Suchen

Strategie bei der Beschaffung mobiler Endgeräte 7 schlimme Patzer bei Projekten für mobile Arbeit

| Autor / Redakteur: Johannes Meisel / Susanne Ehneß

Smartphone anschaffen und fertig? So leicht lässt sich mobiles Arbeiten leider nicht in der Öffentlichen Verwaltung einführen. Johannes Meisel von T-Systems stellt in diesem Gastbeitrag sieben Fehler vor, die Behörden unbedingt vermeiden sollten.

Firmen zum Thema

Ein Drittel der Mitarbeiter in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet ohne Erlaubnis mit privaten Geräten
Ein Drittel der Mitarbeiter in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet ohne Erlaubnis mit privaten Geräten
(Bild: © kaboompics/Pixabay.com / CC0 )

Zuhause, im Zug oder Hotel arbeiten – das können immer mehr Deutsche. Mit dem mobilen Arbeiten wollen Unternehmen Geschäftsprozesse beschleunigen, besseren Kundenservice bieten und den Mitarbeitern mehr Freiraum geben.

Ein Trend, der auch die Öffentliche Verwaltung trifft. „Der Arbeitsplatz der Zukunft ist digital“, schreibt die Bundesregierung in ihrem Programm „Digitale Verwaltung 2020“. „Elektronisches, zunehmend auch mobiles Arbeiten und neue Formen der Zusammenarbeit setzen sich durch.“

Die Digitalisierung und Mobilisierung des klassischen Verwaltungsarbeitsplatzes birgt enormes Potenzial. Die Digitalisierung hilft, effizienter, flexibler und besser im Team zu arbeiten. Behörden können zudem ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern: Laut des Sozioökonomischen Panels und Berechnungen des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung wäre Tele- oder Heimarbeit bei 60 Prozent der Arbeitsplätzen in der Öffentlichen Verwaltung möglich.

Mobiles Arbeiten ist aber nur dann möglich, wenn dem Mitarbeiter überall ein leistungsfähiger und sicherer Zugriff auf Dokumente, Daten und Applikationen zur Verfügung steht. Doch diese Anforderung zu erfüllen, ist nicht leicht. Behörden, die mobiles Arbeiten ohne Planung einführen, riskieren IT-Sicherheitslücken, eine umständlichere Vorgangsbearbeitung und höhere Kosten. Diese sieben Fehler sollten sie daher besser nicht machen:

1. Lösungen für grenzenloses Arbeiten außen vor lassen

Mobiles Arbeiten bedeutet heute, ganze Arbeitsprozesse unabhängig von Ort, Endgerät und Netzwerk auszuführen. Die Voraussetzung: Alle Dateien und Anwendungen stehen in derselben Version auf allen Endgeräten zur Verfügung. Diese Anforderung ist vielen Behörden noch nicht bewusst. Das Problem: Nur so lässt sich das Potenzial mobiler Arbeit ausschöpfen.

2. Ohne Mobilitätsstrategie loslegen

Oft setzt die Öffentliche Verwaltung auf Drängen einzelner Referate oder Abteilungen Projekte für mobiles Arbeiten um, ohne eine ganzheitliche Mobilisierungs-Strategie zu besitzen. Doch so entstehen Insellösungen, die aufwändig zu managen sind, keine einheitlichen Sicherheitsstandards nutzen und nicht die Bedürfnisse von allen Mitarbeitern berücksichtigt.

Zudem laufen Behörden Gefahr, das eigentliche Ziel – eine höhere Produktivität – zu verfehlen, weil die Lösungen nicht nahtlos zusammenarbeiten und Geschäftsprozesse nur teilweise mobilisiert sind. Vor der Umsetzung mobiler Arbeit sollten Behörden also ihre Prozesse und IT-Infrastruktur analysieren, die Ziele der Mobilisierung festlegen und in eine Strategie überführen.

3. Die Mitarbeiter vergessen

Mitarbeiter in Behörden nutzen mitunter Apps aus dem Consumer-Bereich, wenn ihr Arbeitgeber nichts Vergleichbares anbietet oder die offizielle App umständlich zu bedienen ist. Bereits heute arbeiten ein Drittel der Mitarbeiter in der Öffentlichen Verwaltung ohne Erlaubnis mit privaten Geräten, besagt eine Studie der Universität Siegen. Das kann zum Sicherheitsproblem werden und dazu führen, dass Daten ungeordnet abgespeichert werden.

Umso wichtiger ist es für den Erfolg mobiler Arbeit, diese „Schatten-IT“ zu erfassen, in ein ganzheitliches Konzept einzugliedern oder zu ersetzen. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Lösungen die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen. Daher sollten diese frühzeitig zu Wünschen und genutzten mobilen Lösungen befragt werden.

4. Die Komplexität einer mobilen Transformation unterschätzen

Vor der Umsetzung mobiler Arbeit müssen Behörden viele Fragen klären:

  • Welche Sicherheitsanforderungen stellt etwa das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)?
  • Welche Software und welche Geräte sollen zum Einsatz kommen?
  • Dürfen die Mitarbeiter private Geräte nutzen?
  • Werden zusätzliche Spezialisten für Enterprise Mobility benötigt?

Um diese Komplexität zu beherrschen, ohne den Kostenrahmen zu sprengen, sollten Behörden auf Basis der Mobilitätsstrategie einen genauen Transformationsplan entwickeln.

5. Nur bis zur Anschaffung denken

Welche mobilen Endgeräte zum Einsatz kommen sollen, ist natürlich eine wichtige Entscheidung. Oft denken Behörden aber nicht früh genug an das Danach. Und das führt im schlimmsten Fall zu Sicherheitsmängeln. Zum Beispiel, wenn ein umfassendes Enterprise Mobility Management (inklusive Mobile-Device-Management-System) fehlt, mit dem sich zentral alle Geräte konfigurieren, Sicherheitsrichtlinien umsetzen und Apps verwalten lassen.

Regeln muss die Öffentliche Verwaltung auch Austausch und Entsorgung der Geräte. So sollten Smartphones rechtzeitig aus dem Verkehr gezogen werden, die veraltet sind oder für die der Hersteller den Support einstellt.

6. Eigene Apps entwickeln

Meist lohnt es sich für Behörden finanziell nicht, die benötigten Apps – etwa für die eAkte, Zusammenarbeit und Fachverfahren – selbst zu entwickeln. Denn mobile Apps veralten viel schneller als Desktopanwendungen. Zudem verrennen sich die Verantwortlichen schnell in Details und verlieren das Ziel einer ganzheitlichen Lösung aus den Augen.

Eine Alternative bieten speziell für die Öffentliche Verwaltung entwickelte Apps wie die mobile „E-Akte Public“, mit der Mitarbeiter per Laptop, Smartphone und Tablet sicher auf die elektronische Akte zugreifen.

7. Vielfältige und billige mobile Endgeräte wählen

Wer bei mobilen Endgeräten und Betriebssystemen sparen will, erlebt im Betrieb oft eine böse Überraschung. Android zum Beispiel unterscheidet sich je nach Gerätehersteller. Und jedes zusätzliche Betriebssystem erschwert das Management der mobilen Endgeräte. Das wiederum beeinträchtigt die IT-Sicherheit sowie den Gerätebetrieb und erschwert es, Apps zu entwickeln. Ohnehin lassen sich viele Android-Varianten nur eingeschränkt managen. Behörden brauchen daher zusätzliche – mitunter kostenpflichtige – Hilfsprogramme.

Über den Autor

Johannes Meisel ist Executive Business Consultant Mobile Enterprise Services bei T-Systems.

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de (ID: 44463435)