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Jetzt die Weichen richtig stellen

Auf was es bei Unified Communications ankommt

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Ist das Betriebsmodell noch das richtige?

Auch jenseits der Technologie können Veränderungen sinnvoll sein. So ist zu überprüfen, ob das heutige Betriebsmodell auch für die Zukunft noch den Anforderungen am besten gerecht wird. Möglicherweise können einzelne Bereiche der Unternehmenskommunikation ganz oder teilweise an externe Dienstleister vergeben werden. Diese können beispielsweise eine in Teilbereichen erforderliche Verfügbarkeit von 24h an 355 Tagen in der Woche besser abdecken. Hier tun sich im Zuge des aktuellen Trends zur Virtualisierung von Diensten („Cloud Computing, „Software as a Service“…) schon jetzt ständig neue Angebote auf. Im Gegenzug muss aber sehr genau betrachtet werden, wie weit eine Auslagerung der sehr unternehmenskritischen Kommunikationslösung vertretbar ist.

Auf die Mitarbeiter in der IT- und TK-Betreuung werden in Zukunft neue Herausforderungen zukommen. Wurden bisher die IT- und TK-Systeme häufig von den jeweiligen Spezialisten betreut, erfordern die künftigen Unified-Communications-Lösungen einen Blick über den jeweiligen Tellerrand. Der IT- und der TK-Bereich werden auch hier zusammenwachsen und neue Anforderungen an die betreuenden Spezialisten und Techniker stellen.

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Für alle anstehenden Maßnahmen sollte ein Zeitplan mit den erforderlichen Zwischenschritten definiert werden. Die Planung und Ziele müssen jedoch kontinuierlich überprüft und organisatorischen wie technologischen Veränderungen angepasst werden.

Sinnvolle Ergänzung: externe Sicht

Bei der Betrachtung der eigenen Kommunikationsstrukturen ist eine externe Sicht sinnvoll, um auch lieb gewordene aber ineffektive Gewohnheiten aufzudecken und neue Sichtweisen in das Unternehmen zu bringen. So können vorhandene Erfahrungen aus anderem Umfeld genutzt und bereits bekannte Fehler vermieden werden.

Anstehende technologische und organisatorische Veränderungen sollten durch ein erfahrenes Change-Management begleitet werden. Ziel muss sein, die geplanten Veränderungen auch zu erreichen, sodass die UC-Lösung auch genutzt wird und die erhofften Verbesserungen in der Unternehmenskommunikation mit sich bringen kann. Hierbei gilt es unter anderem, Mitarbeiter aus allen Ebenen und Bereichen eines Unternehmens von Anfang an in den Prozess mit einzubinden und während der Projektdauer für eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten zu sorgen.

So ist es beispielsweise wichtig, den Anwendern gegenüber ehrlich zu kommunizieren und keine Schönfärberei zu betreiben. Es gilt von Anfang an, alle Neuerungen anzusprechen, aber auch zu nicht möglichen – weil beispielsweise zu teuren – Spezifikationen zu stehen. Die größten Enttäuschungen entstehen dann, wenn zu Projektbeginn vorhandene Erwartungen an die neue Lösung im Betrieb nicht erfüllt werden.

Fazit

Die Entwicklung hin zu Unified Communications bietet Unternehmen große Chancen und völlig neue Möglichkeiten zur internen wie externen Zusammenarbeit. Es ist aber unerlässlich, schon jetzt einen Blick in die Zukunft zu werfen und die zukünftigen Anforderungen an die IT-, TK- und Netzwerk-Infrastruktur herauszuarbeiten, um bereits heute den richtigen Weg einzuschlagen und Investitionen und auch organisatorische Entscheidungen zukunftssicher zu tätigen.