihre Exchange-, Lotus-Notes- oder Groupwise-basierten Mail-Lösungen in die Cloud zu migrieren. Eine Reihe von Argumenten spricht dafür, aber solche Projekte erfordern eine gewissenhafte Planung.

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Mehrstufige Projekte umfassen die Vorbereitung, regeln die Koexistenz alter und neuer Mail-Systeme und schließen nach der Migration auf Microsoft Office 365 die Projekte sauber ab.
Mehrstufige Projekte umfassen die Vorbereitung, regeln die Koexistenz alter und neuer Mail-Systeme und schließen nach der Migration auf Microsoft Office 365 die Projekte sauber ab.
(Bild: Dell Software)

Für viele Unternehmen ist Mailing nur ein Arbeitsinstrument, das einfach funktionieren und wenig Kosten verursachen soll. Tatsächlich kann sich die Verwaltung von E-Mail-Lösungen aber schnell recht aufwändig gestalten. Viele Unternehmen wollen diesen Aufwand vermeiden und erwägen deshalb den Umzug der E-Mail-Konten in die Cloud. Ein Hauptgrund dafür ist vor allem die Senkung von Kosten, die Entlastung des Personals sowie der IT-Ressourcen.

Tatsächlich senkt die Migration von Mail-Systemen in die Cloud die Kosten für Lizenzen und Hardware und damit die Total Cost of Ownership. Auch personelle Ressourcen werden geschont, weil die Update-Verwaltung nun durch den Cloud-Provider erfolgt. Darüber hinaus bieten die Experten der Cloud-Anbieter oft zusätzliche Kompetenz – gerade in Spezialdisziplinen der IT-Administration wie etwa bei Office 365 Exchange oder Sharepoint. Nicht zuletzt entlastet die Migration die Netzwerk- und Speicher-Infrastruktur der Unternehmens-IT. Service-Level-Agreements garantieren zudem höchste Verfügbarkeit. Probleme der Sicherheit sind bei der gewissenhaften Auswahl eines vertrauenswürdigen Partners auch nicht zu befürchten: Cloud-Dienste wie zum Beispiel Office 365 unterstützen verschiedene Sicherheits- und Compliance-Standards.

Komplexer Prozess

Die Migration einer gesamten E-Mail-Umgebung und aller Accounts mitsamt ihren Mailboxinhalten in die Cloud ist aber alles andere als eine alltägliche Aufgabe. Der Migrationsfahrplan ist zudem unternehmenskritisch, denn die Geschäftsprozesse dürfen zu keiner Zeit unterbrochen werden. IT-Abteilungen suchen daher am besten die Unterstützung durch Provider, Partner oder Anbieter von Migrations-Lösungen. Außerdem muss ein Umzug der Mail-Plattform im Vorfeld gründlich geplant werden. Eine solche Planung beschränkt sich nicht nur auf technische Parameter. Die Migration darf auch zu keinem Zeitpunkt das Alltagsgeschäft etwa durch die Nichtzustellung von Mails behindern. Das kann der Fall sein, wenn Anwendungen als Teil des Prozess-Workflows automatische Mails generieren müssen, der Cloud-Dienst solche Funktionen aber nicht unterstützt.

Die Vorüberlegungen zu einem solchen Projekt sollten vier Punkte umfassen. Zum einen eine genaue Analyse der zu migrierenden Daten. Zum anderen sollten mögliche Wechselwirkungen zwischen dem Mailing-System und anderen Anwendungen beachtet werden. Drittens sollten Überlegungen zu Notfallplanungen und Datensicherheit angestellt und viertens die Hardware-Infrastruktur berücksichtigt werden.

