So funktioniert die neue Chatumgebung in Office 365

Mit Microsoft Teams in Gruppen arbeiten

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Andreas Donner

Microsoft Teams heißt die neue Collaboration-App in Office 365.
Microsoft Teams heißt die neue Collaboration-App in Office 365. (Bild: Joos / Microsoft)

Microsoft bietet in Office 365 mit der neuen Funktion „Microsoft Teams“ auch eine neue Chat-Umgebung an, welche das Teamwork in der Cloud verbessern soll. Wir haben uns das Collaboration Tool angesehen.

Bei Microsoft Teams handelt es sich um die neue Gruppenverwaltung von Microsoft, die generell auf Office 365 Groups aufbaut und dessen Funktionen noch ausbaut. Microsoft hat Teams in allen Plänen von Office 365 für Unternehmen integriert. Dazu gehören Business Essentials, Business Premium sowie Enterprise E1, E2 und E5. Es entstehen keine weiteren Kosten für die Nutzung.

Derzeit lassen sich keine externen Mitglieder hinzufügen. Damit können externe Benutzer wie Lieferanten, Partner und andere Kontakte nicht eingeladen werden. Allerdings arbeitet Microsoft bereits an einer Öffnung von Microsoft Teams, sodass sich auch bald auch externe Anwender in Teams integrieren lassen.

Microsoft Teams ermöglicht das Erstellen von Teams in Office 365. Innerhalb eines Teams lassen sich gemeinsame Arbeitsbereiche erstellen. Ein Team lässt sich über das Webportal für Teams in Office 365 erstellen. Die Erstellung ist in wenigen Sekunden abgeschlossen (siehe Abbildung 1). Bei der Erstellung eines Teams kann festgelegt werden, welche Kontakte in Office 365 zum Team hinzugefügt werden sollen.

Funktionen in Microsoft Teams

Im Fokus von Microsoft Teams steht das Erstellen eines gemeinsamen Arbeitsbereiches in Office 365, in dem die Teammitglieder miteinander interagieren können. Microsoft Teams bietet weit mehr als einen Gruppenchat. Die Teammitglieder können auch private Nachrichten austauschen, genauso wie Dateien oder Notizen.

Gemeinsame Besprechungen können im Team geplant werden. Auch spontane Besprechungen sind möglich. Die Besprechungen in Microsoft Teams ermöglichen auch Video- und Bildschirmübertragungen. In der Webverwaltung von Microsoft Teams sind alle Teams zu sehen, in denen ein Benutzer Mitglied ist. Es besteht also die Möglichkeit, auch Mitglied in mehreren Teams zu sein. Die Verwaltung der verschiedenen Funktionen erfolgt über die Symbolleiste am linken Rand (siehe Abbildung 2).

Neben der Weboberfläche stehen auch Apps für Smartphones mit Android, iOS und Windows 10 for Mobile zur Verfügung, mit denen Anwender arbeiten können. Hier werden die gleichen Dateien und Chats angezeigt, die auch in der Weboberfläche zur Verfügung stehen. Über die Weboberfläche von Microsoft Teams kann auch eine Desktop-App heruntergeladen werden. Diese steht neben Windows auch für macOS X zur Verfügung und ermöglicht die Arbeit mit Microsoft Teams auch außerhalb der Teams-Oberfläche.

Teams werden in Office 365 integriert. Das heißt, jedes Team hat einen E-Mail-Zugang, verfügt über eine Verteilerliste und mehr. Die Dateien, die in einem Team erstellt werden, speichert Microsoft Office 365 in SharePoint Online auf einer eigenen Teamseite. Auch die Chat-Historie wird gespeichert, sodass Anwender jederzeit auch auf alte Chats zugreifen können.

