Planung berücksichtigt verschiedene Parameter und Auswirkungen E-Mail-Migration in die Cloud ist kein Alltagsgeschäft

Viele Unternehmen überlegen, ihre Exchange-, Lotus-Notes- oder Groupwise-basierten Mail-Lösungen in die Cloud zu migrieren. Eine Reihe von Argumenten spricht dafür, aber solche Projekte erfordern eine gewissenhafte Planung.

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Für viele Unternehmen ist Mailing nur ein Arbeitsinstrument, das einfach funktionieren und wenig Kosten verursachen soll. Tatsächlich kann sich die Verwaltung von E-Mail-Lösungen aber schnell recht aufwändig gestalten. Viele Unternehmen wollen diesen Aufwand vermeiden und erwägen deshalb den Umzug der E-Mail-Konten in die Cloud. Ein Hauptgrund dafür ist vor allem die Senkung von Kosten, die Entlastung des Personals sowie der IT-Ressourcen.

Tatsächlich senkt die Migration von Mail-Systemen in die Cloud die Kosten für Lizenzen und Hardware und damit die Total Cost of Ownership. Auch personelle Ressourcen werden geschont, weil die Update-Verwaltung nun durch den Cloud-Provider erfolgt. Darüber hinaus bieten die Experten der Cloud-Anbieter oft zusätzliche Kompetenz – gerade in Spezialdisziplinen der IT-Administration wie etwa bei Office 365 Exchange oder Sharepoint. Nicht zuletzt entlastet die Migration die Netzwerk- und Speicher-Infrastruktur der Unternehmens-IT. Service-Level-Agreements garantieren zudem höchste Verfügbarkeit. Probleme der Sicherheit sind bei der gewissenhaften Auswahl eines vertrauenswürdigen Partners auch nicht zu befürchten: Cloud-Dienste wie zum Beispiel Office 365 unterstützen verschiedene Sicherheits- und Compliance-Standards.

Komplexer Prozess

Die Migration einer gesamten E-Mail-Umgebung und aller Accounts mitsamt ihren Mailboxinhalten in die Cloud ist aber alles andere als eine alltägliche Aufgabe. Der Migrationsfahrplan ist zudem unternehmenskritisch, denn die Geschäftsprozesse dürfen zu keiner Zeit unterbrochen werden. IT-Abteilungen suchen daher am besten die Unterstützung durch Provider, Partner oder Anbieter von Migrations-Lösungen. Außerdem muss ein Umzug der Mail-Plattform im Vorfeld gründlich geplant werden. Eine solche Planung beschränkt sich nicht nur auf technische Parameter. Die Migration darf auch zu keinem Zeitpunkt das Alltagsgeschäft etwa durch die Nichtzustellung von Mails behindern. Das kann der Fall sein, wenn Anwendungen als Teil des Prozess-Workflows automatische Mails generieren müssen, der Cloud-Dienst solche Funktionen aber nicht unterstützt.

Die Vorüberlegungen zu einem solchen Projekt sollten vier Punkte umfassen. Zum einen eine genaue Analyse der zu migrierenden Daten. Zum anderen sollten mögliche Wechselwirkungen zwischen dem Mailing-System und anderen Anwendungen beachtet werden. Drittens sollten Überlegungen zu Notfallplanungen und Datensicherheit angestellt und viertens die Hardware-Infrastruktur berücksichtigt werden.

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