File Sync & Share – Gefahr für das Firmennetz aus der Wolke

Darauf müssen Sie bei Filesharing-Diensten im Unternehmen achten

| Autor / Redakteur: Ian Evans / Andreas Donner

Ein Mobile Access Gateway bringt Sicherheit bei der Anbindung mobiler Geräte an das Firmennetz.
Ein Mobile Access Gateway bringt Sicherheit bei der Anbindung mobiler Geräte an das Firmennetz. (Bild: AirWatch)

Cloud-Speicher für das Hochladen und Teilen von Daten erfreuen sich wachsender Beliebtheit. In Firmennetzen stellen sie jedoch ein enormes Sicherheitsproblem dar. Welchen „File Sync & Share“-Herausforderungen Unternehmen heutzutage tatsächlich ausgesetzt sind und worauf Sie in diesem Zusammenhang besonders achten müssen zeigt dieser Ratgeber.

Wenn sich Unternehmen für Cloud-Hosting entscheiden sollten sie sich über die AGBs des Anbieters und den Standort des Servers genau informieren. Anbieter ohne Server in Deutschland oder Europa unterliegen gegebenenfalls anderen Datenschutzbestimmungen. Das kann im Zweifelsfall die eigenen Richtlinien konterkarieren und sensible Daten Gefahren aussetzen.

Tipp:

Achten Sie in erster Linie auf die AGBs und den Standort des Servers. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der alle Bereitstellungsmöglichkeiten wie Cloud, On-Premise und hybride Lösungen anbieten kann. So können Sie nach Bedarf und ohne großen Zusatzaufwand von einer Bereitstellung auf die andere wechseln. Bei Cloud Hosting wählen Sie am besten einen Anbieter der ein Mobile Access Gateway in der DMZ ihres Unternehmens einrichten kann, was dafür sorgt, dass Daten über einen sicheren Tunnel vom Backendsystem des Unternehmens zu mobilen Endgeräten gesendet werden. Somit fließen Dateien gar nicht erst über eine fremde Cloud sondern bleiben im Unternehmen.

Herausforderung: Kosten

Die meisten Unternehmen haben bereits in Storage-Lösungen und Kollaborations-Tools wie SharePoint, Salesforce und andere investiert. Warum sollten sie für den Speicher in der Cloud nochmal extra zahlen?

Tipp:

Sie müssen nicht zweimal für denselben Dienst zahlen, wählen Sie eine Lösung, die eine direkte Netzwerkverbindung mit SharePoint oder anderen Repositorien herstellen kann.

Herausforderung: Versionierung

Unternehmen haben oft ein Problem mit der Versionierung, wenn Kollaboration zwischen Mitarbeitern notwendig ist. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Teamleiter lädt Version 1.0 eines Dokumentes auf SharePoint. Ein Mitarbeiter lädt daraufhin Version 2.0 auf den Cloud-Speicher eines Drittanbieters, weil er unterwegs an dem Dokument gearbeitet hat. Wenn ein weiterer Mitarbeiter an demselben Dokument arbeiten möchte und auf dieses in SharePoint zugreift wird nicht darauf hingewiesen, dass Version 1.0 nicht aktuell ist, da der Drittanbieter Dokumente nicht zeitgleich auf SharePoint aktualisiert. So entstehen multiple Versionen desselben Dokuments. Bei mehreren hunderten oder gar tausenden Mitarbeitern in einem Unternehmen ist es ohne eine unternehmenstaugliche Lösung für Mobile Content Management daher unmöglich, effektive Kollaboration zu ermöglichen.

Tipp:

Da mobiles Arbeiten schon heute Realität und Remote-Kollaboration aus Unternehmen nicht wegzudenken ist, muss man eine Lösung wählen, die Dokumente direkt mit Drittanbieter wie synchronisieren und die aktuellsten Versionen mit jeweiligen Versionsnummern speichern. Diese Integration mit Repositorien wie SharePoint sollte für alle eingebundenen Geräte verfügbar sein. So kann mehr als nur eine Person an einem Dokument arbeiten und die zuletzt gespeicherte Version trägt die aktuellste Versionsnummer, unabhängig davon, über welche integrierte Software die Dokumente hochgeladen werden.

Was AirWatch im Bereich Daten- und Dokumentenmanagement für mobile Zusammenarbeit zu bieten hat, zeigt dieses Video:

Herausforderung: Kontrolle über Unternehmensdaten

Viele Drittanbieter in der Cloud bieten nur wenige oder keine Verwaltungsfunktionen. Unternehmen haben somit keine Kontrolle darüber, wer auf geschäftliche Dokumente und über welche mobilen Endgeräte darauf zugreift. Wenn Dokumente geteilt werden und Mitarbeiter diese auf ein persönliches Mobilgerät herunterladen, verliert das Unternehmen die Kontrolle über seine geschäftlichen Inhalte. Diese Dokumente können somit auch nicht aus der Ferne gelöscht werden und sensible Informationen können einfach in falsche Hände gelangen.

Tipp:

Es ist bei der Verwendung von mobilen Endgeräten im Unternehmen unverzichtbar, eine Verwaltungslösung einzuführen. Unternehmen müssen in der Lage sein, den Dokumentenverlauf zu verfolgen, Einschränkungen festzulegen, sowie bei Bedarf Dokumente aus der Ferne zu löschen. Bei BYOD Einsätzen ist es dabei besonders wichtig, dass das Unternehmen nicht auf persönliche Daten wie private Fotos und Videos zugreift. Ein Anbieter, der Container-Lösungen anbietet, ist deshalb empfehlenswert.

Checkliste:

Hier nochmal eine Checkliste von Fragen die sich Unternehmen stellen sollten, um die richtige Dokumentenverwaltungs- und Kollaborationslösung zu wählen.

  • Wo sollen die Daten gespeichert werden: in der Cloud oder On-Premise?
  • Wo sollen/dürfen die Datenzentren des Anbieters sein?
  • Welche Dokumente sollen mobil erreichbar sein? Das gesamte Repository, nur bestimmte Projekt-Seiten oder bestimmte Dokumente? Wer erhält Zugriff auf welche Dokumente?
  • Kosten: Sollen Dokumente sowohl über WLAN als auch via 3G verfügbar sein? Welche Auswirkungen hat hohes Datenvolumen auf BYOD-Nutzer?
  • Löschung der Dokumente: wie wird sichergestellt, dass Dokumente jederzeit und überall gelöscht werden können, wenn zum Beispiel der Mitarbeiter die Firma verlässt?
  • BYOD: Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nicht auf unbefugten Geräten landen?
  • Darf offline an Dokumenten gearbeitet werden?

Ian Evans
Ian Evans (Bild: AirWatch)

Über den Autor

Ian Evans ist Managing Director der AirWatch by VMware EMEA-Zentrale. Er ist für das Wachstum von AirWatch in Europa, dem Nahen Osten und Afrika zuständig. Evans verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Softwarebranche, davon mehr als 10 Jahre im Direkt- und Channelvertrieb.

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