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Neue Qualitätsstufe? Was leistet das Internet-Telefonat aus der Cloud? Business-Telefonie im Umbruch

Autor / Redakteur: Lothar Lochmaier / Florian Karlstetter

Aufgrund von verteilten IT- und TK- Infrastrukturen benötigen Unternehmen ein umfassendes Konzept, das stationäre, mobile und internetbasierte Kanäle bündelt. Richtig angewandt offerieren dazu auch cloud-basierte Alternativen einen Lösungsbeitrag.

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Auf dem Prüfstand: der Reifegrad von Internet-Telefonie aus der Cloud.
Auf dem Prüfstand: der Reifegrad von Internet-Telefonie aus der Cloud.
(© Scanrail - Fotolia.com)

Die Falkensteiner Michaeler Tourism Group AG (FMTG AG) ist als Tourismusunternehmen in sechs europäischen Ländern aktiv. Rund 1.750 Mitarbeiter in 31 Ländern sind weltweit für den Dienstleister tätig. Aufgrund der hohen Kommunikationskosten ist dabei ein Telefoniekonzept auf Höhe der Zeit alles andere als eine Nebensache, zumal der Austausch von klassischen TK-Anlagen sich nicht in jedem Falle rechnet.

Die FMTG hat sich für einen radikaleren Schwenk entschieden: Aktuell steht die TK-Hardware nicht mehr im Unternehmen, sondern im Rechenzentrum des Providers. Das Unternehmen möchte damit laut Aussage der IT-Abteilung stets auf dem neuesten Stand der Technik sein.

Vor allem preislich rechne sich der Schwenk in die „Cloud-Telefonie“: Denn es entfielen nicht nur die Anfangsinvestitionen in neues Equipment und dessen Wartung und Aktualisierung. Darüber hinaus profitiere das Unternehmen auch von einem flexibel anpassbaren Preismodell, bei dem der Anwender statt einem hohen Fixkostenblock den Dienstleister auf monatlicher Basis entlohnt.

Nach dem sukzessiv beschrittenen Migrationspfad verwaltet die FMTG AG heute das neue System nur noch über ein zentrales Webportal. Nach und nach sollen neue Standorte angebunden werden. Im Fachjargon wird der damit verbundene Trend auch als „Cloud-Telefonie“ bezeichnet. Was verbirgt sich dahinter? Laut einer Studie der Marktforscher von PAC geht es für Unternehmen vor allem darum, ihre Investitionen einschließlich der passenden Migrationsstrategie möglichst zielsicher in die Computerwolke einzusteuern.

Welchen Mehrwert hier gerade die am Markt noch kaum etablierte cloud-basierte Telefonie bieten kann, skizziert Nicole Dufft, Senior Vice President Connected Enterprise & Cloud Computing bei Pierre Audoin Consultants (PAC), einer weltweit tätigen Marktanalyse- und Strategieberatungsgesellschaft für die Software- und IT-Services-Branche: „Viel Geld quasi im Blindflug über zehn Jahre in eine neue Telefonanlage zu investieren, diese Praxis gehört der Vergangenheit an.“ Ein Grund mehr, warum nicht wenige Unternehmen anhand der Gesamtkosten (TCO) und der fortlaufenden Administration das geschäftliche Szenario neu durchrechnen.

„Vor allem klein- und mittelständische Betriebe haben kein oder nur wenig Personal, um die Telefonanlage selbst zu administrieren“, beklagt die Expertin. Umso mehr hilfreich kann hier tatsächlich ein Blick in neue technische Optionen sein. Denn vor allem für Betriebe mit einer Mitarbeiterzahl von unter 100 sei die Cloud-Telefonie extrem spannend, um sich flexibler und agiler aufzustellen, so Dufft weiter.

„Kleine Unternehmen haben mit nfon den Vorteil, endlich Highend-Funktionalität für kleines Geld beziehen zu können“, bestätigt auch Rainer Koppitz, Vorstandsvorsitzender vom Integrationsspezialisten nfon AG. Großen Unternehmen bietet das Unternehmen – nach eigenem Bekunden als einziger Anbieter - eine vollwertige Telefonanlage aus der Cloud an: „Diese ist in jeder Hinsicht so leistungsstark wie eine klassische High-End-Anlage, nur eben mit den bekannten Vorteilen einer Cloud-Lösung kombiniert“, gibt Koppitz zu bedenken.

Unübersichtliche Marktlage

Rainer Koppitz, Vorstandsvorsitzender der nfon AG.
Rainer Koppitz, Vorstandsvorsitzender der nfon AG.
(Bild: nfon AG)
Aus Sicht der Anwender erschwert jedoch das unübersichtliche Marktgeschehen die Auswahl der passenden Anbieter zur einmal ausgearbeiteten Migrationsstrategie. Auf der einen Seite befinden sich die Anbieter für klassische, hardware- oder softwarebasierte TK-Anlagen. Auf der anderen Seite werben neue Anbieter wie nfon mit dem Versprechen, über die cloud-basierte TK-Anlage eine gleichwertige Alternative bereitzustellen. Aber auch etablierte Unternehmen aus der Telekommunikationsbranche wie Telekom (DeutschlandLAN) oder Vodafone (OfficeNet) offerieren bereits derartige Dienste.