Analyse der zu migrierenden Daten

Zuerst entscheiden die Verantwortlichen, ob alle Accounts und Mailboxen migriert werden sollen oder aus Gründen der Compliance und Datensicherheit wichtige Accounts hiervon ausgeschlossen werden müssen. Außerdem entscheiden sie, welche Daten für die Fortführung der Geschäftsprozesse nicht mehr benötigt werden, etwa weil ein Mitarbeiter gar nicht mehr im Unternehmen arbeitet oder Anfragen nicht mehr relevant sind. Eine Migration bietet immer einen guten Anlass für die Fachabteilungen, in Mailboxen aufzuräumen. Im Zweifelsfall ist dabei aber Vorsicht geboten, ehe wichtige Informationen verlorengehen.

Zu den zu migrierenden Daten gehören nämlich nicht nur Mails und ihre Anhänge der Anwender, sondern auch Kalender-Einträge zu Meetings oder auch eigene Outlook-Accounts zur Verwaltung von Ressourcen wie Konferenzräumen oder Telefonkonferenzen, die in manchen Unternehmen als ein Account eingerichtet sind und über Outlook verwaltet werden. Auch Listen der Zugangskontrolle (Access Control Lists), die bei öffentlichen Ordnern die Zugriffsrechte auf Accounts regeln, werden berücksichtigt. Das gleiche gilt für Stellvertreter, die einen fremden Terminkalender oder eine Mailbox einsehen und mitverwalten können. Wenn ein Account migriert wird, muss sinnvollerweise auch der Stellvertreter mit umgestellt werden.

Anhänge und Archive

Nicht alle Cloud-Email-Dienste unterstützen außergewöhnlich große Mail-Anhänge. Manche Lösungen dokumentieren solche Fälle, überführen die übergroßen Anhänge nicht und führen die Migration der anderen Inhalte weiter fort. Andere Lösungen stoppen aber in einem solchen Fall den ganzen Prozess der Überspielung der Daten. Datenverlust und eine aufwändige Wiederherstellung der nicht überführten Attachements sind die Folge. Administratoren berücksichtigen daher schon bei der Auswahl des Angebots eventuelle Einschränkungen bei der Unterstützung von großen Anhängen.

Ein zentrales Problem sind private Archive, also PST-Files bei Exchange oder lokale Archive von Lotus-Notes- und Groupwise-Mail-Lösungen. Viele Nutzer legen solche Archive selbst an oder speichern sogar Mails – und damit nicht selten auch wichtige Detailinformationen zu Geschäftsvorgängen – lokal auf dem Desktop oder in anderen Dateiordnern ab. Schnell kann es bei privaten Archiven zu einem unübersichtlichen und auch von der Datenmenge oft unüberschaubaren Wildwuchs kommen. Administratoren können PST-Ordner oft nicht einmal zweifelsfrei dem jeweiligen Besitzer zuordnen. Um Informationen zu sichern, die an anderen Orten unter Umständen nicht gesichert sind – etwa Detailabmachungen mit einzelnen Kunden –, müssen aus Gründen der Compliance auch diese privat abgelegten Mails berücksichtigt werden. Bei einer Migration verschaffen sich die Projektverantwortlichen idealerweise einen Überblick, welche Informationen und Mails für das Unternehmen und den Mitarbeiter nötig sind. Außerdem definieren sie, welche Inhalte privat angelegter Dateien nach den Richtlinien eines Unternehmens oder auch des Datenschutzes gelöscht werden.

Mail-Funktionen und Dritt-Anwendungen lassen sich mittlerweile nicht mehr voneinander trennen: Nachrichten sind ein feststehender Bestandteil im Workflow. Das ist etwa der Fall, wenn eine CRM-Lösung nach der Bestellung eines Kunden im Online-Shop automatisch Mails an die Verantwortlichen in der Bestandsverwaltung, Logistik oder der Rechnungsabteilung generiert. Eine Migration von Mail-Systemen in die Cloud unterbindet möglicherweise diese Funktion, so dass die automatische Versendung einer solchen E-Mail nicht mehr erfolgt und die zuständige Person nicht mehr benachrichtigt wird. Eine gute Migration beeinträchtigt aber niemals die Funktionsweise einer externen Applikation; bei der Auswahl einer neuen Mail-Lösung müssen Administratoren penibel auf diesen Aspekt achten. Im ungünstigsten Fall gilt es dann, Dritt-Anwendungen daran anzupassen. Andererseits kann ein Cloud-Mail-System aber auch zusätzliche alternative und sogar bessere Funktionen bereitstellen.

