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Warum das Fax auch künftig seinen Platz behaupten wird Cloud-basierte Faxkommunikation - papierlos, sicher, effizient

Autor / Redakteur: Scott Hagenus, GFI Software / Florian Karlstetter

Kommunikation zwischen Unternehmen findet in der modernen Geschäftswelt auf vielen Wegen statt. Es scheint, als würde der Strom an neuen Technologien für den digitalen Informationsaustausch nicht abreißen wollen. E-Mail, Mobilgeräte und Instant Messaging haben sich längst in den meisten Unternehmen etabliert. Und dann war da noch: das Fax.

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Faxdienste aus der Cloud verbinden die sicherheitsrelevanten Vorteile des klassischen, papierbasierten Fax mit den Annehmlichkeiten der E-Mail-Kommunikation.
Faxdienste aus der Cloud verbinden die sicherheitsrelevanten Vorteile des klassischen, papierbasierten Fax mit den Annehmlichkeiten der E-Mail-Kommunikation.
(© T. L. Furrer - Fotolia.com)

Angesichts all der neuen digitalen Kommunikationsvielfalt stellt sich die Frage, warum überhaupt noch Faxe verschickt werden sollen oder gar müssen. Es gibt mehrere gute Gründe, die dafür sprechen. Denn aktuelle Faxtechnologie bietet zahlreiche Vorteile, dank derer dieses Medium auch in Zukunft seine nicht unerhebliche Daseinsberechtigung im Geschäftsalltag behalten wird.

Faxen erfreut sich nicht nur bester Gesundheit und weiterhin großer Beliebtheit, sondern hat in den vergangenen Jahren sogar eine bedeutende Weiterentwicklung in Richtung Online-Service vollzogen: Durch den Versand und Empfang von Mitteilungen über die Cloud kann es das vermeintlich betagte Fax hinsichtlich Komfort und Flexibilität nunmehr mühelos mit der Korrespondenz per E-Mail aufnehmen. Insbesondere in den Bereichen Sicherheit und Datenschutz, den kritischen Schwachstellen der E-Mail-Kommunikation, kann das Fax mit Vorteilen punkten, auf die es vielen Unternehmen stärker denn je ankommt.

Bewährte Vorteile

Der Austausch von Dokumenten per Fax ist und bleibt für Unternehmen von wesentlicher Bedeutung, neben Telefon, E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenzen. Der Grund: Mit Hilfe von Faxen lässt sich sicherstellen, dass Unterlagen geschützt und rechtlich einwandfrei in unveränderter Originalform digital übertragen werden.

Ob im Gesundheits- und Rechtswesen, Finanz- und Immobiliensektor oder in Personalabteilungen: Für zahlreiche Bereiche gibt es weiterhin keine effektivere und rechtlich unbedenklichere Möglichkeit, wichtige Dokumente zeitnah zu übermitteln, als auf dem Faxweg. Insbesondere da Unterlagen immer mindestens einmal während des gesamten Ablaufs zwingend in Papierform vorliegen müssen.

Nicht zuletzt ist es in zahlreichen Ländern Europas sowie in Nordamerika und Asien gesetzlich gestattet, behördliche Dokumente per Fax zu übertragen. Es ist das Mittel der Wahl und wird digitalen Formaten wie E-Mail und PDF (Portable Document Format), deren Inhalte sich verändern lassen, vorgezogen.

Komfort und Sicherheit durch Cloud-basierte Faxkommunikation

Auch wenn sich das Faxgerät in der hintersten Ecke des Büros unter Umständen zum Staubfänger entwickelt, ist dies nicht etwa darauf zurückzuführen, dass das Faxen zum Auslaufmodell wird. Empfang und Versand von Nachrichten erfolgen eher vermehrt über Faxdienste in der Cloud. So lassen sich alle sicherheitsrelevanten Vorteile des klassischen, papierbasierten Faxens gemeinsam mit den Annehmlichkeiten der E-Mail-Kommunikation nutzen.

