Grundlagen moderner Netzwerktechnologien im Überblick – Teil 104

Unified Communications & Collaboration – Kommunikation High-end

17.02.2011 | Autor / Redakteur: Dr. Franz-Joachim Kauffels / Andreas Donner

Der Lync-Server ist das neueste UCC-Produkt von Microsoft

Nachdem Microsoft alle wichtigen Kollaborationstrends in maximal möglichem Tiefschlaf verpasst hatte, wurde schon vor einiger Zeit mit dem Produkt „Live Meeting“ eine wichtige Ergänzung zu der ja sonst überaus erfolgreichen Office-Produklinie vorgestellt. Damit wurde gleichzeitig eine Diskussion über erweiterte Möglichkeiten der Unterstützung von Teams ins Leben gerufen – gut so, denn wenn man es einmal ehrlich betrachtet gibt doch erst die Beteiligung von Microsoft einem Trend den richtigen Drive. Mit Lync geht man dort jetzt noch einige Schritte weiter. Aber: was nutzen solche Produkte, wenn einem Unternehmen die Vision fehlt?

Der Hersteller muss sich natürlich auch ab und an etwas Neues einfallen lassen, und der klassische Office-Bereich ist ja wirklich ausgereizt.

Live Meeting soll drei wichtige Bereiche unterstützen:

  • Kollaborative Meetings
  • Training
  • Events

Etwas extravagant ist der letzte Punkt, hier möchte man die Möglichkeit schaffen, Tausende Benutzer in einem einzigen „virtuellen Saal“ zusammenzufassen und mit ihnen zu kommunizieren. Das ist natürlich auch eine wichtige Funktion in Richtung Home Entertainment.

Die hauptsächlichen Vorteile liegen nach Angaben des Herstellers in

  • Effektiveren Meetings
  • Höherer Produktivität
  • Reduzierter Reisetätigkeit
  • Wettbewerbsvorteilen
  • Erhöhtem Return of Investment

Das glauben wir sogar sofort. Der Autor selbst geht ungefähr nur dann zu Meetings, wenn es schwarz schneit. Ich empfinde Meetings als eine unglaubliche Zeitverschwendung und das haben schon viele Kunden zu spüren bekommen. Besteht ein Meeting aus N Personen, so redet normalerweise nur immer eine, also N-1 tun nichts. Das geht dann um, solange bis das Meeting vorbei ist. Ich persönlich habe immer den Eindruck, dass man zwei Stunden Meeting auch in fünf Minuten hätte erledigen können. Auch wenn man Meetings nicht so hasst und so gnadenlos öde findet, ihre Effektivität nimmt ungefähr proportional mit der Teilnehmerzahl ab.

Die Effizienz von Meetings

Die Produktivität ist ein weiterer Bereich. Leute, die im Meeting sitzen, sind für diese Zeit nur minimal produktiv. Aber auch das lässt sich natürlich leicht steigern. Wenn man Pech hat, entstehen bei Meetings Medienbrüche, weil ein paar Leute die Ergebnisse, wenn es überhaupt welche gibt, mit einem Bleistift irgendwo hinkritzeln.

Durch systematische Anwendung derartiger Überlegungen kommt man natürlich ganz schnell zu Kosten- und Wettbewerbsvorteilen.

Es gibt auch Produkte von anderen Herstellern in dieser Richtung. Ich will sie gar nicht gegeneinander bewerten, aber eines ist doch ganz klar:

Selbst wenn Kollaborationsprodukte grottenschlecht wären (was sie nicht sind), hätten sie enorm viele Vorteile alleine durch die Tatsache der Vermeidung von Meetings!!