Notfallplanung und Datensicherheit

Die Überführung von Mail-Systemen in die Cloud ist eine komplexe Aufgabe. Die Menge der zu berücksichtigenden Wechselwirkungen zwischen Daten, Accounts, notwendigen Funktionalitäten und anzubindenden Anwendungen ist sehr groß. Niemand kann daher die Berücksichtigung aller Details garantieren. Auch eine unterbrochene Übertragung der Daten während der tatsächlichen Migration oder eine falsche Terminierung von Migrationsschritten verursacht Fehler, wenn die betroffenen Fachabteilungen nicht darauf vorbereitet sind.

Auf Notfallpläne kann also niemand verzichten. Entsprechend vorbereitete Administratoren sind jederzeit in der Lage, den Zustand aller Accounts vor Beginn der Migration wieder herzustellen. Die Verantwortlichen testen diese Fähigkeit schon vor dem Start des Projekts. Auch speichern sie alle Daten während der gesamten Dauer der Migration sicher und entsprechend den Compliance-Richtlinien. Das gilt insbesondere für bisher verschlüsselte Daten. Gute Migrations-Lösungen halten die Inhalte während der gesamten Überführung verschlüsselt und sind nicht gezwungen, sie vor der Migration oder in deren Verlauf zu entschlüsseln und offen zu speichern.

Im Verlauf der Projekte, die sich je nach Unternehmensgröße über Wochen oder Monate hinziehen können, laufen unter Umständen auch von Unternehmensrichtlinien definierte Fristen zur Löschung von Daten ab. Eine gute Migrationslösung filtert diese Datensätze aus und löscht sie im Verlauf der Überführung.

Berücksichtigung der Infrastruktur

Die Planer berücksichtigen auch die bestehenden Rahmenbedingungen der Infrastruktur. Sie erfassen, auf welchen verschiedenen Speicherorten die Mails verteilt gespeichert werden. Die verfügbare Bandbreite für den Upload in die Cloud bestimmt die Geschwindigkeit und damit die Terminierung der stufenweise durchzuführenden Migration der Daten. Auch mobile Lösungen berücksichtigt der Migrationsfahrplan.

Alle vier oben geschilderten Punkte – Inventarisierung der Daten, Interdependenz mit Anwendungen, Notfallplanung und Berücksichtigung der Infrastruktur – spielen bei der Planung und der Durchführung eine gleichberechtigte Rolle. Die möglichen Wechselwirkungen zwischen der Menge der zu überspielenden Inhalte, den Anforderungen von Anwendungen und Notfallplanung sowie bestehender Infrastrukturen sollten soweit wie möglich im Vorfeld abgeklärt werden.

Boris Heinke, Dell Software.
Boris Heinke, Dell Software.
(Bild: Dell)
Von zentraler Bedeutung ist aber auch der reibungslose Zugriff auf alle Daten während des gesamten Migrationsprojekts, weil es, wie erwähnt, je nach Unternehmensgröße Wochen oder gar Monate dauern kann. Von einer gut durchgeführten Migration bemerkt im Idealfall niemand etwas. Dabei ist auch zu unterscheiden, welche Funktionen für ein Unternehmen am wichtigsten sind. Für manche Unternehmen sind etwa Kalenderfunktionen in ihrer Projektplanung unverzichtbar, während andere von solchen Funktionen nur wenig Gebrauch machen. Die Komplexität von Mail-Migrations-Projekten ist auf jeden Fall nicht zu unterschätzen.

* Boris Heinke ist Principal Solution Architect bei Dell Software

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