Jetzt die Weichen richtig stellen

Auf was es bei Unified Communications ankommt

02.09.2010 | Autor / Redakteur: Marc-Aurel Reif / Andreas Donner

Nur, wer seinen Status quo in Sachen Kommunikation kennt und weit in die Zukunft denkt, erreicht mit UC das, was er will
Nur, wer seinen Status quo in Sachen Kommunikation kennt und weit in die Zukunft denkt, erreicht mit UC das, was er will

Unified Communications und seine Herausforderungen

Ein vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung findet sich in Abbildung 2. Vier Teilnehmer einer Konferenzschaltung möchten darin mit hoher Sprachqualität telefonieren und parallel ein gemeinsames Dokument ansehen und bearbeiten. Teilnehmer 1 und 2 befinden sich innerhalb des Unternehmesnetzwerkes. Teilnehmer 1 nutzt ein IP-Telefon und parallel einen fest installierten PC. Teilnehmer 2 ein Notebook mit integrierter Sprachapplikation. Teilnehmer 3 arbeitet mit seinem Notebook mit Sprachapplikation zu Hause und ist über eine sichere Internet-Verbindung an das Unternehmensnetzwerk angebunden, Teilnehmer 4 nutzt ein Smartphone mit UMTS-Verbindung.

In dieser Konstellation gibt es die verschiedensten Komponenten und Prozesse, welche die Übertragungsqualität beeinflussen. Die Sprache muss in den jeweiligen Endgeräten in ein digitales Signal umgewandelt und für die Übertragung in IP-Paketen bereitgestellt werden.

Innerhalb des Unternehmensnetzwerks werden diese Pakete über verschiedene Netzwerkkomponenten übertragen. Für die sichere Übertragung über das Internet müssen die Daten verschlüsselt werden. Um die Sprachdaten abhörsicher auch innerhalb des Unternehmens zu übertragen können alle Sprachdaten bereits im Endgerät verschlüsselt werden.

Zudem müssen ausreichende Bandbreiten bei der Verbindung zum mobilen Endgerät verfügbar sein. Nicht zu vergessen die entsprechenden Lösungen zur Ausfallsicherheit und Redundanz einzelner Komponenten. Denn das schnellste Netzwerk nützt wenig, wenn das Notebook am Ende der Übertragungsverbindung den Mindestanforderungen nicht genügt. Die Auflistung ließe sich beliebig fortsetzen, soll jedoch nur die Vielfältigkeit der Themen aufzeigen.

Wann ist welche Investition sinnvoll?

IT-Entscheider müssen sich schon jetzt Gedanken über die zu erwartende Anwenderstruktur in den kommenden Jahren und deren Bedarf an Kommunikationslösungen machen. Grundlage ist eine Ist-Aufnahme der Arbeitsabläufe:

  • Wie kommunizieren die Mitarbeiter, intern wie extern, heute? Werden hauptsächlich Telefon und E-Mail genutzt oder schon jetzt Web-2.0-Anwendungen? Dient das Telefon am Arbeitsplatz nur noch als Umleitung auf das Mobiltelefon?
  • Welche Schwachstellen sind bekannt? Wo hakt es in der Kommunikation? Ist ständig dieselbe wichtige Support-Nummer nicht erreichbar? Erreichen die Kunden immer zur selben Zeit nur eine Sprachbox? Ist die vorhandene Unified-Messaging-Anwendung so komplex zu bedienen, dass keiner diese nutzt?
  • Welche Verbesserungsvorschläge haben die Anwender? Was lässt sich einfach schon mit den heute vorhandenen Möglichkeiten verbessern?
  • Welcher zusätzliche Bedarf an Kommunikationsmöglichkeiten besteht schon heute? Kann beispielsweise ein professioneller Konferenzserver schon heute einzelne Meetings überflüssig machen?

Die gewonnenen Ergebnisse gilt es zu evaluieren und zu bewerten:

  • Welches Verbesserungspotential gibt es?
  • Welche Kommunikationskosten entstehen heute? Wie hoch sind die Ausgaben für Gebühren, wie hoch jene für die Betriebskosten der Kommunikation?
  • Welche Veränderungen sind im Kundenumfeld, Arbeitsumfeld und Mitarbeiterumfeld zu erwarten? Welche Mitarbeiter beschäftigt das Unternehmen in Zukunft? Wo und wann werden diese in Zukunft tätig sein? Wie verändern sich die Kundenzugänge? Welche neuen Anforderungen an die Kommunikationslösung ergeben sich daraus?

Erst jetzt ist es sinnvoll, konkrete Lösungen aufzuzeigen. Es gilt zu konkretisieren, welche Investitionen im Unified-Communications-Umfeld sinnvoll sind und zu welchem Zeitpunkt diese eingeführt werden sollen. Die gesamte IT-, Netzwerk-, und TK-Infrastruktur muss in Bezug auf UC und die daraus resultierenden Anforderungen betrachtet werden. Schon jetzt müssen die zukünftig zu erwartenden Anforderungen durch Unified Communications beachtet werden. Dies gilt, wie beschrieben, insbesondere in Bezug auf die Parameter Übertragungsqualität und Verfügbarkeit.

Eine neue Firewall sollte beispielsweise schon heute für zukünftige UC-Anwendungen gewappnet sein und die Anbindung der mobilen Mitarbeiter sollte den geforderten Kriterien, die Server-Infrastruktur den geforderten Verfügbarkeiten genügen. Auch hier lässt sich die Auflistung weiter fortsetzen, muss jedoch im immer im unternehmensspezifischen Kontext betrachtet werden.

weiter mit: Ist das Betriebsmodell noch das richtige?

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