Dabei spielt es letztlich nur eine Rolle hinsichtlich der Kostenersparnis, ob die Teilnehmer im gleichen Gebäude sind oder weltweit verteilt. Wesentlich ist vor allem die Vermeidung von Medienbrüchen und auch eine Tatsache, die eigentlich kein Hersteller in der Werbung erwähnt, die mir aber sehr stark auffällt: eine Art Inhaltssicherung, die sogar die Qualität einer Vertragssicherheit erlangen kann. Was meine ich damit? Nun, in einem normalen Meeting kann jeder rumlabern und anschließend später behaupten, er hätte das nie so gesagt oder sei falsch verstanden worden. Mit einem technisch unterstützen Meeting wäre es möglich, Aufzeichnungen (z.B. Voice oder Video) zu machen und auch Inhalte schriftlich festzulegen, auf die sich dann nachher jeder konsistent beziehen kann.

Team-Effizienz

Es gibt weitere Probleme mit der Team-Effizienz. Ich hatte ja schon erwähnt, dass die Effektivität eines Meetings mit der Teilnehmerzahl sinkt, aber besonders problematisch sind auch ggf. notwendige kurze Abstimmungen zu Details. Weder ein persönliches Treffen im Rahmen eines Meetings noch telefonische Abstimmungen sind wirklich optimal. Grade kurze Meetings können einen hohen Aufwand nach sich ziehen und Telefonate sind für Detail-Klärungen oftmals ungeeignet, wie man leicht feststellen kann, wenn man Details an einem größeren Dokument meint.

Auch z.B. im Projekt-Management gibt es vergleichbare Probleme. Ein vollständiges Projekt-Management ist in vielen Fällen bezogen auf das, worum es eigentlich geht, zu aufwendig, aber einfache Task-Listen sind zu schwach. Außerdem haben Task-Listen den Nachteil, dass sie in ihrer Effizienz sehr stark von den jeweiligen Erfahrungshorizonten des Erstellers und des Ausführenden abhängig sind. Nehmen Sie als Beispiel ein Kochbuch vom jemandem, der lange kocht („die kurz blanchierten Gemüsetoupets zusammen mit den konzentrierten Ingredienzien leicht moussierend passieren ...“) als Anleitung für jemanden, der auch Wasser anbrennen lässt und warme Würstchen als ernsthafte Herausforderung betrachtet (wie diesen Autor).

Herausforderung: verteilte Standorte

Blicken wir auf das in der Einführung vorgestellte Szenario der standortübergreifenden Kommunikation, gibt es eine Reihe weiterer Probleme. Die zentrale Verfügbarkeit von Informationen ist trotz bestehender Technologien wie Intranets zum Teil nicht immer optimal. Die zentrale Speicherung führt fast immer zu lokalen unkontrollierten Versionen, was ja eigentlich seit der Einführung von Notes nicht mehr sein sollte. Eine zentrale Speicherung ist nur dann nutzbar, wenn auch ein entsprechender Zugang existiert. Für alle Offline-Arbeiten wird eine lokale Kopie erzeugt, E-Mail mutiert zum dominanten File-Transfer Protokoll und letztlich wird das WAN oft unnötig stark belastet.

Die einfache Speicherung von Informationen löst nicht das Problem der Information und Abstimmung über Inhalte, Motivationen, Projektziele usw.

Es muss eine Lösung mit sowohl lokaler als auch Offline-Nutzbarkeit geben, die mit zusätzlichen Funktionalitäten angereichert werden kann. Letztlich kann man das auch als Synchronisation mit Zusatzfunktionen bezeichnen.

Eigentlich sollte es dieses Problem seit Notes nicht mehr geben, aber die Realität ist leider vielfach (aufgrund einer fehlenden, durchgängigen Vision!), dass es irgendwie irgendwo irgendwann Notes gab, aber dies durch die Einführung von Intranets in den Hintergrund getreten (worden) ist, zum E-Mail-Dienst verkam oder ganz in Vergessenheit geriet. Das ist einer der Gründe, warum ich mir bei der Darstellung von Intranets auch die Mühe gemacht habe, noch einmal deutlich abzugrenzen, was diese grade nicht können.

weiter mit: Mythos „always on“

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