Videoconferencing ist mehr als bloße „Bildtelefonie“

Was smarte Video­konferenz-Systeme leisten sollten

| Autor / Redakteur: Peter Mayer / Andreas Donner

Videokonferenzen sind mittlerweile für jedes Unternehmen erschwinglich und empfehlenswert.
Videokonferenzen sind mittlerweile für jedes Unternehmen erschwinglich und empfehlenswert. (Bild: VisoCon)

Der intensive Einsatz von digitalen Tools, die bei der team-, standort- und unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit unterstützen, prägt heute den Alltag des Knowledge-Workers. Eines dieser Tools ist die Videokonferenz, die dazu beiträgt, dass die Zusammenarbeit reibungslos und effizient funktioniert, während die Kosten gleichzeitig überschaubar bleiben.

Die Art, wie moderne Wissensarbeiter ihren Job erledigen, unterliegt stetiger Veränderung. Arbeit erfolgt heute flexibel, schnell, mobil, interaktiv und über Grenzen hinweg. Alte Hierarchien haben de facto ausgedient, bürokratisierte Strukturen funktionieren nicht mehr, Arbeitsprozesse werden digitalisiert und automatisiert, Informationsflüsse verlagern sich weg von den klassischen Medien wie Telefon und E-Mail hin zu Collaboration-Tools und Messenger-Apps.

Höhere Produktivität durch effektive Team-Kommunikation

In der Tat wird eine gute Zusammenarbeit in Teams immer wichtiger für den Unternehmenserfolg. In einer Studie der Harvard Business Review 2016 gaben 72 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass sowohl die Team-Kommunikation im Unternehmen über Standorte hinweg als auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Lieferanten, Kunden und Beratern an Bedeutung gewonnen haben.

Wie Atlassian, Anbieter von Software für Softwareentwickler, festgestellt hat, nehmen Mitarbeiter monatlich im Schnitt an 62 Meetings teil, sehen die Hälfte davon aber als Zeitverschwendung an. 31 Stunden verbringen Mitarbeiter pro Monat in unproduktiven Meetings. 47 Prozent der von Atlassian Befragten sehen in Meetings den größten Zeiträuber in ihrem Job.

Fakt ist jedoch, dass gut kooperierende, agile Teams schneller zu Ideen kommen, Fehler rascher erkennen und bessere Problemlösungen finden. Dadurch werden die Unternehmensziele schneller erreicht und die Reaktionsgeschwindigkeit gegenüber Kunden und Partnern erhöht.

Nicht zuletzt wirkt sich eine effiziente Team-Kommunikation auch auf die Kostenstrukturen des Unternehmens aus. Durch den Einsatz von Videokonferenzen etwa reduzieren sich die Ausgaben für Reisen und für Telefonate mehr als deutlich. Ganz abgesehen von der Zeit, die Mitarbeiter durch den Wegfall von Geschäftsreisen sparen und die sie für ihre Projekte nutzen können.

Generation Z als Motor für Videokonferenzen

Aus Unternehmenssicht bringt der Einsatz von Videokonferenzen also nur Vorteile. Dementsprechend steigt die Nachfrage nach Videokonferenzlösungen kontinuierlich. Markets and Markets etwa prognostiziert, dass der weltweite Markt für Enterprise Video bis 2020 mit einer jährlichen Wachstumsrate von 16,7 Prozent auf 36,84 Milliarden Dollar ansteigen wird.

Aber auch aus personalstrategischen Überlegungen heraus lohnt sich die Investition in ein gutes Videokonferenzsystem. Denn nicht nur ältere Mitarbeiter setzen zunehmend auf persönlichen Austausch mit Kollegen, Kunden und Partnern per Videokonferenz. Auch die jetzt ins Berufsleben einsteigende, selbstbewusste Generation Z, die in der digitalisierten Welt aufgewachsen ist und digitale Tools als Selbstverständlichkeit nutzt, setzt sehr stark auf den Mensch-zu-Mensch-Dialog. Die junge Generation arbeitet gern im Team und erwartet vom Unternehmen entsprechende Kommunikationstools.