Teams erstellen und Office 365 Groups migrieren

Teams lassen sich schnell und einfach über die Weboberfläche erstellen. Über den Bereich Teams kann mit „Team hinzufügen“ ein neues Team erstellt werden. Setzen Unternehmen bereits Office 365 Groups ein, kann jede Gruppe zu einem Team umfunktioniert werden. Im Rahmen der Migration werden die Dateien, die Teamseite und alle anderen Daten der Office 365-Gruppe zu Microsoft Teams migriert. Durch einen Klick auf das Icon mit den drei Punkten auf der rechten Seite, lassen sich Gruppen verwalten und Einstellungen anpassen. Hier können Anwender auch aus Gruppen austreten und vieles mehr (siehe Abbildung 3).

In der Verwaltung der Gruppe lassen sich auch die Berechtigungen der Gruppe einstellen und delegieren. Eine Gruppe besteht darüber hinaus aus mehreren Kanälen. So lassen sich zum Beispiel untergeordnete Kanäle für einzelne Projektgruppen erstellen. Kanäle sind einzelnen Teams untergeordnet, sodass ein Team aus mehreren Kanälen bestehen kann. Anwender können eigene Kanäle erstellen, was durch Administratoren allerdings auch unterbunden werden kann.

Kanäle erhalten, wie Teams, auf Wunsch auch eine eigene E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse lässt sich aus dem Kanal anzeigen, indem Anwender das Menü mit den drei Punkten anklicken. E-Mails, die an diese Adresse geschickt werden, zum Beispiel aus Outlook, erscheinen im Chat-Kanal. Das heißt, Anwender können auch E-Mails in den Chat integrieren. Zusätzlich lassen sich zu Kanälen auch Connectoren hinzufügen. Auch dieser Bereich steht über die drei Punkte zur Verfügung. Senden Anwender Nachrichten an ein so angebundenes System, zum Beispiel Twitter, erscheinen die Nachrichten auch im Chat-Kanal (siehe Abbildung 4).

Administratoren können in den Einstellungen einer Gruppe Berechtigungen anpassen, und Funktionen ein- oder ausschalten. Die Anpassungen dazu sind über den Menüpunkt „Einstellungen“ zu finden.

OneDrive for Business und SharePoint Online in Microsoft Teams einbinden

Mit Microsoft Teams kann auch gemeinsam an Dokumenten gearbeitet und Dateien können ausgetauscht werden. Dazu setzt Microsoft Teams auf OneDrive for Business und SharePoint Online. Das heißt, die Daten, die Anwender in Teams nutzen, bleiben im Office 365-Bereich des Unternehmens gespeichert (siehe Abbildung 5).

Auch die Termine des Exchange-Postfaches der Anwender kann Teams anzeigen. Durch einen Klick auf „Termine“ zeigt die Weboberfläche oder die App nicht nur die Besprechungen der Teams an, sondern alle Termine, die ein Anwender hat. Dadurch können Anwender effizient Termine planen, ohne parallel mit Outlook arbeiten zu müssen. Alle Chats aus den einzelnen Teams sowie die privaten Chats fasst Microsoft Teams in einem eigenen Menüpunkt zusammen. Hier arbeitet Microsoft Teams auch mit Skype for Business zusammen, sodass sich auch Offline-Nachrichten senden lassen. Aus Microsoft Teams heraus lassen sich aber natürlich auch Skype Video Calls starten.

Funktionen von Microsoft Teams erweitern

In den Einstellungen eines Teams steht auch der Menüpunkt „Bots“ zur Verfügung. Hier lassen sich zusätzliche Funktionen, zum Beispiel Umfragen, über externe Programme hinzufügen (Abbildung 6). Die externen Programme werden auch als „Bots“ bezeichnet. Das Hinzufügen oder Entfernen von solchen Bots lässt sich natürlich jederzeit in den Einstellungen anpassen.

Neben Connectoren lassen sich auch Dateien oder Dienste zu einem Team hinzufügen. Dazu wird auf das Plus-Zeichen geklickt, wenn im Menüpunkt „Teams“ auf ein Team geklickt wird. Hier stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. An dieser Stelle lassen sich SharePoint-Seiten anbinden, aber auch Excel-Dokumente, YouTube-Kanäle, PowerBI-Berichte und vieles mehr (siehe Abbildung 7).

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