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Sorgfältige Planung bei UC-Projekten ist alles, sagt Intact Integrated Services Acht Tipps für erfolgreiches Unified Communications

| Redakteur: Ulrike Ostler

Dienstleister Intact Integrated Services definiert die wichtigsten Charakteristika, die über den Erfolg von Unified-Communications-Projekten (UC) entscheiden. Daraus leiten sich acht Empfehlungen ab, etwa zur Architekturauswahl oder zur Einbeziehung von Mitarbeitern.

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Mit acht Intact-Tipps laufen UC-Projekte nicht aus dem Ruder.
Mit acht Intact-Tipps laufen UC-Projekte nicht aus dem Ruder.
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Empfehlungen berücksichtigten aktuelle Entwicklungen, so der Dienstleister Intact: Auf der Anwendungsseite gewinnen die Themen Collaboration und Video an Bedeutung und bei der Infrastruktur liegen virtualisierte Datenzentren und netzwerkweite Cloud-basierte Services im Trend. Der hauptsächlich auf Cisco-Channel-Partner spezialisierte Dienstleister von Support-Leistungen und Managed Services unterstützt Systemhäuser und VARs.

Nun empfiehlt Intact für erfolgreiche UC-Projekte:

  • 1. Unterschätzen Sie nicht die bestehende Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen. Um die richtige UC-Infrastruktur festzulegen, ist es wichtig genau zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter mit Kunden und untereinander kommunizieren.
  • 2. Gut vorbereitet läuft es wie geschmiert. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Bausteine verfügbar sind. Dazu zählt beispielsweise ein verbindliches Directory als einheitliche Kontaktquelle. Stellen Sie sicher, dass es Ihr unternehmenseigenes Instant-Messaging-System unterstützt. Prüfen Sie, ob die PCs die richtigen Spezifikationen aufweisen, und ob ihr Netz mit ausreichender Bandbreite und Quality of Service ausgestattet ist.
  • 3. Treffen Sie die richtige Wahl bei der Architektur – verteilt oder zentralisiert. Beachten Sie, dass viele UC-Lösungen die Unterstützung von Echtzeitprotokollen benötigen, was Ihr Netz vor große Herausforderungen stellen kann.
  • 4. Evaluieren Sie ihre Sicherheitsanforderungen und berücksichtigen Sie von Anfang an, dass Technologien wie SOA und die enge Integration verschiedener Anwendungen Sicherheitsprobleme verursachen können. Überprüfen Sie, welche Sicherheitsfunktionen existieren und ob diese ausreichen. Vergessen Sie nicht die Sicherheitsmaßnahmen für Heimarbeitsplätze und mobile Mitarbeiter. Und wie ist es um die die Sicherheit bei Dienstleistern bestellt, zum Beipsiel externe Kommunikationsdienste wie Web-Konferenzen und Call Center?
  • 5. Finden Sie Wege, die Kommunikation mit Unternehmensprozessen und -systemen zu verzahnen. Die Integration von UC mit Office-Anwendungen und betriebswirtschaftlicher Software wie CRM sorgt für entscheidende Produktivitätssteigerungen. Erleichtern Sie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern mit Kundenkontakt und den Fachabteilungen und ermöglichen Sie Zugriff auf einheitliche Anwendungen und Informationsquellen. Dies gilt besonders für das Contact Center.
  • 6. Suchen Sie sich Verbündete unter den Usern. Jedes UC-Projekt bedeutet weitreichende Veränderungen und es ist wichtig einige Anwender auf Schlüsselpositionen einzubeziehen, um die Akzeptanz zu fördern und das Projekt während der Implementierungsphase in der innerbetrieblichen Kommunikation zu unterstützen. Sorgen Sie dafür, dass Sie über die Key-User Feedback erhalten, um Fehler zu vermeiden und rechtzeitig Missständen und Unmut unter den Mitarbeitern entgegenzuwirken.
  • 7. Bestehen Sie auf einem unternehmensweiten Projekt-Management. UC-Projekte sind weitreichend und betreffen viele Teile der Organisation. Nutzen Sie Projekt-Management-Methoden wie „Prince 2“ und stellen Sie sicher, dass alle nötigen Prozesse, Tools, Templates und Technologien bereitstehen.
  • 8. Vergessen Sie nicht den Support. Der langfristige Erfolg jedes UC-Projektes hängt entscheidend davon ab. Überprüfen Sie die Contact Center Service Level Agreements (SLAs), evaluieren Sie die Notwendigkeit eines 24x7-Support und sorgen Sie dafür, dass Third Level-Support bereitsteht. Nutzen Sie auch Remote Management- and Reporting-Software.

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