Die Unterschiede liegen allerdings im Kleingedruckten. Umso mehr ist eine sorgfältige Auswahl anhand klarer Kriterien gefragt. Welche geschäftlichen Treiber forcieren den Schwenk der Internettelefonie in die Wolke? Die Gründe hierfür sind vielfältig. In den Chef-Etagen sei man vor allem an der Kostenreduktion interessiert. „Da wir zu all unseren Produkten kostenlose und kontinuierliche Updates anbieten, ist die Kostenersparnis für uns ein guter Einstiegspunkt“, so Vorstand Rainer Koppitz von der nfon AG weiter.

Der weitere Sondierungsprozess zwischen Dienstleister und Anwender verläuft allerdings meist nicht ganz reibungsfrei, da der Schwenk in die Cloud-Telefonie auch einen Wandel in der Unternehmenskultur nach sich ziehen kann. Oder genauer ausgedrückt, sogar voraussetzt, weil sich bei der genauen Kosten-Nutzen-Abwägung herausstellen kann, dass sich moderne Arbeitsformen wie Home-Office und Mobile Working in der Gesamtschau vielerorts als die bessere Alternative herausstellen.

„Auf der IT/TK-Entscheider-Seite sehen wir zudem verstärkt, dass das Thema Unified Communication und die Optimierung von IT/TK-Prozessen durch eine noch stärkere Integration der Kommunikation in die Unternehmensprozesse weiter an Relevanz gewinnen“, ergänzt Rainer Koppitz. Auch eine bessere Einbindung von mobilen Endgeräten sei für IT-Entscheider ein immer gewichtigeres Kriterium.

Generell lässt sich somit festhalten, dass immer mehr Kunden auf der Suche nach Lösungen sind, wie sie ihre Telefonanlagen mit der vorhandenen Software auf intelligente und gleichzeitig kosten sparende Art und Weise verknüpfen können. So hat der Lösungsspezialist nfon eine Reihe von Produkten entwickelt: „Das CTI-Client für CRM/ERP-Anwendungen, die Microsoft Lync-Integration, die CAPI-Schnittstelle und die Protel-Anbindung werden von Kunden immer mehr nachgefragt“, fasst Koppitz zusammen.

Business-Telefonie verändert sich

Fazit: Betrachtet man das Thema Cloud-Telefonie in einem größeren Kontext, dürfte gerade der Zukunftstrend in Richtung Unified Communication (UC) die Verschmelzung der bislang getrennten Kommunikationswege voran treiben, einerseits um die Kommunikation zu beschleunigen, aber auch um diese einfacher und transparenter zu gestalten.

„Anstelle komplexer und kostenintensiver traditioneller Telefonanlagen verlangen die Kunden heute kurze Vertragslaufzeiten sowie mehr Flexibilität und eine administrationsarme Unterstützung moderner Arbeitsformen“, bringt Rainer Koppitz von nfon aus seiner Sicht die Vorteile auf den Punkt.

Für die Anwender und IT-Abteilungen allerdings bleibt die ständige Herausforderung weiter bestehen, mit der enormen Dynamik des ITK-Marktes Schritt zu halten. Generell sind deshalb gerade beim Outsourcing von Dienstleistungen an Dritte die Leistungsversprechen genau unter die Lupe zu nehmen, damit die Lösung, sprich das Produkt, sich möglichst reibungslos an den Branchenkontext anpassen kann. Auch kann die langfristige Bindung an einen Partner in die eine oder andere Richtung den Ausschlag geben.

Darin mag auch eine gewisse Veränderungsresistenz der Anwender begründet sein. Denn wer bei Neuinvestitionen auf das falsche Pferd setzt, hat möglicherweise noch rascher das Nachsehen als mit einer technischen Altlast, sprich eine in die Jahre gekommne TK-Anlage. Dennoch kann gerade dieses Argument ein Grund mehr sein, warum die in der Cloud betriebene Telefonanlage sich am Markt etablieren wird. „Es kann besser sein, frühzeitig den Wandel zu unterstützen als an der alten Anlage festzuhalten“, gibt jedenfalls Nicole Dufft von PAC zu bedenken.

Schließlich gilt angesichts von rauen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen mit Blick auf den anhaltenden Kostendruck: Der Kunde ist kaum mehr bereit, für nutzlose technische Spielzeuge und nicht wirklich benötigte Funktionalitäten zu bezahlen. Somit steht nicht nur jedes neue Investitionsvorhaben auf dem Prüfstand, sondern auch jeder größere Kostenblock, der nicht mehr in der Lage ist, die hohen Erwartungen zu erfüllen. Dazu zähle auch die Integration von Video in die klassische Telefonanlage, so Rainer Koppitz von nfon, denn ihr Nutzen sei zu gering.

Er sieht die Zeit reif für die Cloud-Telefonie. Was zusätzlichen Nutzen biete und darum auch den Weg in die Telefonanlage finden werde, sei die Integration von Dokumenten-Sharing, so dass man in einem Telefonkonferenzraum problemlos Dokumente teilen, zeigen und bearbeiten könne. Dazu gehöre auch das Andocken an Enterprise Social Media, also letztlich Facebook ähnelnde Anwendungen für Unternehmen. „Beides wird kommen und ist bei uns konkret in Planung“, prognostiziert Koppitz.

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