Ergänzendes zum Thema
 
Über VisoCon

Kinderkrankheiten sind überwunden

In der Vergangenheit krankten zahlreiche der am Markt angebotenen Systeme an einer Reihe von Problemen, die die Akzeptanz und Nutzung durch die Anwender schmälerten oder gar verhinderten:

Die Einführung der Systeme war zum Teil aufwändig und kostenintensiv. Dadurch waren Videokonferenzsysteme lange Zeit nur für große, budgetstarke Unternehmen erschwinglich. Die Lösungen waren unflexibel und nicht skalierbar. Die Nutzung war kompliziert; die Bild- und Sprachqualität häufig nicht ausreichend. Verbindungsabbrüche und die eingeschränkte Funktionalität der Systeme führten schnell zu Frustration bei den Anwendern. Positive Effekte auf die Teamarbeit und eine Erhöhung der Produktivität konnten häufig nicht erzielt werden.

Moderne, smarte Videokonferenzlösungen dagegen verfolgen den Anspruch, sich nahtlos in den Arbeitsalltag der Anwender einzufügen und bieten Unternehmen, IT-Abteilungen und Anwendern daher ein völlig anderes Angebot als ihre Vorgänger. Heute lohnen sich Videokonferenzlösungen für Unternehmen jeder Größe und Budgetstärke. Allerdings sollten Unternehmen, die an die Einführung einer Videokonferenzlösung denken, zumindest diese Anforderungen bei den zur Auswahl stehenden Produkten erfüllt sehen, bevor sie sich für einen Anbieter bzw. eine Lösung entscheiden:

  • On-Premise-Installationen sind heute nicht mehr nötig. Professionelle, flexible und skalierbare Videokonferenz-Systeme kommen aus der Cloud.
  • Sie sind schnell und unkompliziert einsatzfähig und erfordern nur geringe Investitionskosten.
  • Sie werden per User verrechnet, nicht anhand der Geräteanzahl, mit der das System genutzt wird.
  • Sie halten Schnittstellen bereit, um schnell Verbindungen bzw. Integrationen mit anderen Systemen, z.B. ERP oder CRM, realisierbar zu machen.
  • Sie stellen geringe Anforderungen an das Unternehmensnetzwerk und benötigen wenig Bandbreite.
  • Sie bieten höchste Bild- und Sprachqualität auch bei geringer Internetgeschwindigkeit.
  • Sie ermöglichen die Teilnahme von vielen unternehmensinternen und gegebenenfalls auch externen Anwendern an einer Videokonferenz ohne Qualitätseinbußen.
  • Sie können das Bild von mehr als fünf Teilnehmern parallel am Bildschirm übertragen.
  • Sie bieten Funktionen wie Screen Sharing, Präsentieren und Chat während des Videomeetings.
  • Im Idealfall sind sie bereits in weit verbreitete Collaboration-, Messenger- und Chat-Tools, wie Dropbox, Slack und HipChat integriert und nutzen die Funktionalitäten dieser Lösungen, um etwa die in der Videokonferenz gezeigten Präsentationen automatisch im entsprechenden Dropbox-Ordner zu speichern oder im betreffenden HipChat Raum zeitgleich zu posten.
  • Sie sind in Entwicklersoftwarelösungen, wie z.B. Jira, integriert.
  • Sie sind fit für IoT-Anwendungen und können via API Daten von mehreren Quellen in die Videokonferenz einspielen, z.B. Location Maps, statische Bilder, live Audiokonversationen oder Videos.
  • Die Anwender können die Videokonferenz einfach aus dem Browser oder von einer mobilen App aus einberufen, öffnen und abhalten.
  • Sie ermöglichen es, den Live-Stream der Videokonferenz in soziale Netzwerke wie Facebook oder YouTube zu übertragen.
  • Sie sind personalisierbar, sodass Anwender ihre eigenen Logos einfügen und Tweets anzeigen können, etc.
  • Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Anforderungen ihrer Anwender angepasst.

Peter Mayer.
Peter Mayer. (Bild: VisoCon)

Fazit

Videokonferenzen sind auf dem Vormarsch. Ihre Funktionstiefe, die geringen Kosten und die hohe Akzeptanz bei den Anwendern sprechen für sie. Am Markt werden verschiedenste Systeme angeboten. Nicht alle bieten dieselben Funktionalitäten und denselben Komfort. Daher gilt es für Unternehmen, den eigenen Bedarf und die Erwartungen an die Lösung genau zu definieren und die Auswahl mit einem kritischen Auge zu treffen.

Über den Autor

Peter Mayer ist Mitbegründer von VisoCon/eyeson und arbeitet als Head of Project Management für eyeson. Bevor VisoCon gegründet wurde, war er in internationalen Air Traffic Control Projekten als technischer Projektleiter für die hochsichere Kommunikationstechnik in diesem Bereich tätig.

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