Im Gegensatz zum traditionellen Faxen ist für die Faxübertragung in der Cloud nur das unbedingt Notwendige erforderlich: eine Internet-Verbindung und die Möglichkeit, E-Mails empfangen und verschicken zu können. Diese Beschränkung auf das Wesentliche ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv. E-Mails lassen sich direkt als Fax verschicken, eingehende Faxe werden als E-Mail zugestellt. Ein weiterer Vorteil: Faxe können über Mail-Systeme und -Clients verschiedenster Art versendet und empfangen werden, auch auf mobilen Endgeräten. Sind unterzeichnete Dokumente zu übertragen, werden sie einfach als Bilddatei an eine E-Mail angehängt, ins Faxformat konvertiert und gehen beim Empfänger als Fax ein.

Abgesehen davon, dass weitaus weniger Stress im Vergleich zum papierbasierten Faxen aufkommt, bringt der Umstieg auf einen Online-Faxdienst zahlreiche weitere Vorteile, unter anderem:

  • Platzeinsparungen und Wartungsfreiheit: Wie jede andere externe Peripherie nimmt auch ein Faxgerät einen gewissen Platz in Anspruch. Um unnötigen Ausfällen vorzubeugen, sind zudem regelmäßige Wartungsarbeiten erforderlich – nicht so bei Online-Faxdiensten.
  • Verzicht auf spezielle Telefon-/Faxleitungen: Solange eine E-Mail-Anbindung gegeben ist, lassen sich Nachrichten von überall aus mit beliebigen Endgeräten verschicken und empfangen.
  • Kosteneinsparungen bei Verbrauchsmaterialien: Papier, Toner und Tinte gehören der Vergangenheit an, ebenso wie Reparaturarbeiten. Unternehmen arbeiten nicht nur produktiver und effizienter, sondern leisten auch einen Beitrag zum Umweltschutz.
  • Schnellere Übertragung: Vorausgesetzt, dass alles problemlos funktioniert, übertragen traditionelle Faxgeräte eine Seite pro Minute. Bei umfangreichen Dokumenten muss also sehr viel Zeit und Geduld mitgebracht werden, bis das letzte Blatt erfolgreich verschickt worden ist. Beim Online-Faxen hingegen sind mehrseitige Unterlagen mit wenigen Mausklicks verschickt.
  • Mehr Sicherheit und Datenschutz: 49 Prozent der Büromitarbeiter haben laut einer für GFI Software im Oktober 2012 durchgeführten Umfrage schon einmal ein vertrauliches Fax gelesen, das nicht für sie bestimmt war. Online erhaltene Faxe hingegen gehen direkt im E-Mail-Posteingang des beabsichtigten Empfängers ein.
  • Obwohl aus Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes vielfach nur ein Dokumentenversand per Fax gesetzlich erlaubt ist, setzen herkömmliche Faxgeräte gerade diese Sicherheit aufs Spiel. Sind sie frei zugänglich, besteht die Gefahr, dass nicht abgeholte oder versehentlich mitgenommene Faxe unbefugt gelesen werden.

Cloud-basiertes Faxen macht klassische Faxgeräte überflüssig und beseitigt dieses Sicherheitsrisiko. Mitteilungen werden via E-Mail an den gewünschten Empfänger übertragen und zudem über den persönlichen Mailclient als Fax verschickt. Die Gefahr, dass Dritte die Dokumente einsehen können, ist somit sehr gering.

Faxen – Technologie mit Zukunft dank der Cloud

Ungeachtet des mit schöner Regelmäßigkeit wiederkehrenden Abgesangs hat sich das Faxen in den letzten Jahren erfolgreich behaupten können. Unternehmen, die darauf angewiesen sind, ziehen weiterhin einen substanziellen Nutzen aus der Kommunikation per Fax. Mit dem zukunftsweisenden Online-Faxen und der Verlagerung in die Cloud wird diese Erfolgsgeschichte fortgesetzt – zumal sich die optimierte Technologie ohne weitere Hardware- oder Software-Investitionen nutzen lässt. Zusätzliche Attraktivität verspricht die einfache Lizenzierung der Cloud-Services, üblicherweise über monatliche Abos. Die Cloud-basierte Faxkommunikation wird dank der hohen Flexibilität, Anpassungsmöglichkeiten und Benutzerfreundlichkeit Unternehmen noch lange Zeit begleiten.

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